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6 principais fatores a serem considerados ao hospedar uma conferência híbrida ou virtual sustentável

Conferência Virtual e sustentabilidade

Com o aumento da preocupação com o aquecimento global, faz sentido que, ao hospedar uma conferência virtual ou híbrida, você queira promovê-la como sustentável e amiga do clima. Criar uma conferência sustentável exige muito tempo e organização, mas vale a pena o esforço para reduzir o impacto que a indústria de eventos tem nas mudanças climáticas.

A sustentabilidade nem sempre tem a ver com o impacto ambiental e também pode significar que seu evento pode sustentar mudanças econômicas, sociais e políticas.

Como organizador de eventos, você pode ter que reservar um tempo para adquirir produtos sustentáveis, criar metas sustentáveis ​​e implementar as melhores práticas para atingir essas metas. Isso pode exigir alguma negociação quando se trata de preço, fluxo de trabalho e processos, parcerias e preparação.

Se você deseja transformar seu evento em um evento sustentável, você está no lugar certo. Esteja você hospedando um evento virtual, um evento híbrido ou um evento presencial, você pode tomar algumas medidas para reduzir seu impacto ambiental e aumentar a sustentabilidade do evento.

Sustentabilidade e hospedagem de conferências virtuais ou híbridas

Antes de começarmos, é essencial reconhecer que o tipo de evento que você realiza determinará o nível de sustentabilidade que você pode alcançar. Se você deseja atingir certas metas de sustentabilidade, é necessário observar objetivamente o número de eventos que está realizando e quantos desses eventos serão hospedados online.

Se você planeja realizar 20 conferências presenciais em um ano, estará automaticamente acumulando uma conta alta contra o impacto climático. Mudar alguns dos eventos para um formato de evento virtual pode melhorar o nível de impacto ambiental. Conferências virtuais também oferecem mais chances de sustentabilidade se você estiver preocupado em alcançar o público certo. No entanto, alguns eventos prosperam melhor no formato presencial, então você deve considerar um equilíbrio.

Ao definir seus 'objetivos verdes', certifique-se de manter essa consideração em mente. Se você deseja ser neutro em carbono, por exemplo, isso pode melhorar suas chances de atingir essa meta, mudando alguns de seus eventos, ou aspectos dos eventos, para o formato digital. Faça esse pivô cedo para atingir sua meta de carbono neutro e, em seguida, use esse tempo para evoluir para ser neutro em carbono, mesmo ao adicionar eventos presenciais e híbridos de volta à programação.

Ao mudar o tipo de evento para todo online ou parcialmente online, você já perceberá que seu impacto ambiental diminuiu. Com eventos virtuais ou a opção de participar de um evento híbrido online, você pode descobrir que menos participantes estão voando para o evento. Isso reduz drasticamente a quantidade de carbono no ar, reduzindo a pegada de carbono incalculável do seu evento.

Impactos ambientais de conferências e eventos presenciais

O impacto ambiental de seu evento dependerá do local e do tamanho do evento. No entanto, na maioria das vezes, todos os eventos presenciais impactam negativamente o meio ambiente de alguma forma. Até mesmo hospedar conferências virtuais prejudicará o meio ambiente; no entanto, o valor será muito menor.

De acordo com o Diretor de Sustentabilidade da MeetGreen, Eric Wallinger, “Grandes eventos baseados em centros de convenções estão relatando volumes de resíduos bem acima de 500,000 libras em um período de 5 a 6 dias regularmente”. Quando pensamos na frequência de eventos presenciais e na quantidade de resíduos de eventos produzidos regularmente (especialmente em eventos que não consideram a sustentabilidade), podemos ver o quão prejudicial pode ser a indústria de eventos.

Olhando para os seguintes números, podemos ver o quão impactante um evento pode ser:

  • O participante típico da conferência produz 1.89 kg de lixo descartado por dia, 1.16 kg dos quais são para aterro e 176.67 kg de emissões de CO2e por dia.
  • Aproximadamente 41% dos resíduos típicos de um evento são para aterro. Apenas 35% podem ser reciclados. 3% são doados e 21% são orgânicos.
  • As viagens aéreas contribuem de longe com a maior (70%) pegada de carbono de qualquer aspecto da participação no evento.

Em apoio a esses números, pesquisas do início dos anos 2000 argumentaram que as viagens eram a forma mais dominante de impacto ambiental que uma conferência internacional poderia experimentar. A média de 1,000 evento presencial produz cerca de 530 toneladas métricas de emissões de CO2e devido à quantidade média de viagens aéreas, uso de energia e excesso de comida que cada pessoa usa. Portanto, os eventos devem tomar medidas para reduzir os resíduos produzidos no evento físico e minimizar as viagens aéreas.

A sustentabilidade em termos de impacto ambiental é conhecida, mas sustentabilidade também se refere ao valor comercial e produtivo do evento, que tem efeitos sociais e econômicos.

Como converter sua conferência virtual ou híbrida em uma conferência sustentável

A sustentabilidade envolve principalmente a redução da quantidade de resíduos que o evento produz. Quer sejam resíduos na forma física ou resíduos como a emissão de carbono, há várias maneiras pelas quais os eventos podem contribuir para métodos mais conscientes do planeta.

Etapas fáceis de realizar ao hospedar uma conferência virtual ou evento híbrido incluem:

  • Oferecendo opções virtuais ou híbridas para os participantes
  • Escolha de locais próximos aos participantes para reduzir o tempo de viagem (para pelo menos viagens de carro)
  • Seleção de locais e hotéis com programas de redução de emissões, incluindo compra de energia verde
  • Oferecer incentivos aos participantes que fazem trânsito
  • Eliminando ônibus terrestres com um bairro de eventos que pode ser percorrido a pé

Além disso, calcule a pegada de carbono do seu evento para que você possa ver o impacto potencial do seu evento e como incentivos fáceis minimizam esse impacto.

1. Como escolher locais para conferências virtuais e híbridas sustentáveis

A capacidade de ser mais ecologicamente correto dependerá muito das capacidades do local. Ter uma escolha limitada de local pode dificultar a sustentabilidade. Se for esse o caso, e o local não atingir certos padrões, você terá que tentar compensar, concentrando-se em alguns outros itens desta lista.

Aqui estão algumas coisas a serem consideradas ao procurar o local certo:

  • Descubra se o seu fornecedor de conferência virtual ou híbrida adota ISO 20121 e ISO 14001, que são padrões da indústria para melhores práticas sustentáveis. Se um local se orgulha de ser sustentável ou ecologicamente correto, eles precisam provar que seguem com sistemas de gestão sustentáveis.
  • Procure transparência em relatórios e relatórios anteriores de eventos hospedados. Esses relatórios devem estar alinhados com as principais práticas de relatórios, como a Global Reporting Initiative, ou podem ser evidentes em um único relatório de pegada.
  • Veja se o local está trabalhando com um estrategista operacional para melhorar o impacto ambiental do local, colaborando com os gerentes e engenheiros do prédio.
  • Os locais para conferências híbridas também devem enfocar a responsabilidade social, incluindo oportunidades de serviço, envolvimento da comunidade e filantropia.
  • Mais responsabilidade pode surgir com uma certificação independente para se tornar verde. Certificados como os padrões LEED ou Chave Verde significam que terceiros avaliaram as operações do edifício e concordam que estão funcionando de forma eficiente.
  • Identifique se o local do evento híbrido faz parte de algum esforço de sustentabilidade, como energia renovável. Você pode até mesmo ir mais longe e examinar as principais partes interessadas da empresa para determinar sua probabilidade de se tornar verde em um futuro próximo. Isso é especialmente importante se você deseja ter um relacionamento comercial de longo prazo com eles.

2. Promova um Foco de 'Sustentabilidade'

Mesmo que você tenha controle limitado sobre o foco ambiental do local da conferência, pode promover a direção específica do evento. Se o local permitir o uso externo de produtos, considere reutilizar móveis, acessórios ou equipamentos de fornecedores anteriores, compostagem e contribuir com o desperdício zero de maneira semelhante aos Jogos da Commonwealth de Glasgow 2014.

Embora Glasgow tenha o benefício de ser uma parceria com os organizadores olímpicos e a capacidade de reutilizar itens de um evento anterior, você ainda pode considerar a promoção do evento como um Evento de Desperdício Zero e obter mais organizações para ajudar.

Outra ideia é o CIBJO, que se tornou o primeiro evento do setor joalheiro a ser neutro em carbono. A CIBJO comprou créditos de carbono para compensar a quantidade de emissões de gases de efeito estufa associadas ao congresso. O dinheiro é então doado para projetos como parques eólicos e sistemas de captura de metano para reduzir as emissões de carbono no futuro. Como uma parte das vendas contribuiu para essa doação, os participantes se sentiram bem com sua contribuição, impulsionando as vendas. Você também pode oferecer um incentivo fiscal para a compra de bilhetes.

Considere propor essas ideias ao seu local ou contratar fornecedores externos para ajudar a tornar isso uma realidade.

3. Faça parceria com iniciativas locais para hospedar conferências virtuais ou híbridas sustentáveis

Se o seu local permitir fornecedores externos, considere adquirir fornecedores locais para apoiar os agricultores locais e reduzir a emissão de gases de efeito estufa no transporte de alimentos.

Ao hospedar uma conferência híbrida, você também deve fazer parceria com um centro comunitário local que promova a redução do desperdício de sobras de comida. Alguns fornecedores ou iniciativas da comunidade local têm essas conexões disponíveis. Portanto, tudo o que você precisa fazer é procurar esses indivíduos.

Se o seu local deseja se envolver, diga a eles que você está interessado apenas em programas de alimentos verdes ou programas que apoiem a doação de alimentos extras, pratos compostáveis, minimizando o desperdício de água, usando talheres compostáveis, reciclados ou recicláveis ​​e compostagem de alimentos. É altamente recomendável fazer parceria com qualquer uma dessas organizações e compensar o preço por uma vaga de patrocínio. Como a sustentabilidade seria o foco principal de seus esforços de marketing, isso valerá a pena para o parceiro.

4. Digitalize quando aplicável

Organizar uma conferência virtual é uma das melhores maneiras de reduzir a pegada de carbono do seu evento. Se você não puder se tornar totalmente híbrido, certifique-se de digitalizar onde puder. Ao hospedar uma conferência virtual, você estará imprimindo menos pacotes de registro, ingressos, livretos e talvez até reduzindo os plásticos dos crachás.

O calendário e os resumos de todas as suas reuniões podem estar disponíveis em seu aplicativo móvel por meio de sua plataforma de hospedagem de eventos. Você também pode promover o uso de dispositivos móveis colocando quiosques de recarga (pontos de encontro e boas-vindas bacanas) em todo o local da conferência.

5. Reduza os plásticos

Se você usar materiais plásticos para qualquer um de seus materiais de marketing, precisará garantir que esses plásticos sejam recicláveis. Caso contrário, você precisará buscar um fornecedor diferente para esses itens. Encontre produtos aprovados para serem reciclados com TerraCycle ou pode se comprometer com um programa de reciclagem local.

Os plásticos usados ​​no seu evento (e não nas refeições) devem ser promovidos ao seu público como recicláveis. Peça que os participantes do evento joguem os materiais recicláveis ​​em uma lixeira no final da conferência ou colete cápsulas ou latas de lixo em todo o local.

6. Condense eventos físicos em picos maiores

Visto que as viagens contribuem muito para os impactos do seu evento, considere como você pode reduzir as viagens. Hibridizar ou organizar uma conferência virtual é uma forma, mas, como mencionamos anteriormente, nem sempre é possível.

Considere hospedar menos eventos ao longo do ano e, em vez disso, mudar seu foco para uma conferência importante. Ao hospedar um grande encontro, você provavelmente obterá mais interesse de participantes de renome e provavelmente verá um comparecimento melhor! Cúpulas proeminentes são ótimas para fazer networking e fazer conexões. Da mesma forma, eles permitirão mais tempo para negócios ou indústrias remotas se reunirem.

Hospedando uma Conferência Virtual ou Híbrida Sustentável em 2021

Organizar uma conferência virtual em 2021 pode ser mais fácil, considerando que a maioria dos eventos ocorrerá online ou em um formato híbrido. No entanto, se você estiver realizando uma conferência presencial este ano, pode achar difícil garantir fornecedores sustentáveis ​​em um curto espaço de tempo.

Se você deseja hospedar uma conferência virtual sustentável em 2021, implemente as melhores práticas gradativamente para diminuir o esforço de se tornar totalmente ecológico.

Os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU são um excelente ponto de partida ao considerar quem, o quê e como em torno do que pode ser tornado sustentável.

Todos os 17 objetivos e etapas acionáveis ​​podem ser implementados ao criar uma conferência híbrida. Aqui estão algumas coisas em que se concentrar:

  • Doe o que você não usa
  • Desperdiçar menos e apoiar os agricultores locais
  • Evite desperdiçar água
  • Use apenas aparelhos e lâmpadas com baixo consumo de energia
  • Apoie os marginalizados e desfavorecidos
  • Ande de bicicleta, caminhe ou use o transporte público
  • Recicle papel, plástico, vidro e alumínio
  • Foco na ação climática
  • Evite sacolas plásticas para manter os oceanos limpos
  • Plante uma árvore e ajude a proteger o meio ambiente
  • Lute pelos direitos humanos
  • Fazer lobby para o desenvolvimento local e financiamento (parcerias)

Nem todo evento pode se concentrar em todos os objetivos ou itens acionáveis ​​descritos acima e pela ONU; no entanto, eles podem ser implementados em um evento de maneiras viáveis ​​para promover esses objetivos sustentáveis.

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