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O que os participantes desejam em um evento híbrido

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Como a indústria de eventos continua a se adaptar a um novo normal, os profissionais de eventos têm se voltado para eventos híbridos como uma forma de reunir um grande público sem ultrapassar restrições de capacidade rígidas. 

Essa mudança na prática padrão pode fazer com que você se esforce para encontrar uma estratégia de evento que funcione melhor para o seu público-alvo. Você pode ser um velho profissional na organização de eventos físicos, mas está um pouco perdido quando se trata de adicionar elementos digitais e desenvolver um programa de eventos que manterá um público virtual investido e engajado. 

Eventos híbridos combine sessões presenciais com elementos online para fornecer uma série de benefícios exclusivos aos participantes. Os eventos híbridos não apenas podem aumentar o alcance de seu evento para um público potencialmente mais amplo, mas também podem fornecer conteúdo perene para sua equipe de marketing usar na promoção de eventos futuros. Os eventos híbridos podem fornecer uma solução para os participantes que não podem comparecer pessoalmente e aumentar o envolvimento geral do público.  

Hospedar um evento híbrido é muito diferente de hospedar um evento tradicional. Mas com a tecnologia e as informações certas, não há razão para que você não consiga fazer isso com sucesso. 

Se você está organizando um evento híbrido, obviamente deseja fazê-lo certo. Aqui estão algumas coisas que os participantes procuram em um modelo de evento híbrido!

Vídeo claro e de alta qualidade

Não é preciso dizer que uma das maneiras melhores e mais fáceis de transformar qualquer evento físico em um evento híbrido é incorporando vídeo. Ao fornecer vídeo ou elementos filmados, o apelo do evento para os participantes aumenta automaticamente. 

Os participantes presenciais poderão acessar o vídeo após o evento e acompanhar as sessões que possam ter perdido e, é claro, terão o bônus adicional de potencialmente se ver na tela!

No entanto, o vídeo irá beneficiar mais o público online. Como essa é a única maneira de assistir ao evento, e provavelmente eles estão pagando para participar, eles ficarão chateados se a qualidade do vídeo for ruim. 

Garantir a qualidade ideal de vídeo exigirá que os planejadores de eventos tenham o equipamento de vídeo certo, os serviços de streaming certos configurados, tenham wi-fi de alta qualidade no local e tenham videógrafos devidamente coordenados com as programações físicas e online.  

Se você está escolhendo fazer Simulado ao vivo, você precisará ter certeza de que o vídeo está sendo filmado com tempo suficiente para carregá-lo na plataforma de evento virtual a ser usado para um webinar digital, conferência híbrida, cúpula ou reunião. 

Engajamento com o componente virtual

Se você está determinado a hospedar um evento híbrido de sucesso, então deve saber que isso é muito mais do que simplesmente fornecer uma transmissão ao vivo para a sala de conferências. Como um participante online, ver apenas uma visão do buraco da fechadura do local seria super entediante! 

Se você apenas executar o feed para públicos online, estará essencialmente fornecendo a eles conteúdo inútil. Um público remoto ainda é um público e eles podem fornecer muitos benefícios aos seus palestrantes, aos apresentadores de estandes de feiras e aos outros participantes. Na verdade, eles vão querer “misturar-se” com todas essas pessoas, então você precisa apresentá-los como humanos reais que ainda estão tentando se conectar de maneiras significativas. 

Ao olhar para o modelo de evento híbrido, certifique-se de usar um plataforma de evento virtual que irá integrar os elementos do evento ao vivo na experiência digital. Os participantes virtuais devem ser capazes de acessar bate-papos ao vivo, conectar-se com outros participantes on-line e pessoalmente por meio de uma mensagem pessoal e ver estandes de feiras e apresentadores de perto e pessoalmente!

Você também vai querer encorajar seus apresentadores a distribuir uma parte de sua apresentação para engajamento online. Se você vai apresentar isso como um evento do tipo webinar, peça que o apresentador apareça online mais cedo e espere alguns minutos até que todos cheguem. Em seguida, incentive-os a ter um período de perguntas e respostas ou uma votação ao vivo em que o público virtual é convidado a contribuir. Isso fará com que seu público virtual sinta que faz parte de uma conferência ou reunião híbrida, em vez de um widget em um laptop. 

Oportunidades de networking

Bem, sim, pode parecer surpreendente, mas seu evento híbrido precisa facilitar oportunidades de networking! A indústria de eventos fez a transição para um novo normal, com a maioria dos eventos físicos mudando para um formato de evento totalmente virtual ou híbrido. Só porque esses eventos agora estão total ou parcialmente online, isso não significa que os participantes não queiram se conectar uns com os outros! 

As pessoas participam de webinars, conferências e outras reuniões virtuais para obter informações valiosas e conectar-se com outras pessoas em seu setor. Ao fornecer uma oportunidade de networking para seu próximo evento híbrido, você já estará em uma vantagem. 

Imagem em destaque - oportunidades de networking

O networking pode ser facilitado por uma plataforma de eventos por meio de sessões de networking segregadas. Por exemplo, reserve o “Salão Principal” como o centro de networking, para que os participantes virtuais saibam que podem pegar seus lanches e café e ir até lá para conversar com colegas ou fazer novos amigos. 

O Grande Salão virtual pode consistir em um grande chat ao vivo que se divide em chats individualizados que enfocam temas ou nichos. Os participantes no local também podem fazer login no Grande Salão virtual para interagir com o público virtual, criando uma experiência geral melhor para o evento! Incentive mensagens pessoais e jogos para quebrar o gelo!

Vídeo dinâmico

Ao gravar um vídeo para o componente virtual, certifique-se de oferecer mais do que uma visualização estática. Pense além da configuração de um tripé e seja criativo. 

Agora, mais do que nunca, os profissionais de eventos estão contratando videógrafos e equipes de videógrafos para gravar vídeos em seus eventos corporativos ou do setor, para que o vídeo possa ser apresentado posteriormente como material de marketing do evento ou como um evento Simulado ao Vivo. 

Você vai querer oferecer ao seu público remoto uma opção de vídeo dinâmico. Isso não significa necessariamente que você deva usar o estilo de filmagem de guerrilha para todo o evento, mas pode usar um dispositivo portátil para passar por um grupo de pessoas. Isso quebrará a monotonia de assistir à mesma tela que os apresentadores de sessão filtram!

Para incluir vídeo dinâmico em seu evento, certifique-se de ter a tecnologia de evento certa para lidar com a tarefa e considere a contratação de um apresentador virtual para orientar os participantes online durante a filmagem. 

Surpresa e delícias online

Surpresas e delícias são tão deliciosas! Então, por que eles deveriam ser exclusivos para aqueles que estão participando do evento ao vivo? 

Você deseja oferecer ao seu público online uma surpresa e deleite, caso contrário, eles se sentirão excluídos. Também haverá menos incentivo para comparecer ao evento virtualmente, mesmo que essa seja sua única opção e a inscrição seja mais acessível do que comparecer pessoalmente. 

Dê aos seus participantes virtuais uma surpresa e prazer de algum tipo, para que eles sintam que estão no topo da diversão e os níveis de envolvimento permaneçam altos.  

Informações do orador principal e apresentador fornecidas para o pacote online

Assim como acontece com um programa físico, você desejará fornecer a seus convidados on-line o máximo de informações possível sobre o que o orador principal, apresentador ou expositor da feira comercial está apresentando e suas informações de contato. 

Seu evento estará facilitando uma conexão potencial entre o apresentador local e o público online. O participante virtual pode querer entrar em contato com esse apresentador mais tarde e falar com ele sobre seu produto ou serviço. Facilite essa interação fornecendo aos participantes do evento maneiras de se conectar por meio de bate-papo virtual, conteúdo para download e um diretório de contatos.

Além disso, os profissionais de marketing do seu evento já podem estar solicitando essas informações para que possam promover adequadamente o conteúdo do seu evento online e nas redes sociais, a fim de gerar interesse e venda de ingressos. Organize essas informações em um panfleto digital para que possam ser impressas ou postadas online. 

O que os participantes procuram em um evento híbrido

Certifique-se de incorporar cada um dos seguintes elementos virtuais para garantir que seus participantes remotos saiam de seu evento híbrido tendo uma experiência virtual positiva: 

  • Vídeo claro e de alta qualidade
  • Engajamento com elementos online
  • Oportunidades de networking
  • Vídeo dinâmico
  • Surpresa e delícias online
  • Informações do orador principal e apresentador fornecidas para o pacote online

Organizar um evento híbrido não é um passeio no parque, mas se você quiser hospedar um bem-sucedido, precisa estar em sintonia com o que os participantes procuram. 

Como sempre, certifique-se de ter a tecnologia de planejamento de eventos mais atualizada, como Accelevents, para que você possa hospedar todos esses elementos online e seu evento híbrido seja executado sem problemas.

 

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