ลองฟรี จองตัวอย่าง

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกสถานที่จัดงานแบบไฮบริด

ภาพเด่น - สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกสถานที่จัดงานแบบไฮบริด

งานแบบไฮบริดมีกำหนดจะเป็นประเภทงานอีเวนต์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในปี พ.ศ. 2021 ด้วยการเปลี่ยนไปใช้กิจกรรมดิจิทัลในปีที่ผ่านมาและการเพิ่มขึ้นของเทคโนโลยีดิจิทัลที่ช่วยให้สามารถจัดการประชุมแบบไฮบริดได้ นักการตลาดงานอีเวนต์และนักวางแผนงานต่างคาดหวังว่างานแบบไฮบริดจะมีความสำคัญเหนือกว่าในเร็วๆ นี้ อนาคต.

งานไฮบริดที่ประสบความสำเร็จ เช่นเดียวกับงานประเภทอื่นๆ สามารถสร้างหรือทำลายความสำเร็จของงานได้ นั่นคือเหตุผลที่สถานที่จัดงานของคุณต้องเตรียมพร้อมเพื่อโฮสต์ส่วนประกอบดิจิทัลที่วางแผนไว้

คุณอาจคิดว่าสถานที่ใดเหมาะสำหรับการแปลงเป็นดิจิทัล แต่คิดใหม่อีกครั้ง สถานที่ต้องเตรียมพร้อมสำหรับการเข้าสู่ยุคดิจิทัล ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกสถานที่จัดงานแบบไฮบริด:

การเลือกสถานที่: กิจกรรมไฮบริดแตกต่างกันอย่างไร?

มีอะไรมากมายที่เข้าไป การเลือกสถานที่ที่เหมาะสม. ขึ้นอยู่กับขนาดของกิจกรรม ระยะเวลา และประเภทของผู้ชมที่คุณคาดหวัง ผู้จัดงานต้องพิจารณาองค์ประกอบหลายอย่างของสถานที่จัดงานสดเพื่อให้แน่ใจว่าจะใช้งานได้

ผู้จัดงานส่วนใหญ่พิจารณา:

  • ค่าสถานที่
  • ขนาดของงาน
  • รับจัดงานเลี้ยง
  • ที่จอดรถ
  • ที่พัก
  • ความพร้อมของสถานที่
  • และประสานงานกับทีมอีเวนท์อื่นๆ

เมื่อ เปลี่ยนเป็นรูปแบบไฮบริดปัจจัยเหล่านี้ยังคงมีความสำคัญ อย่างไรก็ตาม คุณอาจมองพวกเขาแตกต่างออกไป ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการจำกัดขนาดของกิจกรรมที่เข้าร่วมด้วยตนเองด้วยเหตุผลบางประการ วิธีนี้จะช่วยให้คุณลดจำนวนผู้เข้าร่วม และคุณสามารถใช้สถานที่จัดงานบูติกที่ "เล็กกว่า" หรือมากกว่าได้

อย่างไรก็ตาม มีการแลกเปลี่ยนบางอย่าง เพียงเพราะคุณสามารถลดขนาดลงไม่ได้หมายความว่าค่าใช้จ่ายของสถานที่จะเล็กลงหรือถูกกว่าด้วย เหตุการณ์ไฮบริดต้องการปัจจัยอื่นๆ เช่น การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่แข็งแกร่งและแข็งแกร่ง และความสามารถในการเชื่อมต่อและรวมอุปกรณ์ AV เป็นต้น

แม้ว่าสถานที่จัดงานส่วนใหญ่จะอัปเดตเทคโนโลยีแล้ว คุณอาจต้องจ่ายเพิ่มสำหรับการเข้าถึงสถานที่ก่อนเวลาเพื่อทดสอบอุปกรณ์หรือสำหรับแหล่งจ่ายไฟเพิ่มเติมที่จำเป็น

ไม่ว่าในกรณีใด การวางแผนสำหรับสถานที่แบบไฮบริดจะแตกต่างไปจากสถานที่มาตรฐานแบบพบกันจริงเล็กน้อย นี่คือสิ่งที่ควรพิจารณา:

การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ผู้ที่มาร่วมงานของคุณจะต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แต่ทีมของคุณจะต้องการสตรีมคุณภาพสูงด้วย เพื่อที่การสตรีมเซสชันออนไลน์จะไม่หยุดชะงัก สถานที่ที่คุณจะไปด้วยจะต้องมีผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตสำหรับงานอีเวนต์ (ISP) ที่สามารถประมวลผลแบนด์วิดธ์อินเทอร์เน็ตที่สูงและทำให้การเชื่อมต่อปลอดภัย

อย่าลืมพิจารณาสิ่งต่อไปนี้เกี่ยวกับเหตุการณ์ Wifi:

  • ปลอดภัยและเชื่อถือได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่มีความหนาแน่นสูง
  • สนับสนุนโดยทีมวิศวกรระบบเครือข่ายในสถานที่ที่เชื่อถือได้ในกรณีที่ไฟฟ้าดับ
  • เลือกแบนด์วิดธ์เฉพาะที่สูง ซึ่งจะจำกัดระยะเวลาการหยุดทำงานที่ ISP อาจประสบในหนึ่งเดือน
  • หากสถานที่จัดงานไม่สามารถรับแบนด์วิดท์เฉพาะได้ แสดงว่าไม่มีการติดตั้งสายไฟเบอร์ออปติก
  • มองหาความเร็วการสตรีมขั้นต่ำ 10GB ที่มีความหน่วงแฝงต่ำ
  • สถานที่เชิงพาณิชย์มักมีความถี่ 2.4 GHz ดังนั้นอย่าลืมหาสถานที่ที่มี Wifi Dual Band (ซึ่งให้ทั้ง 2.4 และ 5 GHz สำหรับผู้ใช้บางราย)
  • คุณจะต้องการ Wifi ที่สามารถจำกัดเฉพาะผู้ใช้บางคน ตัวอย่างเช่น หากคุณเสนอการเข้าถึงแบบผู้เยี่ยมชม โปรดทราบว่าผู้ใช้ประมาณ 10% จะเข้าถึงอินเทอร์เน็ตในครั้งเดียว จำนวนเงินนี้อาจมากกว่าในกิจกรรมองค์กร การประชุมแบบผสม หรือการประชุมแบบผสม พิจารณาปริมาณการรับส่งข้อมูล Wifi
  • 10MB ต่อ 100 ผู้ใช้นั้นใช้ได้สำหรับฝูงชนที่มีการใช้งานสูง 2MB ต่อผู้ใช้ 100 รายเหมาะสำหรับฝูงชนที่มีการใช้งานน้อยหรืองานขนาดเล็ก
  • สตรีมแบบสดของคุณต้องการคุณภาพการสตรีมที่สูงขึ้น แบนด์วิดท์สูง และต้องการแหล่งจ่ายไฟเพิ่มเติม
  • ความเร็วการทดสอบหรือ ping ควรรันประมาณ 30ms หรือน้อยกว่า และอัตรา 2MB ต่อผู้ใช้ 100 ราย

การนำทางสิ่งที่เหตุการณ์ไฮบริดของคุณต้องการในแง่ของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอาจเป็นเรื่องยาก โชคดีที่มีสถานที่จัดงานหลายแห่งอยู่แล้ว ดังนั้นสิ่งที่คุณต้องทำคือแจ้งสถานที่ที่คุณต้องการ คุณอาจต้องเลือกแพ็คเกจการสตรีมที่ใหญ่ขึ้น (เพราะนี่อาจเป็นตัวเลือกที่ปรับขนาดได้)

พื้นที่และอุปกรณ์

พื้นที่จัดกิจกรรมของคุณควรมาพร้อมกับ:

  • กล้อง (พร้อมตัวเลือกมากมาย เช่น HD, กล้องหลายตัว, ขาตั้งสามขาและขาตั้งกล้อง, กล้องถ่ายทอดสด และกล้องที่รองรับหน้าจอขนาดต่างๆ)
  • ไมโครโฟนคุณภาพสูงที่สามารถเชื่อมต่อกับการสตรีมวิดีโอ
  • ผู้ดำเนินการ AV ที่สามารถควบคุมเมื่อการเชื่อมต่อเสียงเปลี่ยนไมโครโฟนเพื่อหลีกเลี่ยงการตอบรับและอนุญาตให้ผู้ฟังได้ยินในระหว่างเซสชันคำถามและคำตอบ
  • ผู้ดำเนินการวิดีโอเพื่อควบคุมตัวเลือกวิดีโอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกวิดีโอตลอดเวลา และฟีดมีการสลับอย่างเหมาะสมสำหรับสตรีมแบบสดออนไลน์
  • ความสามารถในการทดสอบอุปกรณ์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ชมเสมือนจริงสามารถได้ยินและเห็นได้อย่างถูกต้อง คุณจะต้องตรวจสอบความสามารถในการสตรีมออนไลน์ผ่านแพลตฟอร์มกิจกรรมออนไลน์ของคุณ เพื่อให้คุณรู้ว่าเบราว์เซอร์และ/หรือระบบปฏิบัติการใดที่สตรีมใช้งานได้
  • การสนับสนุนด้านเทคนิค ไม่ใช่แค่สำหรับ Wifi แต่สำหรับอุปกรณ์ AV เนื่องจากมีโอกาสที่อุปกรณ์นี้จะทำงานผิดปกติ

การสนับสนุนภายใน

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ สถานที่ที่คุณไปควรให้การสนับสนุนภายในองค์กรสำหรับการจัดการเสียง วิดีโอ อุปกรณ์ทางเทคนิค (ซึ่งควรมีให้) และ การเชื่อมต่อ Wifi.

หากพวกเขาไม่ให้สิ่งนี้ คุณควรเจรจาราคากับสัญญาสถานที่จัดงานที่อาจเกิดขึ้น เนื่องจากคุณจะต้องจัดหาเทคโนโลยีด้วยตัวเอง การพิจารณาว่าคุณจะต้องจ้างทีม AV เพื่อนำอุปกรณ์ของตัวเองมาที่งานของคุณเป็นเวลาหลายวัน การทำเช่นนี้จะกินงบประมาณส่วนนึงของคุณไปมาก

ถามว่าสถานที่จัดงานให้การสนับสนุนด้านไอทีสำหรับการสตรีม วิศวกรเครือข่าย สถานีชาร์จ การเชื่อมต่ออีเทอร์เน็ตสำหรับผู้นำเสนอ และอุปกรณ์จ่ายไฟแรงสูงหรือไม่

หากสถานที่จัดงานไม่สามารถระบุปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้ได้ คุณอาจต้องจ้างบริษัทภายนอก (หรือเลือกสถานที่อื่น) การมีผู้ตรวจสอบเสียง วิดีโอ อินเทอร์เน็ต และเทคโนโลยีเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้งานของคุณดำเนินไปอย่างไม่มีที่ติสำหรับผู้เข้าร่วมทั้งแบบต่อหน้าและทางไกล

ความพร้อมใช้งานและการเข้าถึง

ด้วยเทคโนโลยีใดๆ ก็ตาม คุณต้องมีความสามารถในการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์และ/หรือซอฟต์แวร์ของคุณเอง และทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่างๆ พร้อมใช้งาน หากคุณมีทีมของคุณที่ทำงานควบคู่กับการสนับสนุนทางเทคนิคภายในองค์กร พวกเขาควรผ่านข้อกำหนดเพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณรู้ว่าสิ่งต่างๆ ทำงานอย่างไร และวิธีเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ AV คอมพิวเตอร์ในสถานที่ , เครือข่ายอินเทอร์เน็ต เครื่องฉายเหนือศีรษะ และอื่นๆ

หากสถานที่แบบไฮบริดของคุณพร้อมให้บริการในช่วงเวลาที่คุณต้องการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดงานของคุณและทีมสามารถเข้าถึงไซต์ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อดำเนินการตามพารามิเตอร์การทดสอบเหล่านี้และเตรียมอุปกรณ์ของคุณ คุณยังอาจต้องไปถึงสถานที่ล่วงหน้าสักสองสามสัปดาห์ เพื่อให้คุณสามารถยืนยันได้ว่าระบบปฏิบัติการและเทคโนโลยีอื่นๆ ของคุณได้รับการตั้งค่าและเข้ากันได้กับเทคโนโลยีของสถานที่

หากทำได้ ให้ประสานช่วงเวลานี้กับสมาชิกทดสอบผู้ชมออนไลน์และผู้นำเสนอออนไลน์ เพื่อให้คุณตรวจสอบทุกแง่มุมของเทคโนโลยีและ แพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือน.

พาวเวอร์ซัพพลายที่เพียงพอ

สถานที่เก่าบางแห่งอาจยังคงใช้แหล่งจ่ายไฟที่ล้าสมัย แหล่งจ่ายไฟที่เก่าหรือเล็กจะทำให้เทคโนโลยีงานกิจกรรมของคุณอาจลัดวงจรหรือล้มเหลวในระหว่างงานของคุณ คุณต้องการพาวเวอร์ซัพพลายสำหรับงานอีเวนต์ของคุณให้แข็งแรงพอที่จะรองรับผู้เข้าร่วม ผู้ปฏิบัติงาน และความต้องการทางเทคโนโลยีจำนวนมาก

หากคุณมีคอมพิวเตอร์คุณภาพสูง คุณจะต้องมีแหล่งจ่ายไฟที่สามารถจับคู่ได้ สถานที่จัดงานควรมีแหล่งจ่ายไฟเชิงพาณิชย์ แต่สามารถปรับขนาดได้อย่างเหมาะสมหรือไม่? สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมได้ประมาณ 500-1,000 คน ถึงกระนั้น คุณต้องยืนยันว่าพวกเขาสามารถจัดการกับอุปกรณ์ AV (เช่น ไมโครโฟนและลำโพงสำหรับผู้ชมแบบตัวต่อตัว) เชื่อมต่อกับสวิตช์บอร์ด ตัวเข้ารหัส และคอมพิวเตอร์แบบทาวเวอร์ และอัปโหลดวิดีโอ/เสียงสดผ่านแพลตฟอร์มเสมือนของคุณ

ยิ่งคนสามารถจัดงานได้มากเท่าไร คุณก็ยิ่งต้องการอุปกรณ์ เทคโนโลยี และพลังงานมากขึ้นเท่านั้น พิจารณาประเด็นเหล่านี้ก่อนที่คุณจะไปกับสถานที่จัดงานขนาดใหญ่ที่ "เรียบง่าย"

การเปลี่ยนไปใช้กิจกรรมแบบผสมนั้นสมเหตุสมผลสำหรับแบรนด์ส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม หากไม่มีการเตรียมการอย่างเหมาะสม ก็มีโอกาสที่คุณจะเลือกสถานที่จัดงานที่ไม่เอื้ออำนวย พิจารณาอย่างจริงจังถึงความสามารถของสถานที่จัดงานนั้นในการจัดเตรียมการจัดงานแบบไฮบริดที่ราบรื่น ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเคยจัดงานแบบไฮบริดมาแล้ว และได้ให้ความสำคัญกับปัญหาทางเทคโนโลยีของคุณเป็นอันดับแรก

 

เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น กำลังพัฒนา ไม่เคยพลาดจังหวะ

ลงชื่อสมัครรับจดหมายข่าวเพื่อรับข่าวสาร กลยุทธ์ ยุทธวิธี แนวคิด การอัปเดตผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ ของเรา