ลองฟรี จองตัวอย่าง

ปัจจัย 5 อันดับแรกที่คุณต้องพิจารณาเพื่อให้เหตุการณ์ไฮบริดของคุณปลอดภัย

ความปลอดภัยในงานอีเวนต์

สำหรับมืออาชีพด้านงานอีเวนต์หลายคน การวางแผนหรือจัดงานสดเป็นเวลานานแล้ว แต่แทนที่จะปล่อยให้ COVID-19 ทำให้โลกหยุดนิ่ง อุตสาหกรรมงานอีเวนต์พบวิธีในการปรับตัว ด้วยการเปิดรับเหตุการณ์เสมือนจริง ผู้จัดงานจึงสามารถนำเสนอเนื้อหาไปยังผู้ชมที่กระตือรือร้นได้ 

กิจกรรมโซเชียลเสมือนจริง มีอยู่ทั่วไป และเหตุการณ์เหล่านี้ได้ทำหน้าที่ที่ดีในการทำให้เราเชื่อมต่อกัน อย่างไรก็ตาม งานเสมือนจะไม่แทนที่ความสุขของงานในสถานที่และการโต้ตอบกับผู้อื่น 

เนื่องจากวัคซีนมีพร้อมมากขึ้น ผู้จัดงานที่รอบรู้จึงมองหาอนาคต และหนึ่งในกระแสหลักที่กำลังจะเกิดขึ้นก็คือ เหตุการณ์ไฮบริด. เหตุการณ์แบบไฮบริดมีส่วนประกอบเสมือนและส่วนประกอบในบุคคล แต่คุณจะจัดกิจกรรมกับผู้เข้าร่วมแบบตัวต่อตัวได้อย่างไรในขณะที่ทำให้พวกเขาปลอดภัยจากความเสี่ยงจากการระบาดใหญ่ที่ยังคงมีอยู่

หากคุณต้องการจัดงานไฮบริดที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องจัดลำดับความสำคัญด้านสุขภาพและความปลอดภัยของผู้เข้าร่วม เพื่อช่วยให้คุณสำรวจภูมิประเทศที่ยากลำบากนี้ เราได้รวบรวมรายการเคล็ดลับด้านความปลอดภัยของเหตุการณ์แบบไฮบริดไว้ด้วยกัน!

5 วิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการรักษาเหตุการณ์ไฮบริดครั้งต่อไปของคุณให้ปลอดภัย

มีเรื่องให้คิดมากมายเมื่อวางแผนจัดงานทุกประเภท และการวางแผนงานในช่วงการระบาดใหญ่ทั่วโลกทำให้เกิดความยุ่งยากมากขึ้น นี่คือจุดที่คุณต้องเริ่มต้นเมื่อคิดถึงความปลอดภัยของเหตุการณ์แบบไฮบริด

1. เลือกสถานที่ที่เหมาะสม

 

การรักษาความปลอดภัยสถานที่ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกิจกรรมใดๆ แต่ตอนนี้ คุณต้องคิดว่าสถานที่สามารถรองรับโปรโตคอล COVID-19 ได้อย่างไร 

พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อประเมินความเหมาะสมของสถานที่:

  • ขนาดสถานที่จัดงาน 

มีพื้นที่เพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วมอีเวนต์แบบไฮบริดในการเคลื่อนไหวและเคารพการเว้นระยะห่างทางสังคมหรือไม่? มองข้ามห้องประชุมหรือห้องประชุม แล้วมองไปที่ล็อบบี้ เลานจ์ และโถงทางเดิน 

  • ความจุสูงสุดของสถานที่ 

ไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะได้รับอนุญาตให้เติมสถานที่ให้มีความจุสูงสุด แต่คุณควรค้นหาว่าสถานที่มีความจุใหม่ตามคำแนะนำของ CDC หรือไม่ ใช้ตัวเลขนี้เพื่อประเมินความเหมาะสมของสถานที่ นอกจากนี้ยังสามารถแจ้งการวางแผนงานของคุณและ กลยุทธ์การตลาดงานอีเวนต์.

  • สัญญาสถานที่

อย่าลืมอ่านสัญญาสถานที่ของคุณอย่างรอบคอบ มองหาข้อใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดของ COVID การเลื่อน และ/หรือการยกเลิก หากมีบทบัญญัติเหตุสุดวิสัย ให้สอบถามสถานการณ์โควิดที่ครอบคลุม หากไม่ครอบคลุม COVID ให้ถามว่ามีข้อกำหนดอื่นที่จะให้ความคุ้มครองแบบเดียวกันหรือไม่ 

แพทเทิร์น สภาที่ปรึกษา Global Biorisk (GBAC) ช่วยให้องค์กรเอาชนะความเสี่ยงด้านชีววัตถุ เช่น โควิด-19 GBAC STAR มอบให้กับสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีขั้นตอนการทำความสะอาดและฆ่าเชื้ออย่างเหมาะสม มาตรการเหล่านี้จะช่วยลดการแพร่กระจายของสารปนเปื้อนเช่น COVID 

2. ทำการเช็คอินอย่างปลอดภัย

 

การลงทะเบียนและเช็คอินเหตุการณ์มักเป็นสถานที่ที่มีคนพลุกพล่านมากที่สุดในงานถ่ายทอดสด และนี่ทำให้พวกเขาเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่เสี่ยงที่สุดในงานไฮบริดของคุณ ทำตามขั้นตอนเพื่อปรับปรุงการเช็คอินเหตุการณ์ ลดเวลารอ และจำกัดจำนวนคนที่มารวมกันในพื้นที่เดียว 

  • ทำล่วงหน้าให้มากที่สุด 

ใช้ แพลตฟอร์มการลงทะเบียนเหตุการณ์ หรือ เว็บไซต์ลงทะเบียนกิจกรรม สามารถยกเลิกการเช็คอินในสถานที่ได้ ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมประชุมลงทะเบียนโดยเร็วที่สุด ส่งตราและบัตรประจำตัวทั้งหมดทางไปรษณีย์ สิ่งนี้จะขจัดความจำเป็นในการต่อคิวหรือชุมนุมกันเมื่อเดินทางมาถึง 

  • การเดินโซเซ arrival 

ด้วยการเช็คอินออนไลน์ ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเลือกเวลาที่จะมาถึงได้ สิ่งนี้จะป้องกันไม่ให้ผู้คนจำนวนมากมาถึงในเวลาเดียวกัน พิจารณาให้ผู้เข้าร่วมระบุฟองสบู่ทางสังคม/งาน หากจัดการประชุมกับกลุ่มที่มาจากสำนักงานเดียวกัน คุณสามารถจัดกลุ่มได้ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะมาถึงในเวลาเดียวกัน จำกัดการติดต่อกับฟองสบู่ทางสังคมอื่น ๆ 

  • ใช้พื้นที่มากขึ้น 

หากคุณต้องลงทะเบียนหน้างาน ลองใช้พื้นที่ขนาดใหญ่ ยิ่งคุณมีพื้นที่มากเท่าไร คุณก็ยิ่งสามารถส่งเสริมและบังคับใช้การเว้นระยะห่างทางสังคมได้มากขึ้นเท่านั้น แม้ว่าคุณอาจมีผู้เข้าร่วมน้อยกว่าในกิจกรรมแบบไฮบริดของคุณ คุณจะต้องใช้พื้นที่สองเท่าสำหรับการเช็คอินกิจกรรม 

  • สร้างกระแสจราจร 

วิธีหนึ่งในการควบคุมการเคลื่อนไหวในพื้นที่เหตุการณ์คือการสร้างกระแสข้อมูลที่ชัดเจนและกำหนดไว้ คุณจะต้องสร้างทางเข้าและทางออกเฉพาะ ติดป้ายกำกับทิศทางที่คุณต้องการให้ผู้คนไปเมื่อเข้าไปในสถานที่จัดงาน มีเจ้าหน้าที่สถานที่หรือเหตุการณ์คอยช่วยเหลือในการบังคับใช้และอำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้

  • สื่อสารให้ชัดเจน 

เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ชมจะต้องเข้าใจถึงสิ่งที่พวกเขาคาดหวัง พวกเขาจะต้องรู้และเข้าใจวิธีการปฏิบัติตนขณะอยู่ที่สถานที่จัดงาน แต่พวกเขาควรรู้เกี่ยวกับการตรวจสอบสุขภาพและความปลอดภัยด้วย หากต้องการให้ผู้เข้าพักตรวจเชื้อโควิด-19 เป็นลบ ผู้เข้าพักจะต้องทราบล่วงหน้า คุณต้องการให้เวลาพวกเขามากพอที่จะได้มันมา 

3. การออกแบบเพื่อความปลอดภัย

 

การย้ายเช็คอินออนไลน์และการกำหนดทิศทางการไหลของการจราจรนั้นยอดเยี่ยม แต่มีสิ่งที่ไม่เหมือนใครและสร้างสรรค์มากกว่าที่คุณสามารถทำได้! สร้างการตกแต่งงานที่จะส่งเสริมความปลอดภัยของงานแบบไฮบริด และสิ่งเหล่านี้อีกมากมาย องค์ประกอบตกแต่งงาน สามารถดำเนินการได้โดยไม่กระทบต่อประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมประชุม 

ด้านการออกแบบบางส่วนที่ต้องพิจารณาคือ:

  • เหตุการณ์ที่มีตรา PPE
  • ต้นไม้ใหญ่และการจัดดอกไม้เป็นฉากกั้นห้อง
  • หมอนแบรนด์งานอีเวนท์ที่มีข้อความว่า “เคารพการเว้นระยะห่างทางสังคม โปรดอย่านั่งที่นี่” นี่เป็นวิธีบังคับใช้การเว้นระยะห่างในพื้นที่ส่วนกลาง เช่น ห้องรับรอง
  • ฉากกั้นโต๊ะลูกแก้ว
  • สร้างชุดโต๊ะและเก้าอี้เพื่อสร้างระยะห่าง
  • เหตุการณ์หรือ สปอนเซอร์แบรนด์ สถานีเจลทำความสะอาดมือ
  • ตัวเลือกการจัดเลี้ยงแบบ Grab and Go

4. สื่อสารกฎเกณฑ์และความคาดหวังต่อผู้เข้าร่วม

 

เมื่อวางแผนและทำการตลาดงานอีเวนต์แบบไฮบริด อย่าลืมเน้นย้ำถึงความพยายามด้านความปลอดภัยของคุณ สำหรับบางคน นี่อาจเป็นตัวสร้างความแตกต่างในการตัดสินใจซื้อของพวกเขา 

ตัวคุณ เว็บไซต์ของเหตุการณ์ให้รายละเอียดขั้นตอนที่คุณดำเนินการเพื่อรักษาสถานที่ ให้รายละเอียดกฎเกณฑ์ใดๆ ที่คุณกำหนดไว้สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม 

เมื่อลงทะเบียนแล้ว ให้ส่งคำแนะนำโดยละเอียดหรือรายการกฎเกณฑ์และความคาดหวังให้แขก หากคุณต้องเปลี่ยนหรืออัปเดตกฎ โปรดส่งอีเมลอัปเดตเหล่านี้ไปยังผู้ลงทะเบียน โดยปกติ คุณต้องการหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วมมากเกินไป แต่สิ่งเหล่านี้อยู่ไกลจากช่วงเวลาปกติและอาจยินดีรับคำชี้แจง 

ยิ่งคุณสามารถให้ข้อมูลแก่ผู้เข้าร่วมได้มากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งมีความมั่นใจมากขึ้นเท่านั้นที่จะเข้าร่วมงานของคุณ 

5. อยู่ในปัจจุบันด้วยคำแนะนำของ CDC

 

ภูมิทัศน์การแพร่ระบาดมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องทราบคำแนะนำล่าสุดจาก ศูนย์ควบคุมโรค (CDC)

ตรวจสอบ เว็บไซต์ของ CDC อย่างสม่ำเสมอในขณะที่อยู่ในขั้นตอนการวางแผน คำแนะนำของพวกเขาสามารถช่วยคุณกำหนดกฎเกณฑ์และแนวทางของคุณเองได้ 

อย่าลืมตรวจสอบไซต์ให้บ่อยขึ้นเนื่องจากวันที่สำหรับกิจกรรมไฮบริดของคุณใกล้เข้ามา คุณอาจต้องปรับแผนของคุณเอง มีตัวเลือกอื่น ๆ อยู่เสมอ เช่น เปลี่ยนไปเป็นกิจกรรมเสมือนจริง หากไม่สามารถรวบรวมได้

การรักษาผู้เข้าร่วมประชุมแบบตัวต่อตัวให้ปลอดภัยจาก COVID-19 ควรมีความสำคัญสูงสุดของคุณ ทำตามคำแนะนำของเราและการใช้การลงทะเบียนและ แพลตฟอร์มการจัดการเหตุการณ์ สามารถช่วย. แพลตฟอร์มดังกล่าวสามารถอำนวยความสะดวกในการสื่อสารกับผู้เข้าร่วมและลดจุดติดต่อด้วยการเช็คอินออนไลน์

กำลังมองหาที่จะจัดงานครั้งต่อไปของคุณ? จองการสาธิตวันนี้  และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่แพลตฟอร์มเหตุการณ์แบบไฮบริดและเสมือนจริงของเราสามารถช่วยให้คุณสร้างประสบการณ์การจัดงานที่น่าทึ่งและปลอดภัยได้อย่างแท้จริง!

 

เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น กำลังพัฒนา ไม่เคยพลาดจังหวะ

ลงชื่อสมัครรับจดหมายข่าวเพื่อรับข่าวสาร กลยุทธ์ ยุทธวิธี แนวคิด การอัปเดตผลิตภัณฑ์ และอื่นๆ ของเรา