Ücretsiz deneyin Bir demo ayırın

Hibrit Etkinlik Mekanı Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

öne çıkan görsel - Hibrit Etkinlik Mekanı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli

Hibrit etkinliklerin 2021'de en popüler etkinlik türü olması planlanıyor. Geçtiğimiz yıl dijital etkinliklere geçiş ve hibrit toplantıları mümkün kılan dijital teknolojilerin yükselişi ile etkinlik pazarlamacıları ve etkinlik planlayıcıları, hibrit etkinliklerin yakın gelecekte öncelik kazanmasını beklemeli. gelecek.

Başarılı bir karma etkinlik, diğer herhangi bir etkinlik türü gibi, etkinliğin başarısını sağlayabilir veya bozabilir. Bu nedenle etkinlik mekanınız, planlı dijital bileşenlere ev sahipliği yapacak şekilde hazırlanmalıdır.

Herhangi bir mekanın dijitalleşmeye uygun olacağını düşünebilirsiniz, ancak tekrar düşünün. Mekanların dijitalleşmeye hazırlanması gerekiyor. Hibrit bir etkinlik mekanı seçerken aramanız gereken bazı şeyler:

Mekan Seçimi: Hibrit Etkinlikler Nasıl Farklıdır?

Giren çok şey var doğru mekanı seçmek. Etkinliğinizin boyutuna, süresine ve beklediğiniz izleyici türüne bağlı olarak, etkinlik organizatörlerinin, çalıştığından emin olmak için canlı etkinlik mekanının birçok unsurunu göz önünde bulundurması gerekir.

Etkinlik organizatörleri çoğunlukla şunları dikkate alır:

  • mekanın maliyeti
  • olayın boyutu
  • Catering
  • Otopark
  • Konaklama
  • Mekan müsaitliği
  • Ve diğer etkinlik ekipleriyle koordinasyon

Ne zaman hibrit formata geçiş, bu faktörler hala önemlidir. Ancak, onlara farklı bakabilirsiniz. Örneğin, herhangi bir nedenle yüz yüze etkinliğinizin boyutunu sınırlamak isteyebilirsiniz. Bu, katılımcı sayısını düşük tutmanıza yardımcı olur ve "daha küçük" veya daha fazla butik etkinlik mekanı kullanabilirsiniz.

Ancak, bazı takaslar var. Sadece ölçeği küçültebilmeniz, mekanın maliyetinin de daha küçük veya daha uygun olacağı anlamına gelmez. Karma bir etkinlik, örneğin güçlü ve sağlam bir internet bağlantısı ve AV ekipmanına bağlanma ve entegre etme yeteneği gibi bazı diğer faktörlere ihtiyaç duyar.

Çoğu etkinlik mekanı teknolojisini güncellemiş olsa da, test ekipmanı veya ihtiyaç duyulan ek güç kaynağı için mekana erken erişim için daha fazla ödeme yapmanız gerekebilir.

Her durumda, karma bir mekan için planlama, standart, yüz yüze bir mekandan biraz farklıdır. İşte dikkate alınması gereken en önemli şeylerden bazıları:

Internet Bağlantısı

Etkinlik müdavimleriniz internet bağlantısı isteyecektir, ancak çevrimiçi oturum akışının kesintisiz olması için ekibinizin de yüksek kaliteli bir akışa ihtiyacı olacaktır. Birlikte gideceğiniz mekanın, yüksek bir internet bant genişliğini işleyebilecek ve bağlantıyı güvenli tutabilecek etkinlik internet servis sağlayıcısına (ISS) sahip olması gerekecektir.

Etkinlik Wifi ile ilgili olarak aşağıdakileri dikkate aldığınızdan emin olun:

  • Özellikle yüksek yoğunluklu ortamlarda güvenli ve güvenilir.
  • Kesinti durumunda güvenilir bir yerinde ağ mühendisliği ekibi tarafından desteklenir.
  • ISP'nin bir ay içinde yaşayabileceği kapalı kalma süresini sınırlayan yüksek bir ayrılmış bant genişliği seçin.
  • Mekan özel bant genişliği alamıyorsa, muhtemelen fiber optik kablo takılı değildir.
  • Düşük gecikme süresiyle minimum 10 GB akış hızı arayın.
  • Ticari mekanlar genellikle 2.4 GHz frekansına sahiptir, bu nedenle Wifi Dual Band (belirli kullanıcılar için hem 2.4 hem de 5 GHz sağlar) sunan bir mekan bulduğunuzdan emin olun.
  • Belirli kullanıcılarla sınırlandırılabilen Wifi isteyeceksiniz. Örneğin, misafir erişimi sunuyorsanız, kullanıcıların yaklaşık %10'unun aynı anda internete erişeceğini unutmayın. Bu miktar kurumsal bir etkinlikte, karma konferansta veya karma toplantıda daha fazla olabilir. Wifi trafik hacmini düşünün.
  • 10 kullanıcı başına 100 MB, yüksek kullanımlı bir kalabalık için uygundur; 2 kullanıcı başına 100 MB, düşük kullanımlı kalabalıklar veya daha küçük etkinlikler için uygundur.
  • Canlı akışınız daha yüksek akış kalitesine, yüksek bant genişliğine ve daha fazla güç kaynağına ihtiyaç duyacaktır.
  • Bir test veya ping hızı yaklaşık 30ms veya daha az çalışmalı ve 2 kullanıcı başına 100MB hızında olmalıdır.

Hibrit etkinliğinizin internet bağlantısı açısından neye ihtiyaç duyduğunda gezinmek zor olabilir. Neyse ki, birçok etkinlik mekanı zaten bunun üzerinde. Bu yüzden yapmanız gereken tek şey ihtiyaçlarınızı mekana bildirmek. Daha büyük akış paketleri seçmeniz gerekebilir (çünkü bu ölçeklenebilir bir seçenek olabilir).

Uzay ve Ekipman

Etkinlik alanınız aşağıdakilerle hazırlanmalıdır:

  • Kameralar (HD, çoklu kameralar, tripodlar ve kamera sehpaları, canlı yayın yapan kameralar ve çeşitli ekran boyutlarını destekleyen kameralar dahil olmak üzere çeşitli seçeneklerle).
  • Video akışına bağlanabilen yüksek kaliteli mikrofonlar.
  • Ses bağlantısının geri bildirimi önlemek için mikrofonları ne zaman değiştirdiğini kontrol edebilen ve soru-cevap oturumları sırasında izleyicilerin işitilebilir olmasını sağlayan bir AV operatörü.
  • Video seçeneklerini kontrol eden, videonun her zaman kaydedildiğinden ve beslemenin çevrimiçi canlı akış için uygun şekilde değiştirildiğinden emin olan bir video operatörü.
  • Sanal izleyicinin doğru duyabildiğinden ve görebildiğinden emin olmak için ekipmanı test etme yeteneği; Ayrıca, akışın hangi tarayıcılar ve/veya işletim sistemleriyle çalıştığını öğrenmek için çevrimiçi etkinlik platformunuz aracılığıyla çevrimiçi akış özelliklerini incelemek isteyeceksiniz.
  • Teknik destek, sadece Wifi için değil, bu ekipmanın arızalanma olasılığı olduğundan AV ekipmanı için de.

Kurum İçi Destek

Daha önce de belirtildiği gibi, gittiğiniz mekan, ses, video, teknik ekipmanın (sağlanması gereken) yönetimi için kurum içi destek sağlamalı ve Wifi bağlantısı.

Bunu sağlamazlarsa, teknolojiyi kendiniz tedarik etmeniz gerekeceğinden, potansiyel etkinlik mekanı sözleşmeleriyle fiyatlandırma konusunda pazarlık yapmalısınız. Etkinliğinize birkaç gün boyunca kendi ekipmanlarını getirmek için bir AV ekibi kiralamanız gerekeceğini düşünürsek, bu bütçenizin önemli bir bölümünü tüketecektir.

Mekanın akış, ağ mühendisleri, şarj istasyonları, sunucular için ethernet bağlantıları ve yüksek voltajlı güç kaynakları için BT desteği sunup sunmadığını sorun.

Mekan tüm bu faktörleri sağlayamıyorsa, muhtemelen onlar için dış kaynak sağlamanız (veya farklı bir mekan seçmeniz) gerekecektir. Ses, video, internet ve teknolojiyi izleyen birinin olması, etkinliğinizin hem yüz yüze hem de uzak katılımcılar için kusursuz çalışması için çok önemlidir.

Kullanılabilirlik ve Erişim

Herhangi bir teknolojiyle, kendi bilgisayarlarınızı ve/veya yazılımınızı bağlama ve her şeyin yolunda ve çalışır durumda olduğundan emin olmak için test etme yeteneğine ihtiyacınız vardır. Ekibinizden bazılarının şirket içi teknik destekle birlikte çalışması varsa, ekibinizin her bir üyesinin işlerin nasıl yürüdüğünü ve AV ekipmanına, tesis bilgisayarlarına nasıl bağlanacağını bilmesi için teknik özellikleri gözden geçirmeleri gerekir. , internet ağı, tepegözler vb.

Hibrit mekanınız istediğiniz zaman aralığında müsaitse, etkinlik organizatörünüzün ve ekibinizin bu test parametrelerini gözden geçirmek ve ekipmanınızı kurmak için siteye erken erişebildiğinden emin olun. Ayrıca, işletim sistemlerinizin ve diğer teknolojilerin kurulduğunu ve mekanın teknolojisiyle uyumlu olduğunu teyit etmek için birkaç hafta önceden sahaya gitmek isteyebilirsiniz.

Mümkünse, teknolojinin tüm yönlerini inceleyebilmeniz ve test edebilmeniz için bu süreyi bir çevrimiçi izleyici üyesi ve çevrimiçi sunum yapan kişi ile koordine edin. sanal etkinlik platformu.

Yeterli Güç Kaynağı

Bazı eski mekanlar hala tarihli bir güç kaynağından kurtuluyor olabilir. Eski veya küçük bir güç kaynağı, etkinliğinizin ortasında etkinlik teknolojinizin kısa devre yapabileceği veya başarısız olabileceği anlamına gelir. Etkinlik güç kaynağınızın birkaç katılımcıyı, çalışanı ve teknolojik talepleri karşılayacak kadar sağlam olması gerekir.

Yüksek kaliteli bilgisayarlarınız varsa, buna uygun bir güç kaynağına ihtiyacınız olacaktır. Mekanda ticari bir güç kaynağı bulunmalıdır, ancak uygun şekilde ölçeklenebilir mi? Mekan 500-1,000 kişi kapasiteli olabilir. Yine de, bir santrale, kodlayıcıya ve kule bilgisayarına bağlanarak AV ekipmanını (yüz yüze izleyiciler için mikrofonlar ve hoparlörler gibi) idare edip edemediklerini onaylamanız ve bu videoyu/sesi sanal platformunuz aracılığıyla canlı olarak yüklemeniz gerekir.

Etkinlik ne kadar çok kişiye ev sahipliği yapabilirse, o kadar çok ekipmana, teknolojiye ve güce ihtiyacınız olacaktır. “Basit” bir büyük etkinlik mekanına gitmeden önce bu hususları göz önünde bulundurun.

Çoğu marka için hibrit etkinliklere geçiş mantıklıdır. Ancak, uygun hazırlık olmadan, enfiye olmayan bir etkinlik mekanı seçme şansınız var. Bu etkinlik mekanının kusursuz karma etkinlik barındırma sağlama yeteneğini kesinlikle göz önünde bulundurun. Geçmişte hibrit etkinliklere ev sahipliği yaptıklarından ve teknolojik endişelerinizi ön plana ve merkeze koyduklarından emin olmak için kontrol edin.

 

Etkinlikler gelişiyorlar. Asla bir ritmi kaçırmayın.

En son haberlerimizi, stratejilerimizi, taktiklerimizi, fikirlerimizi, ürün güncellemelerimizi ve daha fazlasını almak için bültenimize kaydolun.