Ücretsiz deneyin Bir demo ayırın

Hibrit Etkinliğinizi Güvende Tutmak İçin Dikkate Almanız Gereken En Önemli 5 Faktör

Etkinliklerde güvenlik

 

Birçok etkinlik uzmanı için, canlı bir etkinlik planlamaya veya düzenlemeyeli uzun zaman oldu. Ancak etkinlik endüstrisi, COVID-19'un dünyayı durma noktasına getirmesine izin vermek yerine uyum sağlamanın bir yolunu buldu. Organizatörler, sanal etkinlikleri benimseyerek, istekli izleyicilere içerik sunabildiler. 

Sanal sosyal etkinlikler artık yaygın. Ve bu olaylar bizi bağlantıda tutmak için iyi bir iş çıkardı. Bununla birlikte, sanal bir etkinlik, hiçbir zaman yerinde bir etkinliğin ve başkalarıyla etkileşimin keyfini çıkarmaz. 

Aşılar daha kolay erişilebilir hale geldikçe, bilgili etkinlik organizatörü geleceğe bakıyor. Ve ortaya çıkan en önemli trendlerden biri, karma olaylar. Karma olaylar, sanal bileşenlere ve kişisel bileşenlere sahiptir. Ancak, onları hala var olan pandemi risklerinden korurken, yüz yüze katılımcılarla bir etkinliğe nasıl ev sahipliği yapabilirsiniz?

Başarılı bir karma etkinliğe ev sahipliği yapmak istiyorsanız, katılımcıların sağlığına ve güvenliğine öncelik vermeniz gerekir. Bu zorlu ortamda gezinmenize yardımcı olmak için, bu karma olay güvenliği ipuçları listesini bir araya getirdik!

Sonraki Hibrit Etkinliğinizi Güvende Tutmanın En İyi 5 Kanıtlanmış Yolu

Herhangi bir etkinlik planlarken düşünülecek çok şey var. Ve küresel bir pandemi sırasında bir etkinlik planlamak yalnızca daha fazla komplikasyon ekler. Hibrit olay güvenliğini düşünürken başlamanız gereken yer burasıdır.

1. Doğru Mekanı Seçin

 

Herhangi bir etkinlik için doğru mekanı güvence altına almak önemlidir. Ancak şimdi, mekanın COVID-19 protokollerini nasıl barındırabileceğini düşünmeniz gerekiyor. 

Mekan uygunluğunu değerlendirirken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

  • mekanın büyüklüğü 

Hibrit etkinlik katılımcılarının hareket etmeleri ve sosyal mesafeye uymaları için yeterli alan var mı? Toplantı veya konferans odalarının ötesine bakın ve lobi, salon ve koridor alanına bakın. 

  • Mekanın maksimum kapasitesi 

Mekanı maksimum kapasiteye kadar doldurmanıza izin verilmeyebilir. Ancak CDC tavsiyelerine göre mekanın yeni bir kapasitesi olup olmadığını öğrenmelisiniz. Mekanın uygunluğunu değerlendirmek için bu numarayı kullanın. Ayrıca etkinlik planlamanızı bilgilendirebilir ve etkinlik pazarlama stratejileri.

  • mekan sözleşmesi

Mekan sözleşmenizi dikkatlice okuduğunuzdan emin olun. COVID yükümlülüğü, ertelemeler ve/veya iptaller ile ilgili maddeleri arayın. Mücbir sebep hükmü varsa, hangi COVID senaryolarının kapsandığını sorun. COVID kapsamında değilse, aynı kapsamı sağlayacak başka bir hüküm olup olmadığını sorun. 

The Küresel Biyorisk Danışma Konseyi (GBAC), kuruluşların COVID-19 gibi biyolojik tehlike risklerinin üstesinden gelmesine yardımcı olur. GBAC STAR, uygun temizlik ve dezenfeksiyon prosedürleri uygulayan tesislere verilir. Bu önlemler COVID gibi kirleticilerin yayılmasını azaltacaktır. 

2. Check-in'i Güvenli Hale Getirin

 

Etkinlik kaydı ve check-in, canlı bir etkinlikte genellikle en kalabalık yerlerdir. Bu da onları hibrit etkinliğinizde en risklilerden biri yapar. Etkinlik girişini kolaylaştırmak, bekleme sürelerini azaltmak ve bir alanda toplanan insan sayısını sınırlamak için adımlar atın. 

  • Mümkün olduğunca önceden yapın 

Kullanımı yıl etkinlik kayıt platformu ya da etkinlik kayıt web sitesi yerinde check-in'i ortadan kaldırabilir. Katılımcıları mümkün olduğunca erken kaydolmaya teşvik edin. Tüm rozetleri ve kimlikleri postayla gönderin. Bu, varışta sıraya girme veya toplanma ihtiyacını ortadan kaldıracaktır. 

  • sendeleyerek gelenler 

Online check-in ile katılımcılar varış saatlerini seçebilirler. Bu, büyük insan gruplarının aynı anda gelmesini önler. Katılımcıların herhangi bir sosyal/iş balonunu tanımlamasını sağlayın. Aynı ofisten gelen gruplarla bir konferansa ev sahipliği yapıyorsanız, onları gruplayabilirsiniz. Bu, diğer sosyal balonlarla temaslarını sınırlayarak aynı anda varacakları anlamına gelir. 

  • Daha fazla yer kapla 

Yerinde kayıt yaptırmanız gerekiyorsa, geniş bir alan kullanmaya çalışın. Ne kadar çok alanınız varsa, sosyal mesafeyi o kadar çok teşvik edebilir ve uygulayabilirsiniz. Karma etkinliğinizde daha az katılımcınız olsa da, etkinlik check-in'leri için iki kat daha fazla alan kullanmak isteyeceksiniz. 

  • Trafik akışı oluşturun 

Olay alanındaki hareketi kontrol etmenin bir yolu, açık ve tanımlanmış trafik akışları yaratmaktır. Özel girişler ve çıkışlar oluşturmak isteyeceksiniz. İnsanların etkinlik mekanına girdikten sonra gitmelerini istediğiniz yönü etiketleyin. Bu akışı zorlamaya ve kolaylaştırmaya yardımcı olacak mekan veya etkinlik personeli bulundurun.

  • Açıkça iletişim kurun 

İzleyicilerin kendilerinden ne beklendiğini anlamaları önemlidir. Etkinlik mekanındayken nasıl davranacaklarını bilmeleri ve anlamaları gerekecektir. Ancak, uygulanan sağlık ve güvenlik kontrollerini de bilmeleri gerekir. Konukların negatif bir COVID-19 testi yapmalarını talep ederseniz, önceden bilmeleri gerekir. Onlara bir tane almaları için yeterli zaman vermek istiyorsun. 

3. Güvenlik İçin Tasarım

 

Check-in'i çevrimiçi olarak taşımak ve yönlü trafik akışı oluşturmak harika. Ancak yapabileceğiniz daha benzersiz ve yaratıcı şeyler var! Karma olay güvenliğini destekleyecek olay dekoru oluşturun. Ve bunların birçoğu olay dekor elemanları katılımcı deneyimini etkilemeden uygulanabilir. 

Dikkate alınması gereken bazı tasarım yönleri şunlardır:

  • Etkinlik markalı KKD
  • Oda bölücü olarak büyük bitkiler ve çiçek aranjmanları
  • Etkinlik markalı yastıklar üzerinde “Sosyal mesafeye saygı göstermek için lütfen burada oturmayın” gibi bir mesaj yer alıyor. Bu, dinlenme salonları gibi ortak alanlarda mesafeyi zorlamanın bir yoludur.
  • pleksiglas masa bölücüler
  • Mesafe oluşturmak için masa ve sandalye kombinasyonları oluşturun
  • Olay veya sponsor markalı el dezenfektanı istasyonları
  • Al ve Git yemek seçenekleri

4. Katılımcılara Kuralları ve Beklentileri İletin

 

Hibrit etkinliğinizi planlarken ve pazarlarken, güvenlik çabalarınızı vurguladığınızdan emin olun. Bazı insanlar için bu, satın alma kararlarında fark yaratan olabilir. 

Bilgisayarınızdaki Olay sitesi, mekanın güvenliğini sağlamak için attığınız adımları detaylandırın. Katılımcılar için belirlediğiniz tüm kuralları detaylandırın. 

Kayıt olduktan sonra, konuklara ayrıntılı bir rehber veya kurallar ve beklentiler listesi gönderin. Kurallarınızı değiştirmeniz veya güncellemeniz gerekiyorsa, bu güncellemeleri kayıt sahiplerine e-posta ile gönderin. Normalde, katılımcılara çok fazla e-posta göndermekten kaçınmak istersiniz. Ancak bunlar sıradan zamanlardan çok uzaktır ve aslında açıklama hoş karşılanabilir. 

Katılımcılara ne kadar fazla bilgi verebilirseniz, etkinliğinize katılmak için o kadar emin olacaklardır. 

5. CDC Önerileriyle Güncel Kalın

 

Pandemi manzarası sürekli değişiyor. En son tavsiyelerden haberdar olmanız önemlidir. Hastalık Kontrolü Merkezleri (CDC)

kontrol CDC'nin web sitesi planlama sürecinde düzenli olarak Yönergeleri, kendi kurallarınızı ve yönergelerinizi oluşturmanıza yardımcı olabilir. 

Hibrit etkinliğinizin tarihi yaklaştıkça siteyi daha sık kontrol ettiğinizden emin olun. Kendi planlarınızı ayarlamanız gerekebilir. Toplama imkansız hale gelirse sanal bir etkinliğe geçmek gibi her zaman başka seçeneklere sahip olun.

Yüz yüze katılımcıları COVID-19'dan korumak en büyük önceliğiniz olmalıdır. Tavsiyemize uyarak ve bir kayıt kullanarak ve etkinlik yönetimi platformu yardım edebilir. Platform, katılımcılarla iletişimi kolaylaştırabilir ve çevrimiçi check-in ile temas noktalarını azaltabilir.

Bir sonraki etkinliğinize ev sahipliği yapmak mı istiyorsunuz? Bugün bir Demo rezervasyonu yapın  ve hibrit ve sanal etkinlik platformumuzun gerçekten inanılmaz ama güvenli bir etkinlik deneyimi oluşturmanıza nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin!

 

Etkinlikler gelişiyorlar. Asla bir ritmi kaçırmayın.

En son haberlerimizi, stratejilerimizi, taktiklerimizi, fikirlerimizi, ürün güncellemelerimizi ve daha fazlasını almak için bültenimize kaydolun.