Ücretsiz deneyin Bir demo ayırın

Sürdürülebilir Bir Sanal veya Hibrit Konferansa Ev Sahipliği Yaparken Dikkate Alınması Gereken En Önemli 6 Faktör

Sanal Konferans ve sürdürülebilirlik

Küresel ısınma konusundaki endişelerin artmasıyla, sanal veya hibrit bir konferansa ev sahipliği yaparken, onu sürdürülebilir ve iklim dostu olarak tanıtmak istemeniz mantıklı. Sürdürülebilir bir konferans oluşturmak çok zaman ve organizasyon gerektirir, ancak etkinlik endüstrisinin iklim değişikliği üzerindeki etkisini azaltmak için gösterilen çabaya değer.

Sürdürülebilirlik her zaman çevresel etki ile ilgili değildir ve etkinliğinizin ekonomik, sosyal ve politik değişiklikleri sürdürebileceği anlamına da gelebilir.

Bir etkinlik organizatörü olarak, sürdürülebilir ürünler elde etmek, sürdürülebilir hedefler oluşturmak ve bu hedeflere ulaşmak için en iyi uygulamaları uygulamaya koymak için zaman ayırmanız gerekebilir. Bu, fiyat, iş akışı ve süreçler, ortaklıklar ve hazırlık söz konusu olduğunda biraz pazarlık gerektirebilir.

Etkinliğinizi sürdürülebilir bir hale dönüştürmek istiyorsanız doğru yerdesiniz. İster sanal bir etkinliğe, karma bir etkinliğe veya yüz yüze bir etkinliğe ev sahipliği yapıyor olun, çevresel etkinizi azaltmak ve etkinlik sürdürülebilirliğini artırmak için bazı adımlar atabilirsiniz.

Sürdürülebilirlik ve Sanal veya Hibrit Konferans Barındırma

Dalmadan önce, düzenleyeceğiniz etkinliğin türünün, ulaşabileceğiniz sürdürülebilirlik düzeyini belirleyeceğini bilmek çok önemlidir. Belirli sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşmak istiyorsanız, düzenlediğiniz etkinliklerin sayısına ve bu etkinliklerden kaçının çevrimiçi olarak ev sahipliği yapacağına objektif olarak bakmanız gerekir.

Bir yılda 20 yüz yüze konferans yapmayı planlıyorsanız, iklim etkisine karşı otomatik olarak yüksek bir fatura kesmiş olacaksınız. Bazı olayları sanal bir olay formatına geçirmek, çevresel etki düzeyini iyileştirebilir. Sanal konferanslar doğru kitlelere ulaşma konusunda endişeleriniz varsa, sürdürülebilirlik için daha fazla şans da sağlar. Bununla birlikte, bazı olaylar yüz yüze formatta daha iyi gelişir, bu nedenle bir denge düşünmelisiniz.

'Yeşil hedeflerinizi' belirlerken, bu düşünceyi ön planda tuttuğunuzdan emin olun. Örneğin, karbon nötr olmak istiyorsanız, bazı etkinliklerinizi veya olayların bazı yönlerini dijital formata kaydırarak bu hedefe ulaşma şansınızı artırabilir. Karbon nötr hedefinize ulaşmak için bu dönüşü erken yapın, ardından programa yüz yüze ve hibrit olayları eklerken bile karbon nötr olmak için bu zamanı kullanın.

Etkinlik türünü tamamen çevrimiçi veya kısmen çevrimiçi olarak değiştirerek, çevresel etkinizin azaldığını göreceksiniz. Sanal etkinlikler veya çevrimiçi bir karma etkinliğe katılma seçeneğiyle, etkinliğe daha az katılımcının geldiğini görebilirsiniz. Bu, havadaki karbon miktarını önemli ölçüde azaltır ve etkinliğinizin hesaplanamaz karbon ayak izini azaltır.

Yüz yüze Konferans ve Etkinliklerin Çevresel Etkileri

Etkinliğinizin çevresel etkisi, etkinliğin konumuna ve boyutuna bağlı olacaktır. Bununla birlikte, çoğunlukla, tüm yüz yüze olaylar çevreyi bir şekilde olumsuz etkiler. Sanal konferanslara ev sahipliği yapmak bile çevreye zarar verir; ancak, miktar çok daha az olacaktır.

MeetGreen'deki Sürdürülebilirlik Direktörü Eric Wallinger'e göre, "Büyük kongre merkezi tabanlı etkinlikler, düzenli olarak 500,000-5 günlük bir süre içinde 6 poundun oldukça üzerinde atık hacimleri bildiriyor." Yüz yüze etkinliklerin sıklığını ve düzenli olarak üretilen etkinlik atıklarının miktarını düşündüğümüzde (özellikle sürdürülebilirliği düşünmeyen etkinliklerde), etkinlik endüstrisinin ne kadar zarar görebileceğini görebiliriz.

Aşağıdaki sayılara bakarak, bir etkinliğin ne kadar etkili olabileceğini görebiliriz:

  • Tipik bir konferans katılımcısı, günde 1.89 kg'ı çöp sahası olmak üzere günde 1.16 kg atılan atık ve günde 176.67 kg CO2e emisyonu üretir.
  • Bir olaydaki tipik atığın yaklaşık %41'i çöplüktür. Sadece %35'i geri dönüştürülebilir. %3'ü bağış, %21'i organiktir.
  • Hava yolculuğu, etkinliğe katılımın herhangi bir yönünden açık ara en fazla (%70) karbon ayak izine katkıda bulunur.

Bu sayıları desteklemek için 2000'li yılların başlarından itibaren yapılan araştırmalar, seyahatin uluslararası bir konferansın yaşayabileceği çevresel etkinin en baskın biçimi olduğunu savundu. ortalama 1,000 yüz yüze etkinlik ortalama hava yolculuğu miktarı, enerji kullanımı ve her bir kişinin kullandığı fazla gıda nedeniyle yaklaşık 530 metrik ton CO2e emisyonu üretir. Bu nedenle olaylar, fiziksel olayda üretilen atıkları azaltmak ve hava yolculuğunu en aza indirmek için adımlar atmalıdır.

Çevresel etki açısından sürdürülebilirlik iyi bilinir, ancak sürdürülebilirlik aynı zamanda sosyal ve ekonomik etkileri olan olayın ticari ve üretken değerini de ifade eder.

Sanal veya Hibrit Konferansınızı Sürdürülebilir Bir Konferansa Nasıl Dönüştürürsünüz?

Sürdürülebilirlik çoğunlukla olayın ürettiği atık miktarını azaltmayı içerir. Bu ister fiziksel formdaki atık, ister karbon çıktısı gibi atık olsun, olayların daha bilinçli yöntemlere katkıda bulunmasının birkaç yolu vardır.

Sanal bir konferansa veya karma etkinliğe ev sahipliği yaparken atılması kolay adımlar şunları içerir:

  • Katılımcılar için sanal veya karma seçenekler sağlama
  • Seyahat süresini azaltmak için (en azından araba yolculuğuna kadar) katılımcıların yakınında konumların seçilmesi
  • Yeşil enerji satın alma dahil olmak üzere emisyon azaltma programlarına sahip mekan ve otellerin seçilmesi
  • Transit kullanan katılımcılara teşvik sağlamak
  • Yürünebilir bir etkinlik mahallesi ile yer servislerini ortadan kaldırmak

Ayrıca, etkinliğinizin potansiyel etkisini ve bu etkiyi ne kadar kolay teşviklerin en aza indirdiğini görebilmeniz için etkinliğinizin karbon ayak izini hesaplayın.

1. Sürdürülebilir Sanal ve Hibrit Konferanslar İçin Mekanlar Nasıl Seçilir

Daha çevre dostu olma yeteneği büyük ölçüde mekanın yeteneklerine bağlı olacaktır. Sınırlı bir mekan seçeneğine sahip olmak sürdürülebilirliği zorlaştırabilir. Durum buysa ve mekan belirli standartları yakalayamıyorsa, bu listedeki diğer bazı öğelere odaklanarak bunu dengelemeye çalışmanız gerekecektir.

Doğru mekanı ararken göz önünde bulundurmanız gereken bazı şeyler:

  • Sanal veya hibrit konferans satıcınızın benimseyip benimsemediğini öğrenin ISO 20121 ve ISO 14001sürdürülebilir en iyi uygulamalar için endüstri standartları olan. Bir mekan sürdürülebilir veya çevre dostu olmakla övünüyorsa, sürdürülebilir yönetim sistemlerini takip ettiklerinin kanıtını göstermeleri gerekir.
  • Barındırılan etkinliklerin raporlanmasında ve geçmiş raporlarında şeffaflık arayın. Bu raporlar, Global Reporting Initiative gibi başlıca raporlama uygulamalarıyla uyumlu olmalıdır veya tekil bir ayak izi raporunda açık olabilir.
  • Bina yöneticileri ve mühendislerle işbirliği yaparak mekanın çevresel etkisini iyileştirmek için mekanın bir operasyonel stratejist ile çalışıp çalışmadığını görün.
  • Hibrit konferanslar için mekanlar ayrıca hizmet, topluluk katılımı ve hayırseverlik fırsatları da dahil olmak üzere sosyal sorumluluğa odaklanmalıdır.
  • Çevreci olmak için bağımsız bir sertifika ile daha fazla sorumluluk ortaya çıkabilir. LEED standartları veya Yeşil Anahtar gibi sertifikalar, üçüncü tarafların binanın operasyonlarını değerlendirdiği ve verimli bir şekilde çalıştığını kabul ettiği anlamına gelir.
  • Hibrit etkinlik mekanının yenilenebilir enerji gibi herhangi bir sürdürülebilirlik çabasının parçası olup olmadığını belirleyin. Hatta yakın gelecekte çevreci olma olasılıklarını belirlemek için şirketin birincil paydaşlarını araştıracak kadar ileri gidebilirsiniz. Bu, özellikle onlarla uzun vadeli bir iş ilişkisi kurmak istiyorsanız önemlidir.

2. Bir 'Sürdürülebilirlik' Odağının Teşvik Edilmesi

Konferans mekanınızın çevresel odağı üzerinde sınırlı kontrolünüz olsa bile, etkinliğin belirli yönünü tanıtabilirsiniz. Mekanınız ürünlerin harici kullanımına izin veriyorsa, önceki satıcıların mobilyalarını, donanımlarını veya ekipmanlarını yeniden kullanmayı, kompostlamayı ve Glasgow 2014 Commonwealth Games'in yaptığı gibi sıfır atıkla katkıda bulunmayı düşünün.

Glasgow, Olimpiyat organizatörleri ile ortaklık kurma avantajına ve önceki bir etkinlikteki eşyaları yeniden kullanma becerisine sahip olsa da, yine de etkinliği Sıfır Atık Etkinliği olarak tanıtmayı ve yardım için daha fazla kuruluş almayı düşünebilirsiniz.

Diğer bir fikir, mücevher endüstrisinde karbon nötr olan ilk etkinlik olan CIBJO'dur. CIBJO, kongreleriyle ilişkilendirilen sera gazı emisyonlarının miktarını dengelemek için karbon kredileri satın aldı. Para daha sonra, gelecek için karbon emisyonlarını azaltmak için rüzgar çiftlikleri ve metan yakalama sistemleri gibi projelere bağışlanıyor. Satışların bir kısmı bu bağışa katkıda bulunduğundan, katılımcılar katkılarından dolayı kendilerini iyi hissettiler ve satışları artırdı. Bilet satın almaları için potansiyel olarak bir vergi teşviki sunabilirsiniz.

Bunu gerçeğe dönüştürmeye yardımcı olmak için bu fikirleri mekanınızla önermeyi veya dış satıcılar bulmayı düşünün.

3. Sürdürülebilir Sanal veya Hibrit Konferanslara Ev Sahipliği Yapmak İçin Yerel Girişimlerle Ortak Olun

Mekanınız dışarıdan yiyecek içecek sağlayıcılarına izin veriyorsa, yerel çiftçileri desteklemek ve gıda taşımacılığında salınan sera gazı salınımını azaltmak için yerel yiyecek içecek şirketlerini tedarik etmeyi düşünün.

Karma bir konferansa ev sahipliği yaparken, artık yiyeceklerin israfının azaltılmasını teşvik eden yerel bir topluluk merkeziyle de ortak olmak istersiniz. Bazı catering şirketleri veya yerel topluluk girişimleri bu bağlantılara sahiptir. Bu nedenle, yapmanız gereken tek şey bu kişileri kaynaklamak.

Mekanınız dahil olmak istiyorsa, onlara yalnızca yeşil gıda programlarıyla veya fazladan gıda bağışlamayı, gübrelenebilir tabakları, su israfını en aza indirmeyi, gübrelenebilir, geri dönüştürülebilir veya geri dönüştürülebilir çatal bıçak takımlarını ve gıda kompostunu destekleyen programlarla ilgilendiğinizi söyleyin. Bu kuruluşlardan herhangi biriyle ortak olmanızı ve bir sponsorluk yeri için fiyatı dengelemenizi şiddetle tavsiye ederiz. Sürdürülebilirlik, pazarlama çabalarınızın ana odak noktası olacağından, bu, ortak için karşılığını verecektir.

4. Uygun Olduğunda Dijitalleştirin

Sanal bir konferansa ev sahipliği yapmak, etkinliğinizin karbon ayak izini azaltmanın en iyi yollarından biridir. Tamamen hibrit olamıyorsanız, mümkün olan her yeri dijitalleştirdiğinizden emin olun. Sanal bir konferansa ev sahipliği yaparken, daha az kayıt paketi, bilet, kitapçık yazdıracak ve hatta isim etiketlerindeki plastikleri azaltacaksınız.

Tüm toplantılarınızın takvimi ve özetleri, etkinlik barındırma platformunuz üzerinden mobil uygulamanızda kullanılabilir. Konferans salonunun her yerine şarj kioskları (şık buluşma noktaları) yerleştirerek mobil cihazların kullanımını da teşvik edebilirsiniz.

5. Plastikleri Kesin

Pazarlama malzemelerinizden herhangi biri için plastik malzemeler kullanıyorsanız, bu plastiklerin geri dönüştürülebilir olduğundan emin olmanız gerekir. Değilse, bu öğeler için farklı bir satıcıya kaynak sağlamanız gerekir. TerraCycle ile geri dönüştürülmesi onaylanan veya yerel bir geri dönüşüm programına tabi tutulabilecek ürünleri bulun.

Etkinliğiniz tarafından kullanılan (yemekler için değil) plastikler izleyicilerinize geri dönüştürülebilir olarak tanıtılmalıdır. Etkinlik katılımcılarınızdan konferansın sonunda geri dönüştürülebilirleri bir çöp kutusuna atmalarını veya mekan boyunca geri dönüşüm bölmeleri veya çöp kutuları göndermelerini isteyin.

6. Fiziksel Olayları Daha Büyük Zirvelere Yoğunlaştırın

Seyahat, etkinliğinizin etkilerine büyük ölçüde katkıda bulunduğundan, seyahati nasıl azaltabileceğinizi düşünün. Hibritleşmek veya sanal bir konferansa ev sahipliği yapmak bir yoldur, ancak daha önce de belirttiğimiz gibi bu her zaman mümkün değildir.

Yıl boyunca daha az etkinliğe ev sahipliği yapmayı ve bunun yerine odağınızı büyük bir zirveye kaydırmayı düşünün. Büyük bir zirveye ev sahipliği yaparak, büyük olasılıkla ünlü katılımcılardan daha fazla ilgi göreceksiniz ve muhtemelen daha iyi bir katılım göreceksiniz! Tanınmış zirveler ağ kurmak ve bağlantı kurmak için mükemmeldir. Ayrıca, uzak işletmelerin veya endüstrilerin bir araya gelmesi için daha fazla zaman tanıyacaklar.

2021'de Sürdürülebilir Sanal veya Hibrit Konferansa Ev Sahipliği Yapmak

Çoğu etkinliğin çevrimiçi veya karma bir biçimde gerçekleşeceği göz önüne alındığında, 2021'de sanal bir konferansa ev sahipliği yapmak daha kolay olabilir. Ancak, bu yıl yüz yüze bir konferansa ev sahipliği yapıyorsanız, kısa sürede sürdürülebilir satıcıları güvence altına almakta zorlanabilirsiniz.

2021'de sürdürülebilir bir sanal konferansa ev sahipliği yapmak istiyorsanız, tamamen çevreci olmanın zorluğunu azaltabilmeniz için en iyi uygulamaları aşamalı olarak uygulayın.

BM Sürdürülebilir Kalkınma Hedefleri, neyin, neyin ve nasıl sürdürülebilir hale getirilebileceğini düşünürken başlamak için mükemmel bir yerdir.

Hibrit bir konferans oluştururken 17 hedefin ve eyleme dönüştürülebilir adımın tümü uygulanabilir. İşte odaklanmanız gereken bazı şeyler:

  • kullanmadıklarını bağışla
  • Daha az israf edin ve yerel çiftçileri destekleyin
  • Su israfından kaçının
  • Yalnızca enerji tasarruflu cihazlar ve ampuller kullanın
  • Marjinal ve dezavantajlıları destekleyin
  • Bisiklete binin, yürüyün veya toplu taşıma araçlarını kullanın
  • Kağıt, plastik, cam ve alüminyumu geri dönüştürün
  • İklim eylemine odaklanın
  • Okyanusları temiz tutmak için plastik torbalardan kaçının
  • Bir ağaç dikin ve çevreyi korumaya yardımcı olun
  • İnsan hakları için ayağa kalk
  • Yerel kalkınma ve finansman için lobi (ortaklıklar)

Her etkinlik, yukarıda ve BM tarafından ortaya konan tüm hedeflere veya eyleme geçirilebilir öğelere odaklanamaz; ancak, bu sürdürülebilir hedefleri teşvik etmek için bir etkinlikte uygulanabilir yollarla uygulanabilirler.

Bir sonraki sanal veya karma konferansınıza ev sahipliği yapmak mı istiyorsunuz? Bugün iletişime geçin ve ödüllü hepsi bir arada aygıtımız hakkında bilgi edinin sanal platform marka çabalarınızı ölçeklendirmenize yardımcı olabilecek bir çözüm.

 

Etkinlikler gelişiyorlar. Asla bir ritmi kaçırmayın.

En son haberlerimizi, stratejilerimizi, taktiklerimizi, fikirlerimizi, ürün güncellemelerimizi ve daha fazlasını almak için bültenimize kaydolun.