Thử miễn phí Đặt một bản demo

Tất cả những gì bạn cần biết về cách tạo một hội nghị trực tuyến thành công

Tổ chức hội nghị thượng đỉnh trực tuyến thành công

Một phần là do đại dịch COVID-19, sự kiện trực tuyến đang bùng nổ. Hội nghị trực tuyến là một cách để kết nối với khán giả của bạn cũng như tăng khả năng tạo khách hàng tiềm năng và tăng doanh thu. Nếu bạn chưa bao giờ tổ chức một hội nghị trực tuyến trước đây, có thể hiểu nhiệm vụ này có vẻ khó khăn.

Chúng tôi ở đây để giúp đỡ.

Nếu bạn quan tâm đến việc tổ chức một hội nghị trực tuyến, quy trình này khá đơn giản, nhưng cần thực hiện tốt các bước nhất định trước.

Dưới đây là hướng dẫn ngắn gọn về các hội nghị trực tuyến và chín bước đơn giản để bắt đầu!

Hội nghị trực tuyến là gì?

Hội nghị thượng đỉnh trực tuyến hoặc ảo thường được mô tả như một hội thảo trên web tổng hợp và nó tương tự như một hội nghị trực tuyến. Tuy nhiên, một hội nghị thượng đỉnh ảo không chỉ là một hội nghị. Hội nghị thượng đỉnh ảo thường là một cuộc tụ họp liên ngành kéo dài nhiều ngày của những cá nhân có cùng chí hướng được tổ chức trực tuyến.

Hội nghị thượng đỉnh ảo thường thu hút các tài năng hàng đầu và các chuyên gia trong ngành. Các chuyên gia này được phỏng vấn xung quanh một chủ đề cụ thể hoặc chủ đề thích hợp trong một chủ đề tổng thể.

Hội nghị thượng đỉnh trực tuyến có thể tăng doanh thu, nâng cao nhận thức về thương hiệu, bổ sung cho các chiến dịch tạo khách hàng tiềm năng và mở rộng kiến ​​thức chuyên đề.

Tại sao bạn nên tổ chức hội nghị trực tuyến?

Tùy thuộc vào ngành bạn đang tham gia, mức độ tiếp thị mà hội nghị của bạn có thể xử lý và nền tảng sự kiện ảo mà bạn sử dụng, hội nghị trực tuyến của bạn có khả năng tăng đáng kể doanh thu, tăng nhận thức về thương hiệu, cung cấp các kết nối mạng có ý nghĩa (và sinh lợi), và hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh và chiến dịch tiếp thị rộng lớn hơn.

Nếu bạn có thời gian và sẵn sàng tổ chức một hội nghị trực tuyến, hãy làm điều đó! Chưa bao giờ có thời điểm nào tốt hơn bây giờ!

Và với sự hỗ trợ của thương hiệu của bạn ủng hộ hội nghị trực tuyến, ngày càng nhiều người sẽ đổ xô đến đó. Bạn có thể ngạc nhiên về mức độ quan tâm xung quanh sự kiện của bạn!

Một số lý do tại sao bạn nên cân nhắc tổ chức hội nghị thượng đỉnh trực tuyến bao gồm:

  • Tăng ảnh hưởng và quyền hạn của bạn
  • Phát triển của bạn danh sách email
  • Kiếm lời

Đây là những chiến thắng dễ dàng. Trên hết, hội nghị trực tuyến mang lại giá trị cho những người tham dự của bạn (những người muốn thông tin bạn đang cung cấp) và giúp các diễn giả hoặc nhà cung cấp của bạn. Hội nghị thượng đỉnh trực tuyến thường cung cấp một nền tảng cho các diễn giả muốn phát triển hồ sơ của họ. Nó cũng cho phép người nói phát triển danh sách email của họ hoặc thu hút khách hàng tiềm năng.

Cách tạo hội nghị trực tuyến: 9 bước đơn giản

Bắt đầu một hội nghị thượng đỉnh trực tuyến có thể khó khăn. Tuy nhiên, với chín bước đơn giản này, bạn sẽ dễ dàng bắt đầu hội nghị trực tuyến của mình.

1. Trước hết, hãy cho bản thân nhiều thời gian (4 đến 6 tháng)

 

Trước khi bắt đầu lập kế hoạch, bạn cần đảm bảo rằng mình đã dành đủ thời gian cho mình. Giữa tiếp thị rút ra và tiếp thị FOMO, sắp xếp các chủ đề của bạn, tổ chức các phiên họp và khiến người nói của bạn đồng ý trình bày, những việc này sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn có thể mong đợi.

Có thể mất ít nhất bốn đến sáu tháng để mọi thứ khớp với nhau. Nếu bạn cố gắng xúc tiến quá trình này, bạn có thể thất bại, điều này khác với việc bạn chỉ căng thẳng hoặc gấp rút tổ chức hội nghị trực tuyến.

Bạn có thể không nhận được loa bạn cần, người nói có thể bỏ qua và bạn có thể mất tiền do trải nghiệm khách hàng kém. Dành thời gian mà bạn cần và đừng cắt xén nó.

2. Xác định đối tượng của bạn

 

Bước này rất quan trọng vì bạn cần phải hiểu lý do tại sao khán giả của bạn sẽ tham dự ngay từ đầu để bạn có thể đưa ra giải pháp phù hợp cho họ.

Khi xác định đối tượng của bạn, hãy hỏi những câu hỏi sau:

  • Hội nghị thượng đỉnh ảo dành cho ai?
  • Tại sao họ quan tâm đến việc tham dự hội nghị thượng đỉnh này?
  • Tại sao bạn muốn xuất hiện trước khán giả này?

Bằng cách đặt những câu hỏi này, bạn đang dẫn đến các mục tiêu và ưu đãi của hội nghị trực tuyến của mình. Bạn sẽ có thể xác định những điểm đau chính để chọn chủ đề và người thuyết trình phù hợp.

3. Tạo Chương trình làm việc và Chủ đề chính (hoặc Chủ đề)

 

Khi bạn đã thiết lập những điều này, bạn có thể bắt đầu xây dựng chương trình làm việc của mình. Xác định các chủ đề chính hoặc có thể là chủ đề chính của hội nghị để bạn có thể bắt đầu phát triển chiến dịch tiếp thị của mình.

Chương trình của bạn có thể muốn tập trung vào các chủ đề mà bạn biết rằng những người thuyết trình của bạn giỏi. Hoặc, nếu bạn đã có một số người thuyết trình quan tâm hoặc bị khóa, thì bạn có thể bắt đầu xây dựng các chủ đề xung quanh bài thuyết trình của họ.

Tốt hơn hết là xác định các chủ đề của bạn trước và sau đó bắt đầu vào danh sách yêu thích của người thuyết trình. Điều này sẽ đảm bảo rằng sự kiện của bạn luôn rõ ràng và tập trung.

4. Xác định phiếu mua hàng của bạn

 

Ngay từ sớm, trước khi tiếp cận với những người thuyết trình, bạn nên biết những gì bạn sẽ bán hoặc cung cấp cho những người tham dự. Bạn có thể đang cố gắng bán thêm các gói loa hoặc phát triển dẫn thế hệ danh sách.

Bạn có mục tiêu thương hiệu của riêng mình, nhưng bạn cũng cần phản hồi cho khán giả của mình.

Các ưu đãi phổ biến bao gồm:

  • Quyền truy cập trọn đời hoặc VIP vào hội nghị thượng đỉnh trực tuyến của bạn hoặc nội dung được ghi lại
  • Bán ưu đãi cốt lõi của bạn có kèm theo Thẻ không giới hạn
  • Bạn có thể muốn cung cấp một gói phần thưởng, chẳng hạn như giảm giá cho dịch vụ đăng ký của bạn hoặc một thỏa thuận tiền thưởng mà họ không thể nhận được ở bất kỳ nơi nào khác

5. Xác định Diễn giả tiềm năng cho Hội nghị của bạn

 

Bây giờ bạn đã phát triển các mục tiêu sự kiện, dịch vụ và chủ đề của mình, bạn có thể bắt đầu xác định các diễn giả tiềm năng. Bạn sẽ muốn những người có thể cung cấp nội dung tuyệt vời cho đối tượng mục tiêu của bạn, cũng như một người có tên tuổi được công nhận sẽ tạo uy tín cho sự kiện.

Bạn cũng cần một người sẵn sàng chia sẻ sự kiện với khán giả của họ. Vì diễn giả là một phần trong nỗ lực tiếp thị của bạn, bạn sẽ muốn họ có đối tượng mục tiêu tương tự để bạn có thể mở rộng phạm vi tiếp cận và thu hút nhiều người tham dự quan tâm hơn.

6. Tuyển dụng diễn giả hội nghị trực tuyến của bạn

 

Việc tuyển dụng diễn giả của bạn có thể khó khăn. Bạn sẽ cần có các kế hoạch dự phòng về kinh phí, các diễn giả bị từ chối và nếu các diễn giả hủy bỏ.

Tạo danh sách theo dõi để bạn có thể xác định bạn đã liên hệ với người nói nào, ngày tháng và phản hồi. Bạn cũng sẽ muốn bắt đầu thu thập thông tin cơ bản, như tên, URL hoặc tay cầm LinkedIn, địa chỉ email và tiểu sử của họ. Bạn thậm chí có thể thêm thông tin như chủ đề họ sẽ trình bày, lý do tại sao người nói phù hợp và ghi chú thư từ.

Cân nhắc tạo các mẫu email để bạn có thể đánh giá mức độ quan tâm của người trình bày. Bạn muốn viết một email bắt đầu phản hồi. Khán giả của bạn nên trả lời bằng những chỉ thị rõ ràng, chẳng hạn như “Tôi muốn nghe thêm” hoặc “Tôi cần thêm thông tin” hoặc “Tôi không quan tâm”. Nếu bạn tiếp tục bị từ chối, thì bạn có thể làm lại mẫu của mình để bao gồm thêm thông tin nhằm giúp họ đưa ra quyết định.

Khi hoàn thành hội nghị, bạn có thể xác định danh sách theo dõi của mình. Bao gồm tên diễn giả, tiêu đề bài thuyết trình cuối cùng của diễn giả, mô tả về bài thuyết trình của họ, thẻ và ngày giờ bài thuyết trình được phát trực tiếp.

7. Nhận diễn giả của bạn để chia sẻ sự kiện của bạn

 

Khi bạn được các diễn giả đồng ý tham dự, thì bạn có thể bắt đầu chiến lược tiếp thị của mình. Ít nhất bạn nên có các yếu tố xã hội có thương hiệu mà bạn có thể chia sẻ với những người tham dự của mình để họ có thể bắt đầu tạo ra tiếng vang xung quanh sự kiện.

Để đảm bảo rằng các diễn giả chia sẻ sự kiện, hãy đưa sự kiện đó vào hợp đồng với diễn giả và theo dõi họ định kỳ. Nhắc họ rằng bạn đã tạo một thư viện nội dung, vì vậy việc chia sẻ chỉ cần một vài cú nhấp chuột.

Nếu bạn có ngân sách, bạn có thể trả cho họ một khoản hoa hồng nhỏ trên mỗi cổ phiếu hoặc trả trước cho họ một khoản phí.

8. Tạo và cấu trúc các trang đích quan trọng cho Hội nghị thượng đỉnh ảo

 

Nếu bạn chưa có thương hiệu, thì bạn sẽ muốn bắt đầu. Bạn nên thuê ngoài (thay vì tự thiết kế) và đảm bảo rằng bạn có các tệp vectơ.

Bạn sẽ muốn tạo: biểu trưng sự kiện (như đã đề cập ở trên), Trang đăng ký hội nghị ảo của bạn, trang cảm ơn, thiết kế trang web sự kiện và trang bán hàng. Bạn có thể thêm các trang phiên vào trang web sự kiện của mình để khách truy cập sẽ thấy các diễn giả và có thể là chương trình. May mắn thay, một nền tảng tổ chức sự kiện như Accelevents cung cấp cho mỗi hội nghị ảo một trang web / trang đích sự kiện được lưu trữ, vì vậy tất cả những gì bạn cần làm là điền nó vào.

Đảm bảo rằng kênh bán hàng của bạn đã được thiết lập, vì vậy phương tiện truyền thông xã hội hoặc chiến dịch tiếp thị qua email liên kết đến các trang đăng ký, sau đó đến trang cảm ơn hoặc trang trang web sự kiện và cuối cùng là trang bán hàng.

9. Cách tổ chức hội nghị hàng ngày của bạn

 

Có rất nhiều điều diễn ra trước sự kiện, trong suốt sự kiện và sau sự kiện đó. Đây là những gì bạn cần biết:

Trước hội nghị

  • Bạn đang trong giai đoạn quảng cáo lớn, nhưng bạn cũng nên thử nghiệm công nghệ ảo và những người trình bày khắc phục sự cố.
  • Đối với hoạt động tiếp thị, bạn liên tục đẩy lưu lượng truy cập đến hội nghị của mình: danh sách tiếp thị qua email, tiếp thị trên mạng xã hội và PPC hoặc quảng cáo.
  • Tất cả các chiến lược tạo lưu lượng truy cập tiêu chuẩn sẽ hoạt động cho hội nghị trực tuyến của bạn.
  • Bạn cũng có thể đăng sách điện tử và sử dụng tiếp thị nội dung để giáo dục những người đăng ký quan tâm.
  • Đảm bảo rằng các đối tác của bạn, bao gồm các nhà tài trợ hoặc bất kỳ đơn vị triển lãm nào, đang chia sẻ sự kiện này.
  • Sự kiện trực tiếp của bạn sẽ rất bận rộn, vì vậy bạn sẽ cần nguồn trợ giúp. Đảm bảo bạn chạy qua trước sự kiện và thuê một nhóm tổ chức sự kiện ảo để giúp phối hợp hỗ trợ CNTT và hỗ trợ dịch vụ khách hàng.

Sự kiện trực tiếp

  • Đừng ngần ngại gửi email nhắc nhở và thông báo về những người sẽ trình bày trong sự kiện trực tiếp.
  • Bạn sẽ muốn quảng bá các nhà tài trợ và các kế hoạch sau sự kiện mà bạn đã thực hiện.

Hậu thượng đỉnh

  • Cố gắng và tiếp tục xây dựng cộng đồng. Bạn có thể cho phép VIP truy cập vào các phiên được ghi trước sau sự kiện và khuyến khích kết nối trong các phiên kết nối sau sự kiện.

Cách tối đa hóa hội nghị trực tuyến của bạn để tạo khách hàng tiềm năng

Hội nghị thượng đỉnh trực tuyến thường được sử dụng cùng với một chiến lược tiếp thị rộng lớn hơn. Bạn có thể có mục tiêu ban đầu là thu hút người đăng ký nhận bản tin mới hoặc tung ra một sản phẩm. Do đó, hội nghị trực tuyến sẽ là một phần trong nỗ lực tiếp thị của bạn.

Tối ưu hóa Kênh bán hàng

 

Hội nghị thượng đỉnh ảo có thể được tối đa hóa theo một số cách, nhưng điều quan trọng nhất là bạn phải cân nhắc tạo kênh bán hàng Đầu tiên:

Cân nhắc rằng kênh bán hàng hội nghị thượng đỉnh ảo của bạn sẽ bắt đầu với quảng cáo trực tiếp đến người tiêu dùng, tiếp thị qua email hoặc quan hệ đối tác.

Bước đầu tiên trong phễu bán hàng sẽ hướng mọi người đăng ký tham gia hội nghị. Bạn sẽ nhận được thông tin liên hệ của người đăng ký, thông tin này cũng có thể được sử dụng như gen khách hàng tiềm năng.

Dù họ có tham dự hội nghị hay không, bạn cũng muốn người đăng ký hiểu rằng công ty của bạn có thể cung cấp dịch vụ hoặc giải quyết vấn đề. Sau khi họ đăng ký, hãy hướng họ đến trang bán hàng nơi có sẵn ưu đãi chính. Đây có thể là sự nâng cấp từ gói hội nghị thượng đỉnh ảo miễn phí thành gói VIP hoặc có thể là quyền truy cập trả phí vào hội thảo được thiết kế để tổ chức riêng trước hội nghị.

Người đăng ký của bạn sẽ mua (bán thêm) hoặc từ chối đề nghị. Sau đó, bạn nên gửi một đợt giảm giá.

Như bạn có thể thấy, khi những người đăng ký tham gia hội nghị của bạn đăng ký, bạn sẽ có lợi thế duy nhất. Bạn có lựa chọn để:

  • Cung cấp cho họ một đợt bán thêm ngay lập tức
  • Cung cấp cho họ hàng bán lại tại sự kiện
  • Hoặc bán thêm chúng sau sự kiện như một phần của chiến dịch nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng

Mọi người đều có thể được cung cấp dịch vụ bán thêm ngay lập tức (mặc dù bạn có thể khiến một số người không thích với chiến thuật này). Tuy nhiên, sau đó khách hàng tiềm năng của bạn có thể được phân loại là nghiêm trọng hơn (đủ điều kiện bán hàng) hoặc ít nghiêm trọng hơn (đủ điều kiện tiếp thị) sau khi họ tham dự hoặc không tham dự hội nghị.

Những sự kiện này tạo ra hàng trăm nghìn người đăng ký mới cho các chiến dịch tiếp thị qua email.

Tối ưu hóa Hội nghị trực tuyến

 

Hội nghị thượng đỉnh ảo thường miễn phí tham dự vì nó cung cấp cho các nhà cung cấp, nhà tài trợ, người thuyết trình và thương hiệu của bạn khả năng thu hút khách hàng tiềm năng. Bán hàng có thể được thực hiện xuyên suốt, bao gồm cả “Thẻ truy cập không giới hạn” được cung cấp cho những người tham dự đã đăng ký để họ có thể truy cập video hoặc bản ghi sau khi sự kiện kết thúc.

Hội nghị trực tuyến của bạn phải có một danh sách các diễn giả, nhà tài trợ và đối tác thú vị và bạn có thể sử dụng những kết nối này để làm lợi thế cho mình. Đối tác có thể:

  • Đăng lên mạng xã hội trong suốt sự kiện
  • Cung cấp các ưu đãi, phiếu giảm giá và ưu đãi dành riêng cho người tham dự và người đăng ký
  • Hỗ trợ các nỗ lực tiếp thị của bạn trước và sau sự kiện
  • Làm việc chăm chỉ để cải thiện mức độ tương tác với sự kiện
  • Tăng uy tín thương hiệu, sự tin cậy và ảnh hưởng của bạn
  • Tạo hội nghị trực tuyến tốt nhất của bạn với Accelevents
  • Bản thân hội nghị thượng đỉnh ảo là một chiến lược tạo khách hàng tiềm năng đặc biệt hấp dẫn vì chúng có thể phát triển cơ sở khách hàng của bạn và cung cấp cho bạn khách hàng tiềm năng để bắt đầu làm việc.

Tuy nhiên, thật khó để tạo ra một sự kiện thành công nếu không có nền tảng lưu trữ phù hợp. Accelevents là một trong những nền tảng duy nhất đi kèm với các tính năng gốc được thiết kế để tối ưu hóa hội nghị trực tuyến của bạn.

Người tổ chức sự kiện với Accelevents sẽ có quyền truy cập vào:

  • Hỗ trợ khách hàng và kỹ thuật 24/7
  • phân tích
  • Nhãn trắng và nền tảng tổ chức sự kiện tùy chỉnh
  • Trang đích và tích hợp tạo khách hàng tiềm năng
  • Khả năng quảng bá các nhà tài trợ
  • Điểm cho các yếu tố có thương hiệu trong sự kiện và trên trang web của sự kiện
  • Các tính năng để tương tác với khán giả, chẳng hạn như trò chuyện trực tiếp, cuộc thăm dò ý kiến ​​và không gian ảo
  • Đặt vé và đăng ký

Hãy thử Tăng tốc nền tảng giải pháp ảo tất cả trong một miễn phí ngay hôm nay và xem cách chúng tôi có thể giúp bạn tối đa hóa phạm vi tiếp cận và mở rộng mục tiêu kinh doanh của mình.

Sự Kiện đang phát triển. Không bao giờ bỏ lỡ một nhịp.

Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để nhận tin tức, chiến lược, chiến thuật, ý tưởng, cập nhật sản phẩm và hơn thế nữa mới nhất của chúng tôi.