Thử miễn phí Đặt một bản demo

Những điều cần cân nhắc khi chọn một địa điểm tổ chức sự kiện kết hợp

hình ảnh nổi bật - Những điều cần cân nhắc khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện kết hợp

Sự kiện kết hợp được dự kiến ​​là loại sự kiện phổ biến nhất vào năm 2021. Với sự chuyển đổi sang sự kiện kỹ thuật số trong năm qua và sự gia tăng của công nghệ kỹ thuật số cho phép các cuộc họp kết hợp, các nhà tiếp thị sự kiện và nhà hoạch định sự kiện nên mong đợi các sự kiện kết hợp sẽ được ưu tiên trong thời gian tới Tương lai.

Một sự kiện kết hợp thành công, giống như bất kỳ loại sự kiện nào khác, có thể tạo nên hoặc phá vỡ thành công của sự kiện. Đó là lý do tại sao địa điểm tổ chức sự kiện của bạn phải được chuẩn bị để tổ chức các thành phần kỹ thuật số theo kế hoạch.

Bạn có thể nghĩ rằng bất kỳ địa điểm nào cũng sẽ phù hợp để số hóa, nhưng hãy suy nghĩ lại. Các địa điểm cần được chuẩn bị để tiến tới kỹ thuật số. Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện kết hợp:

Chọn địa điểm: Sự kiện kết hợp khác nhau như thế nào?

Có rất nhiều thứ đi vào chọn đúng địa điểm. Tùy thuộc vào quy mô sự kiện của bạn, thời lượng và loại khán giả mà bạn mong đợi, các nhà tổ chức sự kiện phải xem xét nhiều yếu tố của một địa điểm tổ chức sự kiện trực tiếp để đảm bảo rằng nó hoạt động.

Các nhà tổ chức sự kiện chủ yếu cân nhắc:

  • Chi phí của địa điểm
  • Quy mô của sự kiện
  • Dịch vụ ăn uống
  • Bãi Đậu Xe
  • Chỗ ở
  • Địa điểm còn trống
  • Và phối hợp với các nhóm sự kiện khác

Thời Gian chuyển sang định dạng kết hợp, những yếu tố này vẫn quan trọng. Tuy nhiên, bạn có thể nhìn nhận chúng theo cách khác. Ví dụ: bạn có thể muốn giới hạn quy mô của sự kiện trực tiếp vì một số lý do. Điều này sẽ giúp bạn giữ cho số lượng người tham dự thấp và bạn có thể sử dụng một địa điểm tổ chức sự kiện cửa hàng “nhỏ hơn” hoặc nhiều hơn.

Tuy nhiên, có một số sự đánh đổi. Chỉ vì bạn có thể thu nhỏ quy mô không có nghĩa là chi phí của địa điểm cũng sẽ nhỏ hơn hoặc phải chăng hơn. Một sự kiện kết hợp cần một số yếu tố khác, chẳng hạn như kết nối internet mạnh mẽ và mạnh mẽ và khả năng kết nối và tích hợp thiết bị AV chẳng hạn.

Mặc dù hầu hết các địa điểm tổ chức sự kiện đã cập nhật công nghệ của họ, nhưng bạn có thể phải trả nhiều tiền hơn để có quyền truy cập sớm vào địa điểm để kiểm tra thiết bị hoặc cho nguồn điện bổ sung cần thiết.

Trong mọi trường hợp, việc lập kế hoạch cho một địa điểm kết hợp khác một chút so với một địa điểm trực tiếp, tiêu chuẩn. Dưới đây là một số điều hàng đầu cần xem xét:

Kết nối Internet

Những người tham gia sự kiện của bạn sẽ mong muốn có kết nối internet, nhưng nhóm của bạn cũng sẽ cần một luồng chất lượng cao để quá trình phát trực tuyến phiên trực tuyến không bị gián đoạn. Địa điểm bạn sẽ đến sẽ cần có nhà cung cấp dịch vụ internet sự kiện (ISP) có khả năng xử lý băng thông internet cao và giữ kết nối an toàn.

Đảm bảo xem xét những điều sau liên quan đến Wi-Fi sự kiện:

  • An toàn và đáng tin cậy, đặc biệt là trong môi trường mật độ cao.
  • Được hỗ trợ bởi đội ngũ kỹ thuật mạng tại chỗ đáng tin cậy trong trường hợp ngừng hoạt động.
  • Chọn một băng thông chuyên dụng cao, giới hạn thời gian ngừng hoạt động mà ISP có thể gặp phải trong một tháng.
  • Nếu địa điểm không thể có được băng thông chuyên dụng, thì rất có thể họ không được lắp đặt cáp quang.
  • Tìm kiếm tốc độ phát trực tuyến tối thiểu là 10GB với độ trễ thấp.
  • Các địa điểm thương mại thường có tần số 2.4 GHz, vì vậy hãy đảm bảo tìm một địa điểm cung cấp Wi-Fi Băng tần kép (cung cấp cả 2.4 và 5 GHz cho một số người dùng nhất định).
  • Bạn sẽ muốn Wi-Fi có thể được giới hạn cho những người dùng cụ thể. Ví dụ: nếu bạn đang cung cấp quyền truy cập với tư cách khách, hãy nhận biết rằng khoảng 10% người dùng sẽ truy cập internet cùng một lúc. Số tiền này có thể lớn hơn tại một sự kiện của công ty, hội nghị kết hợp hoặc cuộc họp kết hợp. Xem xét lưu lượng truy cập Wi-Fi.
  • 10MB trên 100 người dùng là ổn cho một đám đông sử dụng cao; 2MB trên 100 người dùng là ổn cho đám đông sử dụng thấp hoặc các sự kiện nhỏ hơn.
  • Luồng trực tiếp của bạn sẽ cần chất lượng luồng cao hơn, băng thông lớn và yêu cầu nhiều năng lượng hơn.
  • Tốc độ kiểm tra hoặc ping phải chạy trong khoảng 30ms trở xuống và tốc độ 2MB trên 100 người dùng.

Việc điều hướng sự kiện kết hợp của bạn cần những gì về kết nối internet có thể khó khăn. May mắn thay, nhiều địa điểm tổ chức sự kiện đã nằm trong top này. Vì vậy, tất cả những gì bạn cần làm là thông báo cho địa điểm về nhu cầu của bạn. Bạn có thể phải chọn các gói phát trực tuyến lớn hơn (vì đây có thể là một tùy chọn có thể mở rộng).

Không gian và Thiết bị

Không gian sự kiện của bạn nên được chuẩn bị với:

  • Máy ảnh (với một loạt các tùy chọn, bao gồm HD, nhiều máy ảnh, giá ba chân và giá đỡ máy ảnh, máy ảnh phát trực tiếp và máy ảnh hỗ trợ nhiều kích thước màn hình).
  • Micrô chất lượng cao có thể kết nối với luồng video.
  • Người điều hành AV có thể kiểm soát thời điểm kết nối âm thanh chuyển mic để tránh phản hồi và cho phép khán giả có thể nghe thấy trong các phiên hỏi và trả lời.
  • Một nhà điều hành video để kiểm soát các tùy chọn video, đảm bảo rằng video luôn được ghi và nguồn cấp dữ liệu đang chuyển đổi thích hợp cho luồng trực tuyến trực tuyến.
  • Khả năng kiểm tra thiết bị để đảm bảo rằng khán giả ảo có thể nghe và nhìn một cách chính xác; bạn cũng sẽ muốn kiểm tra khả năng phát trực tuyến thông qua nền tảng sự kiện trực tuyến của mình để bạn biết những trình duyệt và / hoặc hệ điều hành mà luồng hoạt động.
  • Hỗ trợ kỹ thuật, không chỉ cho Wifi mà cho thiết bị AV vì có khả năng thiết bị này bị trục trặc.

Hỗ trợ nội bộ

Như đã đề cập trước đây, địa điểm bạn đến phải cung cấp hỗ trợ nội bộ để quản lý âm thanh, video, thiết bị kỹ thuật (cần được cung cấp) và Kết nối wifi.

Nếu họ không cung cấp điều này, bạn nên thương lượng giá cả với các hợp đồng tổ chức sự kiện tiềm năng vì bạn sẽ phải tự tìm nguồn công nghệ. Xem xét rằng bạn sẽ phải thuê một nhóm AV để mang thiết bị của riêng họ đến sự kiện của bạn trong nhiều ngày, điều này sẽ ngốn một phần đáng kể ngân sách của bạn.

Hỏi xem địa điểm có cung cấp hỗ trợ CNTT cho phát trực tuyến, kỹ sư mạng, trạm sạc, kết nối ethernet cho người thuyết trình và nguồn điện cao áp hay không.

Nếu địa điểm không thể cung cấp tất cả các yếu tố này, thì bạn có thể phải thuê ngoài (hoặc chọn một địa điểm khác). Có người giám sát âm thanh, video, internet và công nghệ là rất quan trọng để sự kiện của bạn diễn ra hoàn hảo cho cả người tham dự trực tiếp và từ xa.

Tính khả dụng và quyền truy cập

Với bất kỳ công nghệ nào, bạn cần có khả năng kết nối máy tính và / hoặc phần mềm của riêng mình và kiểm tra để đảm bảo rằng mọi thứ luôn hoạt động. Nếu bạn có một số người trong nhóm của bạn làm việc song song với hỗ trợ kỹ thuật nội bộ, thì họ nên xem qua các thông số kỹ thuật để mỗi thành viên trong nhóm của bạn biết cách mọi thứ hoạt động và cách kết nối với thiết bị AV, máy tính tại chỗ. , mạng internet, máy chiếu trên cao, v.v.

Nếu địa điểm kết hợp của bạn có sẵn trong khoảng thời gian bạn muốn, hãy đảm bảo rằng người tổ chức sự kiện của bạn và nhóm của bạn có thể truy cập địa điểm sớm để thực hiện các thông số thử nghiệm này và thiết lập thiết bị của bạn. Bạn cũng có thể muốn đến địa điểm trước một vài tuần để có thể xác nhận rằng hệ điều hành và các công nghệ khác của bạn đã được thiết lập và tương thích với công nghệ của địa điểm.

Nếu bạn có thể, hãy điều phối khoảng thời gian này với khán giả trực tuyến thử nghiệm và người thuyết trình trực tuyến để bạn có thể kiểm tra tất cả các khía cạnh của công nghệ và nền tảng sự kiện ảo.

Cung cấp điện đầy đủ

Một số địa điểm cũ hơn có thể vẫn còn sử dụng nguồn điện cũ. Nguồn điện cũ hoặc nhỏ sẽ có nghĩa là công nghệ sự kiện của bạn có thể bị đoản mạch hoặc hỏng hóc ngay giữa sự kiện của bạn. Bạn cần nguồn cung cấp điện cho sự kiện của mình đủ mạnh để xử lý một số người tham dự, công nhân và nhu cầu công nghệ.

Nếu bạn có máy tính chất lượng cao, thì bạn sẽ cần một bộ nguồn có thể phù hợp với điều này. Địa điểm nên có sẵn nguồn điện thương mại, nhưng liệu nó có thể mở rộng quy mô phù hợp không? Địa điểm có thể chứa 500-1,000 người tham dự. Tuy nhiên, bạn cần xác nhận xem họ có thể xử lý thiết bị AV (chẳng hạn như micrô và loa cho người xem trực tiếp), kết nối với tổng đài, bộ mã hóa và máy tính tháp hay không và tải video / âm thanh đó lên trực tiếp thông qua nền tảng ảo của bạn.

Sự kiện càng có nhiều người tổ chức, bạn càng có nhiều khả năng cần nhiều thiết bị, công nghệ và năng lượng hơn. Hãy xem xét những khía cạnh này trước khi bạn đến với một địa điểm tổ chức sự kiện lớn “đơn giản”.

Chuyển sang các sự kiện kết hợp có ý nghĩa đối với hầu hết các thương hiệu. Tuy nhiên, nếu không có sự chuẩn bị chu đáo, rất có thể bạn chọn một địa điểm tổ chức sự kiện không như ý. Cân nhắc kỹ lưỡng về khả năng cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện kết hợp liền mạch của địa điểm tổ chức sự kiện đó. Kiểm tra để đảm bảo rằng họ đã tổ chức các sự kiện kết hợp trong quá khứ và đang đặt mối quan tâm về công nghệ của bạn lên hàng đầu.

 

Sự Kiện đang phát triển. Không bao giờ bỏ lỡ một nhịp.

Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để nhận tin tức, chiến lược, chiến thuật, ý tưởng, cập nhật sản phẩm và hơn thế nữa mới nhất của chúng tôi.