Thử miễn phí Đặt một bản demo

8 Mẹo lập ngân sách sự kiện mà mọi người lập kế hoạch sự kiện nên biết

Lập ngân sách sự kiện có thể là một công việc phức tạp. Có thể là một thách thức để tuân theo một ngân sách, nhưng những người khác dường như không thể tạo ra một ngân sách thực tế. 

Thời Gian lập kế hoạch cho một sự kiện ngân sách, có rất nhiều thứ mà các nhà tổ chức sự kiện phải xem xét. Ngoài các nhu cầu thiết yếu như chi phí địa điểm và nhân viên sự kiện, bạn cũng sẽ muốn cho phép các khoản chi phí đột xuất, quỹ khẩn cấp và các khoản phí ẩn phát sinh. 

Để giúp bạn, Tăng tốc đã vạch ra tám mẹo lập ngân sách sự kiện do các nhà lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp cung cấp. Sử dụng các mẹo này để giúp bạn chuẩn bị cho những ẩn số về ngân sách, tận dụng ROI của sự kiện và đặt sự kiện của bạn đi đúng hướng. 

1. Xác định mục tiêu lập ngân sách sự kiện và KPI chính của bạn

Trước khi bạn có thể bắt đầu phân bổ ngân sách sự kiện của mình, hãy biết rằng bạn không thể bắt đầu mà không hiểu mục tiêu sự kiện và KPI (các chỉ số hiệu suất chính). Quy trình lập ngân sách cho hội nghị hoặc sự kiện thường sẽ xảy ra sau khi bạn đã xác định được các mục tiêu chính nhưng trước khi bạn đặt nền móng cho quá trình lập kế hoạch. Điều này là do bạn không thể lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện nào mà không biết mình có thể chi bao nhiêu. 

mục tiêu ngân sách sự kiện

Do đó, bạn nên đi đúng hướng để sắp xếp các mục tiêu sự kiện với KPI của mình. Ví dụ: nếu mục đích chính là tạo ra doanh thu từ doanh thu bán vé, hãy xác định số lượng bán cho số lượng bạn cần, số lượng bạn muốn lý tưởng và số lượng bạn muốn tối ưu. Từ đó, quay lại kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn và ước tính mức độ lớn mà bạn mong đợi sự kiện của mình cũng như quy mô mà bạn nghĩ mình có thể quản lý. 

Đương nhiên, giá vé của bạn sẽ phụ thuộc vào chi phí địa điểm, hóa đơn nhân viên tổ chức sự kiện và chi phí ăn uống. Tuy nhiên, khi bạn tiếp tục, bạn có thể thấy số tiền bạn cần tính phí hoặc số lượng bán vé bạn cần thực hiện để đạt được chi phí cụ thể. 

2. Sử dụng dữ liệu trong quá khứ (Từ các sự kiện trong quá khứ của bạn hoặc các sự kiện tương tự) để ước tính ban đầu

Một trong những mẹo lập ngân sách tốt nhất là rút ra kinh nghiệm, khi định giá cho một sự kiện và lập ngân sách sự kiện. Nếu bạn đã từng tổ chức một sự kiện tương tự trong quá khứ, thì bạn có một số hiểu biết về tỷ lệ và xu hướng chi phí. Nếu bạn đã tổ chức các sự kiện trong hai năm qua và đã vượt quá ngân sách mỗi năm, bạn có thể có xu hướng chi tiêu vượt quá ngân sách của mình mọi lúc. Bạn có thể thử tính toán sự khác biệt với quỹ khẩn cấp hoặc dự kiến ​​điều này khi tính toán ROI ước tính. 

Trong cả hai trường hợp, hãy cố gắng sử dụng dữ liệu sự kiện trong quá khứ từ sự kiện của bạn hoặc một sự kiện tương tự để bạn có thể thấy chi phí thực tế của các hạng mục và chi phí nào quan trọng hơn những chi phí khác. Bạn sẽ muốn tính đến loại sự kiện (là trực tiếp, trực tuyến hoặc lai ), địa điểm của sự kiện, quy mô sự kiện, thương hiệu đang được quảng bá và ngân sách thực tế của sự kiện đó. Nó phải tương đối giống nhau trong từng lĩnh vực này; nếu không, có thể khó chuyển đổi các khía cạnh nhất định của ngân sách đó cho phù hợp với ngân sách của bạn.

Từ đây, bạn có thể lấy ra một hình quả bóng và bắt đầu tinh chỉnh con số này. 

3. Nghiên cứu chi phí lập ngân sách sự kiện

Chi phí sự kiện của bạn có lẽ là khía cạnh thiết yếu nhất của ngân sách của bạn. Dưới đây là mẫu ngân sách sự kiện về chi phí cần xem xét:

Chi phí địa điểm:

  • Chi phí của chính địa điểm
  • Nhân viên tại chỗ và đội tổ chức sự kiện
  • Đồ ăn và đồ uống; phục vụ ăn uống
  • Công nghệ sự kiện, như âm thanh / hình ảnh (sẽ đắt hơn cho các sự kiện kết hợp)
  • Diễn giả và các hình thức giải trí khác như MC
  • Chỗ ở và phương tiện đi lại gần hoặc xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện
  • Bảo vệ
  • Nhân viên tại chỗ khác, như kỹ sư mạng, nhà quay phim, thạc sĩ kỹ thuật, người lập kế hoạch sự kiện và điều phối viên sự kiện
  • Swag và các tài liệu khác tại chỗ
  • Bản in thực, áp phích và biểu ngữ

Tiếp thị và quảng bá sự kiện:

  • Tiếp thị nội dung trả phí và quảng cáo có trả tiền
  • Tiếp thị sự kiện
  • Phí cộng tác viên hoặc người có ảnh hưởng
  • Quảng cáo trên mạng xã hội
  • Tài liệu tiếp thị in
  • Thiết kế đồ họa cho thương hiệu hoặc logo sự kiện
  • Thiết kế trang web và / hoặc lưu trữ (nếu không được bao gồm trong công nghệ quản lý sự kiện của bạn)

Công nghệ quản lý sự kiện:

  • Phí nền tảng sự kiện
  • Phí đặt chỗ và xuất vé
  • Trang web tổ chức sự kiện
  • Ứng dụng sự kiện trên thiết bị di động
  • Các công cụ nắm bắt khách hàng tiềm năng
  • Đăng ký và đăng ký tại chỗ
  • Tích hợp hoặc phát trực tuyến sự kiện ảo
  • Dữ liệu và phân tích

Vì nhiều chi phí trong số này có thể dễ dàng cộng lại, điều quan trọng là phải cắt giảm chi phí nơi bạn có thể (mà chúng tôi sẽ đến bên dưới). Tuy nhiên, chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc lựa chọn nền tảng sự kiện phù hợp có thể giảm đáng kể phí hoặc các khoản chi phí không mong muốn. Ví dụ, một nền tảng tổ chức sự kiện ảo như Accelevents có thể được sử dụng để tổ chức sự kiện tại chỗ, như đặt vé và đăng ký sự kiện. Các tính năng nâng cao của nó có thể hỗ trợ thu thập khách hàng tiềm năng, phát trực tuyến, dữ liệu và phân tích, đặt chỗ, lưu trữ trang web sự kiện, tiếp thị và tích hợp. 

4. Nhận nhiều báo giá của nhà cung cấp

Nhà cung cấp sự kiện của bạn sẽ là một trong những chi phí quan trọng nhất liên quan đến sự kiện của bạn. Vì vậy, hãy chắc chắn để mua sắm xung quanh để nhận được báo giá tốt nhất. Nhận báo giá của nhiều nhà cung cấp và thông báo cho các nhà cung cấp rằng bạn đang tìm kiếm các báo giá cạnh tranh để có được mức giá tốt nhất. 

Trong một số trường hợp, bạn có thể thương lượng các hợp đồng mà cố gắng đưa ra các tính năng bổ sung mà người lập kế hoạch sự kiện không biết. Ví dụ: bạn sẽ không cần phải trả tiền cho công nghệ quản lý sự kiện vì bạn có thể cung cấp khía cạnh đó của nó. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải kiểm tra chi phí công nghệ để xem liệu việc sử dụng đội công nghệ sự kiện của bạn sẽ có lợi hơn so với việc thuê thông qua địa điểm. 

5. Lập Bảng Cân đối Thu nhập Ước tính So với Chi phí

Khi bạn đã có ý tưởng tốt về những gì bạn dự kiến ​​sẽ chi cho sự kiện này, sau đó bạn có thể xem lại doanh số bán vé của mình và cách sự kiện này sẽ kiếm tiền cho bạn. Đầu tư vào một mẫu sự kiện, điều đó có thể giúp bạn biết rõ hơn về chi phí của mình. Giả sử bạn ước tính tất cả các chi phí của mình và thấy rằng bạn cần bán 2,000 vé với giá 1,000 đô la mỗi vé để hòa vốn. Trong trường hợp đó, bạn có thể cần phải đánh giá

a) liệu bạn có thể bán nhiều vé đó với giá đó không,

b) làm như vậy có đáng không, và

c) nơi bạn có thể cắt giảm chi phí để cung cấp giá vé hợp lý hơn (nếu đó là một phần trong mục tiêu của bạn). 

Bắt đầu vạch ra các ước tính bán hàng khác nhau để bạn có thể lập kế hoạch chiến lược bán hàng của mình. Nếu bạn cần giữ giá vé cao, bạn có thể sẽ có một chiến dịch tiếp thị trực tiếp phù hợp với điều này. Các khoản chi của bạn cũng không buộc bạn phải hòa vốn, trừ khi bạn quyết tâm sử dụng các chiến thuật tiếp thị dài hạn. 

6. Đánh giá lại các mục tiêu lập ngân sách sự kiện của bạn để xác định các lĩnh vực tiết kiệm tiền

Thường xuyên hơn không, nếu bạn không có ngân sách chắc chắn hoặc nếu đây là sự kiện đầu tiên của bạn, bạn có thể thấy rằng bạn đã quá lạm dụng trong việc lập kế hoạch chi phí cho sự kiện. Tuy nhiên, một số nhà lập kế hoạch sự kiện thì ngược lại và không cho bản thân hoặc nhóm của họ không gian để thở. 

Cố gắng tìm sự cân bằng hoàn hảo cho nhóm của bạn. Bạn không thể và không nên hoạt động với một ngân sách chặt chẽ và điều này sẽ gây ra những lo ngại đáng kể trong suốt sự kiện. Với bất kỳ sự kiện nào, bạn nên tìm cách tiết kiệm tiền, vì điều này luôn làm tăng ROI hoặc lợi nhuận của bạn. Chọn một nền tảng công nghệ sự kiện có thể mở rộng dễ dàng cung cấp cho bạn một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn có thể lấy được từ mỗi lần bán vé. 

Đánh giá các mục tiêu lập ngân sách sự kiện

Xem xét các cách mà địa điểm tổ chức sự kiện có thể cắt giảm chi phí. Cân nhắc yêu cầu luật sư của bạn xem xét lại hợp đồng để thương hiệu của bạn không phải chịu trách nhiệm cho bất kỳ thiệt hại hoặc tai nạn nào xảy ra tại sự kiện. Bạn cũng có thể tìm thấy một số lỗ hổng mà bạn có thể cắt giảm chi phí liên quan đến địa điểm, dịch vụ ăn uống, cung cấp sự kiện, tiếp thị và hơn thế nữa. 

Nếu bạn không thể cắt giảm chi phí, thì hãy xem xét các cách khác mà sự kiện này có thể giúp bạn kiếm tiền, bao gồm cả doanh thu tài trợ và gây quỹ

7. Luôn tính đến các sự cố hoặc trường hợp khẩn cấp

Ngay cả sự kiện được lên kế hoạch hoàn hảo nhất cũng sẽ phát sinh một số chi phí không mong muốn. Có điều gì đó chắc chắn sẽ xuất hiện từ việc cần tài liệu tiếp thị vào phút chót cho đến các vấn đề quan trọng với công nghệ sự kiện. Bạn có thể thấy rằng một diễn giả không còn có thể trình bày nữa và bạn có thể phải bù đắp nó bằng những cách khác, tốn kém hơn. 

Có một quỹ ngày mưa có thể được truy cập tại chỗ cho các vấn đề như vậy. Cân nhắc lập ngân sách thêm 10-20% ngân sách sự kiện của bạn. Bạn thậm chí có thể kiếm một số tiền mặt này với một phần tiền bán vé. Bất kỳ số tiền không sử dụng sẽ trở lại lợi nhuận. 

Với số tiền dư này trong tay, bạn sẽ chuẩn bị tốt cho bất kỳ trục trặc nào xảy đến với mình. 

8. Giữ Tổ chức Các Sáng kiến ​​Lập ngân sách Sự kiện của Bạn và Các Chi phí

Khi bạn chuyển qua ngân sách sự kiện, hãy đảm bảo giữ tất cả các biên lai của bạn, ghi lại các khoản chi phí đến thường xuyên và bất kỳ khoản chi phí lớn nào đã biết sau này. Sau này, bạn sẽ cần phải báo cáo các chi phí này cho các mục đích thuế và kế toán, và việc sắp xếp dữ liệu này ngay bây giờ sẽ giúp bạn thành công. 

Giữ một bảng tính với các chi phí hàng tháng để biết những gì bạn cần mỗi tháng trước sự kiện. Bạn có thể cần phải thực hiện các khoản chi phí nhất định sớm để bù đắp các chi phí lớn gần sự kiện. Điều này cũng sẽ giúp nhóm của bạn có tổ chức khi lên kế hoạch. 

 

Lập ngân sách cho bất kỳ sự kiện quy mô nào có thể rất phức tạp. Tuy nhiên, là một nhà tổ chức sự kiện, bạn phải theo dõi ngân sách của mình để sự kiện của bạn có thể tối đa hóa lợi nhuận và diễn ra thành công. Cân nhắc làm việc với kế toán hoặc người lập kế hoạch tài chính để bạn có thể lập ngân sách hợp lý.

Cần trợ giúp để biết các công cụ và phần mềm phù hợp nhất với ngân sách sự kiện của bạn? Hãy liên lạc ngay hôm nay và các chuyên gia tổ chức sự kiện của chúng tôi có thể chỉ cho bạn những cách đơn giản có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho mục tiêu lập ngân sách sự kiện của bạn. 

 

Sự Kiện đang phát triển. Không bao giờ bỏ lỡ một nhịp.

Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để nhận tin tức, chiến lược, chiến thuật, ý tưởng, cập nhật sản phẩm và hơn thế nữa mới nhất của chúng tôi.