Thử miễn phí Đặt một bản demo

Cách quản lý kỳ vọng của người tham dự xung quanh các sự kiện ảo

hình ảnh nổi bật- Cách quản lý kỳ vọng của người tham dự xung quanh các sự kiện ảo

Tổ chức sự kiện ảo là một cách tuyệt vời để kết nối với khán giả và quảng bá thương hiệu của bạn theo những cách mới và thú vị. Vì vậy, khi đến thời điểm tổ chức sự kiện trực tuyến, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ.

Là nhà tổ chức sự kiện, chúng tôi dành nhiều thời gian chuẩn bị nội dung, tiếp thị sự kiện ảo và quản lý trải nghiệm của người tham dự. Và trong tất cả sự bận rộn đó, chúng ta bỏ qua một khía cạnh rất quan trọng của sự kiện ảo, và đó là kỳ vọng của người tham dự.

Những người tham dự có thể đến với sự kiện ảo của bạn từ một số quan điểm, kỳ vọng và phong cách sống. Công việc của bạn không phải là kiểm soát tất cả những khía cạnh này, nhưng bạn nên xem xét chúng. Quản lý kỳ vọng của người tham dự có thể cải thiện mức độ tương tác của khán giả và tăng khả năng sự kiện ảo thành công. Đọc để tìm hiểu làm thế nào!

Tìm hiểu về Kỳ vọng tiềm năng của người tham dự ảo

Các sự kiện ảo, đã gia tăng trong hơn một thập kỷ nay và đã được đẩy mạnh do đại dịch COVID-19, đưa ra một số thách thức nhất định khác hẳn với các sự kiện trực tiếp. Những người tham dự chọn tham gia vào các sự kiện ảo vì một số lý do, và kể từ khi COVID-19 nổi lên, những lý do này đã thay đổi.

Nói chung, khán giả ảo (không bị ảnh hưởng bởi COVDI-19) đến với các sự kiện trực tuyến với những kỳ vọng sau:

  • Họ đang tham dự sự kiện kỹ thuật số vì thuận tiện
  • Họ có thể không thể tham dự sự kiện thực tế do lịch trình, chi phí hoặc địa điểm
  • Họ đang tìm kiếm một số thông tin nhất định hơn là kiến ​​thức chung về một chủ đề
  • Họ có thể có một số ý tưởng về thương hiệu, sản phẩm hoặc thông tin được chia sẻ nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng
  • Họ có thể không chú ý hoàn toàn đến hội nghị ảo, triển lãm thương mại ảo hoặc cuộc họp ảo
  • Kết nối mạng không phải lúc nào cũng được ưu tiên cao hơn vì mạng ảo không thoải mái như kết nối trực tiếp
  • Họ muốn có sự kiện này dưới dạng tiếng ồn xung quanh

Trước khi COVID-19 nổi lên, chúng ta đã thấy những người tham dự các sự kiện ảo hoặc thậm chí sự kiện lai, với tư cách là những người tham dự đang tìm kiếm thêm kiến ​​thức về một chủ đề nhất định và để đạt được lợi thế trong ngành đó.

Mặc dù những kỳ vọng này không phải lúc nào cũng như vậy, nhưng người lập kế hoạch sự kiện ảo có thể nhận ra rằng chỉ một số ít những người tham dự trực tuyến sẽ tương tác cao với nội dung. Phần còn lại của khán giả trực tuyến có thể đến hội nghị ảo, cuộc họp ảo hoặc sự kiện ảo như một nhiệm vụ khác trong một ngày bận rộn khác.

Bây giờ, với sự gia tăng của đại dịch COVID-19, chúng tôi đã thấy tất cả các sự kiện của mình chuyển sang định dạng ảo, ngay cả khi phong cách sản xuất sự kiện đó không có ý nghĩa đối với thương hiệu. Vì vậy, tất cả những người tham gia, nhiều người trong số họ sẽ trực tiếp tham dự sự kiện nếu họ có thể, buộc phải tham dự trực tuyến. Với rất nhiều sự cạnh tranh trong không gian sự kiện ảo, việc quản lý kỳ vọng của khán giả có thể cải thiện thương hiệu của bạn sự tiếp thu và thành công.

Lập bản đồ đối tượng ảo

Không có gì ngạc nhiên khi vì sự thay đổi này, các nhà lập kế hoạch sự kiện đang thấy nhiều loại khán giả khác nhau tham dự các sự kiện trực tuyến. Theo cách này, các nhà lập kế hoạch sự kiện không nên tính đến tất cả các loại đối tượng trực tuyến. Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải giải quyết tất cả các loại khán giả khác nhau này và mong đợi của họ để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Để giải quyết các kỳ vọng của người tham dự, hãy nhớ vạch ra các đối tượng, mục tiêu đối tượng và tính cách khách hàng khác nhau của bạn. Điều này rất quan trọng để quản lý kỳ vọng của người tham dự bởi vì bạn cần hiểu lý do tại sao những người tham dự lại có mặt tại sự kiện ảo của bạn.

Cố gắng xác định:

  • Kiến thức, tài nguyên hoặc kết nối cụ thể mà khán giả đang tìm kiếm khi tham dự sự kiện của bạn
  • Những điểm chính mà khán giả đang tìm kiếm
  • Lý do tại sao những người tham dự ảo lại tham dự sự kiện (và liệu họ có trực tiếp tham dự sự kiện của bạn nếu có cơ hội)
  • Các loại đối tượng theo điểm khó khăn

Cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng

Khi bạn đã có ý tưởng rõ ràng về tính cách khán giả trực tuyến của mình, bạn có thể bắt đầu giao tiếp với những khán giả này để họ tiếp cận sự kiện với những kỳ vọng rõ ràng.

Khi giao tiếp với khán giả của bạn, hãy đảm bảo tìm ra những cách mà họ có thể sử dụng. Điều này có thể sẽ trùng với các kênh tiếp thị sự kiện của bạn. Cung cấp các mục rõ ràng và có thể hành động mà họ có thể hiểu trước sự kiện. Chúng nên được chuẩn bị với loại sự kiện bạn đang tổ chức (ví dụ: hội nghị, cuộc họp, sự kiện kết nối) hoặc nếu có một số loại sự kiện nhỏ hơn hoặc các phiên tại sự kiện đơn lẻ của bạn.

Lịch trình sự kiện và người thuyết trình là một. Chi tiết về phiên họp, như diễn giả, lý lịch của họ và tổng quan ngắn gọn về những gì họ sẽ nói sẽ mang đến cho khán giả cơ hội thích hợp để tìm thấy thông tin họ cần và chỉ tham dự khi họ cần.

Khán giả trực tuyến cũng cần chuẩn bị cho nền tảng sự kiện ảo. Mặc dù đây không phải là nguồn thông tin liên lạc chính, nhưng điều quan trọng và cần được gửi đi bằng ngôn ngữ rõ ràng, bằng các kênh phân phối dễ tìm nguồn và có hướng dẫn rõ ràng.

Thiết kế Trải nghiệm Người tham dự Trực tuyến

Trải nghiệm khán giả trực tuyến của bạn bao gồm mọi thứ, từ email tiếp thị sự kiện ban đầu đến đăng ký sự kiện và chất lượng video. Là một nhà tổ chức sự kiện, bạn cần phải xem qua quy trình chính xác mà một người tham dự sẽ trải qua để đến được sự kiện của bạn. Thông điệp có rõ ràng và dễ tiếp cận không? Nếu không, thì trải nghiệm ảo cần được thiết kế lại.

Tạo một đề xuất trải nghiệm người tham dự hoặc xem qua tài liệu đó ghi lại các bước mà những người tham dự bình thường sẽ trải qua. Từ việc trải nghiệm các tài liệu tiếp thị đầu tiên đến đăng ký tham gia sự kiện, đăng nhập vào công nghệ sự kiện, đánh dấu người trình bày, v.v.

Bằng cách khai thác trải nghiệm của người tham dự về mọi thứ, bạn sẽ hiểu rõ hơn về tâm trạng và cảm xúc của những người tham dự khi họ đến sự kiện của bạn và cải thiện mức độ tương tác của người tham dự.

Đi bộ công nghệ sự kiện

Tương tự như thiết kế trải nghiệm tổng thể cho người tham dự, hãy đảm bảo thử nghiệm công nghệ sự kiện của bạn trước khi sự kiện diễn ra. Một công nghệ sự kiện thông minh như Accelevents cung cấp cho người dùng những hướng dẫn rõ ràng, nhưng bạn vẫn nên định cấu hình phần mềm để hoạt động cho thương hiệu của mình. Nếu bạn không sử dụng tab mạng, thì không có các tùy chọn này cho người dùng của bạn.

Cung cấp cho khán giả trực tuyến thông tin “cần biết”, chẳng hạn như họ sẽ cần đăng ký với nền tảng trước sự kiện. Các nút điều hướng trong phần mềm phải rõ ràng để sử dụng, không gây mất tập trung và có nhãn rõ ràng.

Hãy đặt mình vào vị trí của người khác. Họ có hiểu các ký hiệu, nhãn và các khu vực của nền tảng sự kiện không? Nếu nó không rõ ràng, hãy giới thiệu các tài liệu giải thích các nhãn này.

Câu hỏi thường gặp về Tạo sự kiện

Câu hỏi thường gặp về sự kiện là một trong những cách dễ nhất để giáo dục rõ ràng về các khía cạnh cơ bản của sự kiện ảo. Câu hỏi thường gặp khuyến khích nhiều khách hàng đăng ký tham gia sự kiện hơn và nó khiến những người tham dự trực tuyến trong tương lai tránh xa các dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Các câu hỏi thường gặp về sự kiện rõ ràng có thể cho phép các nhà tổ chức sự kiện có không gian cho một số câu hỏi và câu trả lời nhất định sẽ quá khó chịu trong các vụ nổ email.

Giữ cho Câu hỏi thường gặp ngắn gọn và hấp dẫn, với các điểm có thể tìm kiếm rõ ràng và các thành phần tương tác để tiết kiệm dung lượng. Hãy chú ý đến SEO trên trang Câu hỏi thường gặp vì bạn sẽ muốn trang này nặng về SEO để những người tham dự tiềm năng và những người đã đăng ký có thể tìm thấy trang.

Câu hỏi thường gặp về sự kiện ảo sẽ cải thiện mức độ tương tác của khán giả vì họ có nhiều khả năng dễ tiếp thu sự kiện hơn và gắn bó và tương tác với những người tham dự khác nếu họ không có câu hỏi và mối quan tâm lớn kéo dài.

Hội thảo trên web về đào tạo

Lập kế hoạch sự kiện ảo cũng có thể bao gồm hội thảo trên web đào tạo, rất lý tưởng cho những người trình bày và tham dự sự kiện ảo. Đào tạo hội thảo trên web về cách hoạt động của nền tảng, các phương pháp hay nhất để thuyết trình trực tuyến và hơn thế nữa có thể giúp cả người thuyết trình và khán giả ảo cảm thấy thoải mái hơn trong môi trường ảo.

Nếu bạn không thể phát triển hội thảo trên web về đào tạo, hãy cố gắng tìm hội thảo trên web đáng tin cậy. Hội thảo trên web là chứng chỉ có thể giúp người tham dự về lâu dài, vì những kỹ năng này có thể được áp dụng cho các sự kiện ảo và kết hợp trong tương lai.

-

Quản lý kỳ vọng của người tham dự sẽ không chỉ cải thiện trải nghiệm của người tham dự mà còn mang đến cơ hội trải nghiệm sự kiện ảo mượt mà hơn. Những người tham dự cũng như những người trình bày sẽ có trải nghiệm tích cực hơn, điều này sẽ phản ánh tích cực về thương hiệu.

Cân nhắc sử dụng Tăng tốc là công nghệ sự kiện của bạn, là công nghệ sự kiện thông minh và có thể mở rộng có thể cải thiện trải nghiệm của người tham dự.

 

Sự Kiện đang phát triển. Không bao giờ bỏ lỡ một nhịp.

Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để nhận tin tức, chiến lược, chiến thuật, ý tưởng, cập nhật sản phẩm và hơn thế nữa mới nhất của chúng tôi.