Thử miễn phí Đặt một bản demo

5 yếu tố hàng đầu bạn phải xem xét để giữ an toàn cho sự kiện kết hợp của mình

An toàn tại các sự kiện

Đối với nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện, đã lâu không lên kế hoạch hoặc tổ chức một sự kiện trực tiếp. Nhưng thay vì cho phép COVID-19 đưa thế giới đi vào bế tắc, ngành công nghiệp tổ chức sự kiện đã tìm ra cách để điều chỉnh. Bằng cách nắm bắt các sự kiện ảo, các nhà tổ chức đã có thể truyền tải nội dung đến những khán giả háo hức. 

Sự kiện xã hội ảo bây giờ là phổ biến. Và những sự kiện này đã thực hiện một công việc tốt trong việc giữ cho chúng ta kết nối. Tuy nhiên, một sự kiện ảo sẽ không bao giờ thay thế được niềm vui của một sự kiện tại chỗ và tương tác với những người khác. 

Khi vắc xin trở nên sẵn có hơn, nhà tổ chức sự kiện hiểu biết đang hướng tới tương lai. Và một trong những xu hướng mới nổi chính là sự kiện lai. Sự kiện kết hợp có thành phần ảo và thành phần trực tiếp. Nhưng làm thế nào bạn có thể tổ chức một sự kiện với những người tham dự trực tiếp trong khi vẫn giữ cho họ an toàn trước những nguy cơ đại dịch vẫn tồn tại?

Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện hybrid thành công, bạn cần ưu tiên sức khỏe và sự an toàn của người tham dự. Để giúp bạn điều hướng bối cảnh phức tạp này, chúng tôi đã tổng hợp danh sách các mẹo an toàn cho sự kiện kết hợp này!

5 cách hàng đầu đã được chứng minh để giữ an toàn cho sự kiện kết hợp tiếp theo của bạn

Có rất nhiều điều phải suy nghĩ khi lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện nào. Và việc lập kế hoạch cho một sự kiện trong một đại dịch toàn cầu chỉ làm tăng thêm nhiều phức tạp. Đây là nơi bạn cần bắt đầu khi nghĩ về sự an toàn của sự kiện kết hợp.

1. Chọn đúng địa điểm

 

Đảm bảo địa điểm phù hợp là điều quan trọng cho bất kỳ sự kiện nào. Nhưng bây giờ, bạn cần phải suy nghĩ về cách địa điểm có thể đáp ứng các giao thức COVID-19. 

Hãy xem xét những điều sau khi đánh giá sự phù hợp của địa điểm:

  • Quy mô của địa điểm 

Có đủ không gian cho những người tham dự sự kiện kết hợp di chuyển xung quanh và tôn trọng sự xa cách xã hội không? Nhìn ra ngoài các phòng họp hoặc hội nghị, và nhìn vào không gian sảnh đợi, phòng khách và hành lang. 

  • Sức chứa tối đa của địa điểm 

Không chắc rằng bạn sẽ được phép lấp đầy địa điểm với sức chứa tối đa. Nhưng bạn nên tìm hiểu xem địa điểm có sức chứa mới hay không dựa trên các khuyến nghị của CDC. Sử dụng con số này để đánh giá mức độ phù hợp của địa điểm. Nó cũng có thể thông báo cho kế hoạch sự kiện của bạn và chiến lược tiếp thị sự kiện.

  • Hợp đồng địa điểm

Hãy chắc chắn để đọc hợp đồng địa điểm của bạn một cách cẩn thận. Tìm bất kỳ điều khoản nào liên quan đến trách nhiệm pháp lý COVID, hoãn và / hoặc hủy. Nếu có điều khoản bất khả kháng, hãy hỏi những tình huống COVID nào được đề cập. Nếu COVID không được bảo hiểm, hãy hỏi xem có điều khoản nào khác cung cấp cùng phạm vi bảo hiểm không. 

Mô hình Hội đồng cố vấn Biorisk toàn cầu (GBAC) giúp các tổ chức vượt qua các rủi ro sinh học như COVID-19. GBAC STAR được trao cho các cơ sở đã thiết lập quy trình làm sạch và khử trùng thích hợp. Các biện pháp này sẽ làm giảm sự lây lan của các chất gây ô nhiễm như COVID. 

2. Làm cho Đăng ký An toàn

 

Đăng ký và nhận phòng sự kiện thường là những nơi đông đúc nhất tại một sự kiện trực tiếp. Và điều này làm cho họ trở thành một trong những rủi ro nhất tại sự kiện lai của bạn. Thực hiện các bước để hợp lý hóa việc đăng ký sự kiện, giảm thời gian chờ đợi và giới hạn số lượng người tập trung tại một khu vực. 

  • Làm trước càng nhiều càng tốt 

Sử dụng một nền tảng đăng ký sự kiện hoặc một trang web đăng ký sự kiện có thể loại bỏ việc nhận phòng tại chỗ. Khuyến khích người tham dự đăng ký sớm nhất có thể. Gửi tất cả các huy hiệu và giấy tờ tùy thân qua đường bưu điện. Điều này sẽ loại bỏ sự cần thiết phải xếp hàng hoặc tụ tập khi đến nơi. 

  • Người đến 

Với việc đăng ký trực tuyến, người tham dự có thể chọn thời gian đến của mình. Điều này ngăn nhiều người đến cùng một lúc. Cân nhắc để người tham dự xác định bất kỳ bong bóng xã hội / công việc nào. Nếu tổ chức hội nghị với các nhóm đến từ cùng một văn phòng, bạn có thể nhóm họ lại. Điều này có nghĩa là họ sẽ đến cùng một lúc, hạn chế tiếp xúc với các bong bóng xã hội khác. 

  • Chiếm nhiều dung lượng hơn 

Nếu bạn phải đăng ký tại chỗ, hãy cố gắng sử dụng không gian rộng rãi. Bạn càng có nhiều không gian, bạn càng có thể khuyến khích và thực thi việc tránh xa xã hội. Mặc dù bạn có thể có ít người tham dự hơn tại sự kiện kết hợp của mình, nhưng bạn sẽ muốn sử dụng gấp đôi không gian để đăng ký sự kiện. 

  • Tạo luồng giao thông 

Một cách để kiểm soát chuyển động trong không gian sự kiện là tạo ra các luồng giao thông xác định và rõ ràng. Bạn sẽ muốn tạo các lối vào và lối ra dành riêng. Gắn nhãn hướng bạn muốn mọi người đi sau khi họ đã vào địa điểm tổ chức sự kiện. Có nhân viên tổ chức sự kiện hoặc địa điểm để giúp thực thi và tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình này.

  • Giao tiếp rõ ràng 

Điều quan trọng là khán giả phải hiểu những gì được mong đợi ở họ. Họ sẽ cần biết và hiểu cách cư xử khi ở địa điểm tổ chức sự kiện. Nhưng họ cũng nên biết về bất kỳ kiểm tra sức khỏe và an toàn nào được thực hiện. Nếu bạn yêu cầu khách xuất trình xét nghiệm COVID-19 âm tính, họ sẽ cần biết trước. Bạn muốn cho họ đủ thời gian để có được một cái. 

3. Thiết kế An toàn

 

Di chuyển đăng ký trực tuyến và thiết lập luồng giao thông theo hướng là rất tốt. Nhưng có nhiều điều độc đáo và sáng tạo hơn bạn có thể làm! Tạo trang trí sự kiện sẽ thúc đẩy sự an toàn của sự kiện kết hợp. Và nhiều trong số này yếu tố trang trí sự kiện có thể được triển khai mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham dự. 

Một số khía cạnh thiết kế cần xem xét là:

  • Sự kiện có thương hiệu PPE
  • Các loại cây lớn và hoa sắp xếp làm vách ngăn phòng
  • Những chiếc gối mang nhãn hiệu sự kiện với thông điệp như "Để tôn trọng sự xa cách xã hội, vui lòng không ngồi ở đây." Đây là một cách để thực thi cách xa trong các không gian chung như phòng chờ
  • Tấm ngăn bàn bằng kính
  • Tạo sự kết hợp giữa bàn và ghế để tạo khoảng cách
  • Sự kiện hoặc nhà tài trợ có thương hiệu trạm rửa tay
  • Tùy chọn phục vụ Grab và Go

4. Truyền đạt các quy tắc và kỳ vọng cho người tham dự

 

Khi lập kế hoạch và tiếp thị sự kiện kết hợp của bạn, hãy nhớ làm nổi bật những nỗ lực an toàn của bạn. Đối với một số người, đây có thể là yếu tố tạo ra sự khác biệt trong quyết định mua hàng của họ. 

Ngày của bạn trang web sự kiện, nêu chi tiết các bước bạn đã thực hiện để đảm bảo địa điểm. Xem chi tiết bất kỳ quy tắc nào bạn đã thiết lập cho người tham dự. 

Sau khi đăng ký, hãy gửi cho khách hướng dẫn chi tiết hoặc danh sách các quy tắc và mong đợi. Nếu bạn phải thay đổi hoặc cập nhật các quy tắc của mình, hãy gửi những cập nhật này qua email cho người đăng ký. Thông thường, bạn sẽ muốn tránh gửi quá nhiều email cho những người tham dự. Tuy nhiên, những điều này khác xa so với thời bình thường và việc làm rõ có thể thực sự được hoan nghênh. 

Bạn càng có thể cung cấp nhiều thông tin cho những người tham dự, họ sẽ càng tự tin hơn khi tham dự sự kiện của bạn. 

5. Luôn cập nhật với các khuyến nghị của CDC

 

Bối cảnh đại dịch đang thay đổi mọi lúc. Điều quan trọng là bạn phải biết các đề xuất mới nhất từ Trung tâm kiểm soát dịch bệnh (CDC)

Kiểm tra Trang web của CDC thường xuyên trong quá trình lập kế hoạch. Hướng dẫn của họ có thể giúp bạn hình thành các quy tắc và hướng dẫn của riêng bạn. 

Hãy nhớ kiểm tra trang web thường xuyên hơn vì ngày cho sự kiện kết hợp của bạn sắp đến gần. Bạn có thể được yêu cầu điều chỉnh kế hoạch của riêng mình. Luôn có các lựa chọn khác, chẳng hạn như chuyển sang một sự kiện ảo nếu việc thu thập trở nên bất khả thi.

Giữ an toàn cho những người tham dự trực tiếp khỏi COVID-19 nên là ưu tiên hàng đầu của bạn. Theo lời khuyên của chúng tôi và sử dụng đăng ký và nền tảng quản lý sự kiện có thể giúp. Nền tảng có thể tạo điều kiện giao tiếp với những người tham dự và giảm bớt các điểm tiếp xúc với việc đăng ký trực tuyến.

Tìm cách tổ chức sự kiện tiếp theo của bạn? Đặt Demo ngay hôm nay  và tìm hiểu thêm về cách nền tảng sự kiện kết hợp và ảo của chúng tôi có thể giúp bạn mang lại trải nghiệm sự kiện thực sự đáng kinh ngạc nhưng an toàn!

 

Sự Kiện đang phát triển. Không bao giờ bỏ lỡ một nhịp.

Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để nhận tin tức, chiến lược, chiến thuật, ý tưởng, cập nhật sản phẩm và hơn thế nữa mới nhất của chúng tôi.