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选择混合活动场地时​​应考虑的事项

特色图片 - 选择混合活动场地时​​应考虑的事项

混合活动预计将成为 2021 年最受欢迎的活动类型。随着过去一年向数字活动的转变以及支持混合会议的数字技术的兴起,活动营销人员和活动策划者应该预计混合活动将在近期占据优先地位未来。

一个成功的混合活动,就像任何其他类型的活动一样,可以成就或破坏活动的成功。 这就是为什么您的活动场地必须准备好容纳计划好的数字组件。

您可能认为任何场所都适合数字化,但请再想一想。 场地需要为数字化做好准备。 在选择混合活动场地时​​,需要注意以下几点:

选择场地:混合活动有何不同?

有很多东西 选择合适的场地. 根据您活动的规模、持续时间和您期望的观众类型,活动组织者必须考虑现场活动场地的许多元素以确保其有效。

活动组织者主要考虑:

  • 场地费用
  • 活动规模
  • 餐饮业
  • 停车位
  • 住宿
  • 场地可用性
  • 以及与其他活动团队的协调

什么时候 切换到混合格式,这些因素仍然很重要。 但是,您可能会以不同的方式看待它们。 例如,您可能出于某种原因想要限制面对面活动的规模。 这将帮助您保持较低的与会者人数,并且您可以使用“更小”或更多的精品活动场地。

但是,有一些权衡。 仅仅因为您可以缩小规模并不意味着场地的成本也会更小或更实惠。 混合活动需要一些其他因素,例如强大而强大的互联网连接以及连接和集成 AV 设备的能力。

虽然大多数活动场地都更新了他们的技术,但您可能需要为提前进入场地以测试设备或所需的额外电源支付更多费用。

无论如何,混合场地的规划与标准的现场场地略有不同。 以下是一些需要考虑的首要事项:

Internet连接

您的活动参与者将需要互联网连接,但您的团队还需要高质量的流,以便在线会话流不会中断。 您将前往的场地需要其活动互联网服务提供商 (ISP) 能够处理高互联网带宽并保持连接安全。

请务必考虑以下有关活动 Wifi 的事项:

  • 安全可靠,尤其是在高密度环境中。
  • 由可靠的现场网络工程团队提供支持,以防出现中断。
  • 选择高专用带宽,以限制 ISP 在一个月内可能遇到的停机时间。
  • 如果场地无法获得专用带宽,那么他们可能没有安装光纤电缆。
  • 寻找至少 10GB 的低延迟流媒体速度。
  • 商业场所通常具有 2.4 GHz 频率,因此请务必找到提供 Wifi 双频(为某些用户提供 2.4 和 5 GHz)的场所。
  • 您将需要可仅限特定用户使用的 Wifi。 例如,如果您提供访客访问,请注意大约 10% 的用户将同时访问 Internet。 在公司活动、混合会议或混合会议中,此金额可能更大。 考虑 Wifi 流量。
  • 对于高使用人群,每 10 个用户 100MB 是可以的; 对于使用率低的人群或较小的活动,每 2 个用户 100MB 是可以的。
  • 您的实时流将需要更高的流质量、更高的带宽,并且需要更多的电源。
  • 测试或 ping 速度应运行大约 30 毫秒或更短,每 2 个用户的速率为 100MB。

浏览您的混合活动在互联网连接方面的需求可能会很棘手。 幸运的是,许多活动场地已经在此之上。 因此,您需要做的就是将您的需求告知场地。 您可能需要选择更大的流媒体包(因为这可能是一个可扩展的选项)。

空间和设备

您的活动空间应该准备好:

  • Cameras (有一系列选项,包括高清、多摄像头、三脚架和摄像头支架、直播摄像头以及支持各种屏幕尺寸的摄像头)。
  • 可以连接到视频流的高质量麦克风。
  • AV 操作员,可以控制音频连接何时切换麦克风以避免反馈并允许在问答环节中听到观众的声音。
  • 控制视频选项的视频操作员,确保视频一直在录制,并且视频源正在为在线直播流适当切换。
  • 测试设备以确保虚拟观众可以正确听到和看到的能力; 您还需要通过您的在线活动平台审查在线流媒体功能,以便您了解流媒体使用的浏览器和/或操作系统。
  • 技术支持,不仅针对 Wifi,还针对 AV 设备,因为该设备可能会出现故障。

内部支持

如前所述,您所在的场地应提供内部支持,以管理音频、视频、技术设备(应提供)和 无线网络连接.

如果他们不提供这些,您应该与潜在的活动场地合同协商定价,因为您必须自己采购技术。 考虑到您将不得不聘请 AV 团队将他们自己的设备带到您的活动中多天,这将占用您预算的很大一部分。

询问场地是否为流媒体、网络工程师、充电站、演示者的以太网连接和高压电源提供 IT 支持。

如果场地不能提供所有这些因素,那么您可能不得不为它们外包(或选择不同的场地)。 有人监控音频、视频、互联网和技术至关重要,这样您的活动对于面对面的和远程的与会者来说都可以完美地进行。

可用性和访问

对于任何技术,您都需要能够连接自己的计算机和/或软件并进行测试以确保一切正常运行。 如果您有一些团队与内部技术支持协同工作,那么他们应该仔细阅读规范,以便您团队的每个成员都知道事情是如何工作的以及如何连接到 AV 设备、现场计算机、互联网网络、高架投影仪等。

如果您的混合场地在您想要的时间段内可用,请确保您的活动组织者和团队可以尽早访问该站点以检查这些测试参数并设置您的设备。 您可能还希望提前几周到达现场,以便确认您的操作系统和其他技术已设置并与场地技术兼容。

如果可以,请与测试在线观众成员和在线演示者协调这段时间,以便您可以审查技术和 虚拟活动平台.

充足的电源

一些较旧的场所可能仍在使用过时的电源。 过时或较小的电源意味着您的活动技术可能会在活动进行中短路或出现故障。 您需要足够强大的活动电源来处理多个与会者、工作人员和技术需求。

如果您拥有高质量的计算机,那么您将需要一个与之匹配的电源。 场地应该有可用的商用电源,但它可以适当扩展吗? 场地可能能够容纳 500-1,000 名与会者。 尽管如此,您仍需要确认他们是否可以处理 AV 设备(例如面向现场观众的麦克风和扬声器)、连接到交换机、编码器和塔式计算机,并通过您的虚拟平台实时上传视频/音频。

活动可以举办的人数越多,您就越有可能需要更多的设备、技术和电力。 在您选择“简单”的大型活动场地之前,请考虑这些方面。

对于大多数品牌来说,转向混合活动是有意义的。 但是,如果没有适当的准备,您就有可能选择不合时宜的活动场地。 强烈考虑该活动场地提供无缝混合活动托管的能力。 检查以确保他们过去曾举办过混合活动,并将您的技术问题放在首位。

 

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