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如何管理与会者对虚拟活动的期望

特色图片 - 如何管理与会者对虚拟活动的期望

举办虚拟活动是与观众建立联系并以令人兴奋的新方式宣传您的品牌的好方法。 因此,当需要举办在线活动时,您希望为几乎所有事情做好准备。

作为活动组织者,我们花费大量时间准备内容、营销虚拟活动和策划参与者体验。 在所有的忙碌中,我们忽略了虚拟活动的一个非常重要的方面,那就是 与会者的期望.

参加者可能会从多个角度、期望和生活方式来参加您的虚拟活动。 控制所有这些方面不是您的工作,但您应该将它们考虑在内。 管理与会者的期望可以提高观众的参与度并增加 成功的虚拟活动. 继续阅读以了解如何!

了解潜在的虚拟与会者期望

十多年来,虚拟事件一直在增加,并且由于 COVID-19 大流行而得到推动,提出了一系列与面对面事件截然不同的挑战。 与会者选择参加虚拟活动的原因有很多,自从 COVID-19 兴起以来,这些原因已经发生了变化。

一般来说,虚拟观众(不受 COVDI-19 影响)带着以下期望来参加在线活动:

  • 他们是为了方便而参加数字活动
  • 由于日程安排、成本或地点的原因,他们可能无法参加实体活动
  • 他们正在寻求某些信息,而不是某个主题的一般知识
  • 他们可能对共享的品牌、产品或信息有所了解,但情况并非总是如此
  • 他们不太可能全神贯注于虚拟会议、虚拟贸易展或虚拟会议
  • 网络并不总是更高的优先级,因为网络实际上不像面对面的网络那么舒服
  • 他们有兴趣将此事件作为背景噪音

在 COVID-19 兴起之前,我们看到了虚拟活动的参与者,甚至 混合事件,作为正在寻求有关特定主题的更多知识并在该行业中获得优势的与会者。

虽然这些期望并非总是如此,但虚拟活动策划者可能会认识到只有少数在线参与者会高度参与内容。 其他在线观众可能会在忙碌的一天中作为另一项任务来参加虚拟会议、虚拟会议或虚拟活动。

现在,随着 COVID-19 大流行的兴起,我们已经看到我们所有的活动都切换到了虚拟形式,即使这种活动制作方式对品牌没有意义。 因此,所有参与者(如果可以的话,其中许多人本可以亲自参加活动)都被迫在线参加。 虚拟活动空间竞争如此激烈,管理观众期望可以提升您的品牌 接受度和成功.

映射虚拟受众

由于这种变化,活动策划者看到参加在线活动的不同类型的观众也就不足为奇了。 通过这种方式,活动策划者不应该考虑所有在线受众类型。 活动策划者需要解决所有这些不同类型的观众及其期望,以确保活动顺利进行。

在满足与会者的期望时,请务必确定您的不同受众、受众目标和客户角色。 这对于管理至关重要 与会者期望 因为您需要了解与会者参加您的虚拟活动的原因。

尝试识别:

  • 观众在参加您的活动时希望建立的特定知识、资源或联系
  • 观众正在寻找的关键要点
  • 虚拟与会者参加活动的原因(如果有机会,他们是否会亲自参加您的活动)
  • 按痛点划分的受众类型

提供清晰的沟通

一旦您对在线观众角色有了清晰的了解,您就可以开始与这些观众交流,以便他们以明确的期望来参加活动。

在与听众交流时,一定要找到他们可能使用的途径。 这可能与您的活动营销渠道重合。 在事件发生之前提供他们可以理解的清晰且可操作的项目。 它们应该根据您主持的活动类型(即会议、会议、社交活动)或在您的单个活动中是否有许多较小的活动类型或会议来准备。

活动时间表和主持人是给定的。 会议详细信息,例如演讲者、他们的背景以及他们将要谈论的内容的简要概述,将使听众有机会找到他们需要的信息,并且仅在他们需要时才参加。

在线观众还需要为虚拟活动平台做好准备。 虽然这不应该是主要的沟通来源,但它很重要,应该以清晰的语言、易于获取的分销渠道和明确的指导方针发送出去。

设计在线与会者体验

您的在线观众体验包括从早期活动营销电子邮件到活动注册和视频质量的所有内容。 作为活动组织者,您需要了解与会者参加活动所需的确切流程。 消息是否清晰易懂? 如果不是,则需要重新设计虚拟体验。

创建与会者体验建议或演练记录普通与会者将要经历的步骤。 从体验第一批营销材料到注册活动、登录活动技术、为演示者添加书签等。

通过深入了解与会者对事物的体验,您将更好地了解与会者到达您的活动时的心情和情绪,并提高与会者的参与度。

事件技术演练

与设计整体与会者体验类似,请务必在活动之前测试您的活动技术。 像 Accelevents 这样的智能事件技术为用户提供了清晰的演练,但您仍然应该配置软件以适合您的品牌。 如果您不使用网络选项卡,则不要为您的用户提供这些选项。

向在线观众提供“需要知道”的信息,例如他们是否需要在活动开始前在平台上注册。 软件中的导航按钮应该易于使用,不会分散注意力,并且具有清晰的标签。

把自己放在他们的鞋子里。 他们会理解活动平台的符号、标签和区域吗? 如果不清楚,请介绍解释这些标签的材料。

创建活动常见问题解答

活动常见问题解答是对虚拟活动的基本方面进行清晰教育的最简单方法之一。 常见问题解答鼓励更多客户注册参加活动,并使未来的在线与会者远离客户支持服务。 清晰的活动常见问题解答可以让活动组织者为某些在电子邮件群发中太烦人的问题和答案提供空间。

保持 FAQ 简短而甜蜜,带有清晰的可搜索点和交互式组件以节省空间。 请注意常见问题页面上的 SEO,因为您会希望此页面在 SEO 上很重要,以便潜在的与会者和注册的与会者可以找到该页面。

虚拟活动常见问题解答将提高观众参与度,因为如果他们没有重大遗留问题和疑虑,他们更有可能接受活动并与其他与会者互动。

培训网络研讨会

虚拟活动策划还可以包括培训网络研讨会,非常适合虚拟活动主持人和与会者。 关于如何使用平台、在线演示的最佳实践等方面的培训网络研讨会可以帮助演示者和虚拟观众在虚拟环境中感觉更舒适。

如果您无法开发培训网络研讨会,请尝试寻找可靠的网络研讨会。 网络研讨会是可以长期帮助与会者的认证,因为这些技能可以应用于未来的虚拟和混合活动。

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管理您的与会者期望不仅会改善您的与会者的体验,还会提供更顺畅的虚拟活动体验的机会。 与会者和演示者都将获得更积极的体验,这将对品牌产生积极的影响。

考虑使用 加速事件 作为您的活动技术,这是一种智能且可扩展的活动技术,可以改善与会者体验。

 

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