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为确保混合活动安全,您必须考虑的 5 大因素

活动安全

 

对于许多活动专业人士来说,已经很长时间没有计划或举办现场活动了。 但是,事件行业并没有让 COVID-19 使世界陷入停顿,而是找到了一种调整方法。 通过采用虚拟活动,组织者已经能够向热切的观众提供内容。 

虚拟社交活动 现在很常见。 这些事件在让我们保持联系方面做得很好。 然而,虚拟活动永远不会取代现场活动和与他人互动的乐趣。 

随着疫苗变得更容易获得,精明的活动组织者正在展望未来。 主要的新兴趋势之一是 混合事件. 混合事件具有虚拟组件和面对面组件。 但是,您如何才能与面对面的与会者一起举办活动,同时让他们远离仍然存在的大流行风险?

如果您希望举办一场成功的混合活动,您需要优先考虑与会者的健康和安全。 为了帮助您驾驭这个棘手的局面,我们整理了这份混合事件安全提示列表!

确保下一次混合活动安全的 5 大行之有效的方法

在计划任何类型的活动时,都需要考虑很多。 在全球大流行期间计划活动只会增加更多的复杂性。 这是您在考虑混合事件安全性时需要开始的地方。

1.选择合适的场地

 

确保合适的场地对任何活动都很重要。 但是现在,您需要考虑场地如何适应 COVID-19 协议。 

在评估场地适宜性时,请考虑以下因素:

  • 场地大小 

是否有足够的空间让混合活动参加者四处走动并遵守社交距离? 超越会议室,看看大堂、休息室和走廊空间。 

  • 场地最大容量 

您不太可能被允许以最大容量填满场地。 但是您应该根据 CDC 的建议了解场地是否有新的容量。 使用此数字来评估场地的适用性。 它还可以通知您的活动计划和 事件营销策略.

  • 场地合同

请务必仔细阅读您的场地合同。 查找与 COVID 责任、延期和/或取消相关的任何条款。 如果有不可抗力条款,请询问涵盖哪些 COVID 情况。 如果 COVID 不在承保范围内,请询问是否有其他条款可以提供相同的承保范围。 

热带地区的 全球生物风险咨询委员会 (GBAC) 帮助组织克服 COVID-19 等生物危害风险。 GBAC STAR 授予已制定适当清洁和消毒程序的设施。 这些措施将减少 COVID 等污染物的传播。 

2. 确保值机安全

 

活动注册和签到通常是现场活动中最拥挤的地方。 这使他们成为您的混合活动中风险最大的活动之一。 采取措施简化事件登记,减少等待时间,并限制聚集在一个区域的人数。 

  • 尽可能提前做 

使用一年 活动报名平台活动注册网站 可以免去现场签到。 鼓励与会者尽早注册。 通过邮件发送所有徽章和身份证明。 这将消除到达时排队或聚集的需要。 

  • 错开到达 

通过在线签到,与会者可以选择他们的到达时间。 这可以防止大量人群同时到达。 考虑让与会者识别任何社交/工作泡沫。 如果与来自同一办公室的团队一起主持会议,您可以将他们分组。 这意味着他们将同时到达,限制他们与其他社交泡沫的接触。 

  • 占用更多空间 

如果一定要现场报名,尽量使用大空间。 您拥有的空间越大,您就越能鼓励和加强社交距离。 虽然您的混合活动的参加者可能较少,但您需要使用两倍的空间进行活动签到。 

  • 创建流量 

控制活动空间中的运动的一种方法是创建清晰明确的交通流。 您将需要创建专用的入口和出口。 标记您希望人们进入活动场地后采取的方向。 让场地或活动工作人员在场,以帮助执行和促进这一流程。

  • 沟通清楚 

重要的是让观众了解对他们的期望。 他们需要知道并了解在活动场所时的行为举止。 但他们也应该了解已实施的任何健康和安全检查。 如果您要求客人提供阴性的 COVID-19 测试,他们需要提前知道。 你想给他们足够的时间来得到一个。 

3. 安全设计

 

在线办理登机手续并建立定向交通流很棒。 但是你可以做更多独特和有创意的事情! 创建将促进混合活动安全的活动装饰。 而其中许多 活动装饰元素 可以在不影响与会者体验的情况下实施。 

需要考虑的一些设计方面是:

  • 活动品牌 PPE
  • 大型植物和花卉布置作为房间隔板
  • 活动品牌枕头上写着“为了遵守社交距离,请不要坐在这里”之类的信息。 这是一种在休息室等公共空间强制保持距离的方法
  • 有机玻璃桌隔板
  • 创建桌椅组合以保持距离
  • 事件或 赞助商品牌 洗手液站
  • 外带餐饮选择

4. 向与会者传达规则和期望

 

在规划和营销您的混合活动时,一定要突出您的安全工作。 对于某些人来说,这可能是他们购买决定的关键。 

在您的 活动网站,详细说明您为确保场地安全而采取的步骤。 详细说明您为与会者制定的任何规则。 

注册后,向客人发送详细指南或规则和期望列表。 如果您必须更改或更新规则,请将这些更新通过电子邮件发送给注册人。 通常,您会希望避免向与会者发送过多电子邮件。 但是,这些远非平常,澄清实际上可能是受欢迎的。 

您可以向与会者提供的信息越多,他们就越有信心参加您的活动。 

5. 及时了解 CDC 建议

 

大流行的格局一直在变化。 重要的是您要了解最新的建议 疾病控制中心(CDC)

访问 CDC网站 在规划过程中定期进行。 他们的指导方针可以帮助您制定自己的规则和指导方针。 

随着您的混合活动的日期越来越近,请务必更频繁地查看网站。 您可能需要调整自己的计划。 总是有其他选择,比如如果聚会变得不可能,就转向虚拟活动。

确保现场与会者免受 COVID-19 的侵害应该是您的首要任务。 遵循我们的建议并使用注册和 活动管理平台 能帮忙。 该平台可以促进与与会者的沟通,并通过在线签到减少接触点。

想要举办您的下一次活动? 立即预订演示  并详细了解我们的混合和虚拟活动平台如何帮助您打造真正令人难以置信且安全的活动体验!

 

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