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举办可持续的虚拟或混合会议时需要考虑的 6 大因素

虚拟会议和可持续性

随着对全球变暖的关注日益增加,在举办虚拟或混合会议时,您希望将其宣传为可持续和气候友好型会议是有道理的。 创建一个可持续的会议需要大量的时间和组织,但努力减少活动行业对气候变化的影响是非常值得的。

可持续性并不总是与环境影响有关,也可能意味着您的活动可以维持经济、社会和政治变化。

作为活动组织者,您可能需要留出时间来采购可持续产品、制定可持续目标并制定实现这些目标的最佳实践。 这可能需要在价格、工作流程和流程、合作伙伴关系和准备方面进行一些谈判。

如果您热衷于将您的活动变成可持续的活动,那么您来对地方了。 无论您是举办虚拟活动、混合活动还是面对面的活动,您都可以采取一些措施来减少对环境的影响并提高活动的可持续性。

可持续性和举办虚拟或混合会议

在我们深入探讨之前,必须认识到您举办的活动类型将决定您可以达到的可持续性水平。 如果您想实现某些可持续性目标,您需要客观地查看您举办的活动数量以及这些活动中有多少将在线举办。

如果您计划在一年内举行 20 次面对面的会议,您将自动为应对气候影响支付高额费用。 将一些事件转换为虚拟事件格式可以提高环境影响水平。 虚拟会议 如果您担心吸引合适的受众,还可以为可持续性提供更多机会。 但是,有些活动以面对面的形式发展得更好,因此您必须考虑平衡。

在设定您的“绿色目标”时,请务必牢记这一考虑。 例如,如果您想实现碳中和,那么通过将您的某些活动或活动的某些方面转换为数字格式,可能会提高您实现该目标的机会。 尽早实现这一转变以实现您的碳中和目标,然后利用这段时间建立碳中和,即使您将面对面和混合活动重新添加到日程表中。

通过将事件类型转换为全部在线或部分在线,您会发现对环境的影响已经减少。 通过虚拟活动或在线参加混合活动的选项,您可能会发现飞来参加活动的参加者越来越少。 这极大地减少了空气中的碳含量,从而减少了活动不可估量的碳足迹。

面对面会议和活动的环境影响

您的活动对环境的影响将取决于活动的地点和规模。 然而,在大多数情况下,所有面对面的事件都会以某种方式对环境产生负面影响。 即使举办虚拟会议也会损害环境; 但是,金额会少得多。

据 MeetGreen 可持续发展总监 Eric Wallinger 称,“大型会议中心的活动报告的废物量在 500,000-5 天内定期远高于 6 磅。” 当我们考虑面对面活动的频率和定期产生的活动浪费量(特别是在不考虑可持续性的活动中)时,我们可以看到活动行业的破坏性有多大。

查看以下数字,我们可以看到事件的影响力有多大:

  • 典型的参会者每天产生 1.89 公斤废弃垃圾,其中 1.16 公斤是垃圾填埋场,每天排放 176.67 公斤二氧化碳当量。
  • 活动中大约 41% 的典型废物是垃圾填埋场。 只有 35% 可以回收。 3% 是捐赠的,21% 是有机的。
  • 迄今为止,航空旅行在活动参加的任何方面都贡献了最多 (70%) 的碳足迹。

为了支持这些数字,2000 年代初期的研究认为,旅行是国际会议可能经历的最主要的环境影响形式。 平均 1,000 面对面的活动 由于每个人使用的平均航空旅行量、能源使用量和过量食物,产生大约 530 公吨的二氧化碳当量排放量。 因此,赛事应采取措施减少在实体赛事中产生的废物并尽量减少航空旅行。

环境影响方面的可持续性是众所周知的,但可持续性还指活动的商业和生产价值,具有社会和经济影响。

如何将您的虚拟或混合会议转变为可持续的会议

可持续性主要涉及减少活动产生的废物量。 无论这是物质形式的浪费还是碳排放等浪费,事件可以通过多种方式促进更具地球意识的方法。

举办虚拟会议或混合活动时可以采取的简单步骤包括:

  • 为与会者提供虚拟或混合选项
  • 选择参与者附近的地点以减少旅行时间(至少汽车旅行)
  • 选择有减排计划的场馆和酒店,包括购买绿色能源
  • 为乘坐公共交通的与会者提供奖励
  • 用适合步行的活动社区消除地面班车

此外,计算您的活动的碳足迹,以便您了解活动的潜在影响以及激励措施如何轻松地将这种影响降至最低。

1. 如何为可持续的虚拟和混合会议选择场地

更环保的能力在很大程度上取决于场地的能力。 场地选择有限可能会使可持续性变得困难。 如果是这种情况,并且场地无法达到某些标准,则您必须通过关注此列表中的其他一些项目来尝试抵消这一点。

在寻找合适的场地时,需要考虑以下几点:

  • 了解您的虚拟或混合会议供应商是否接受 ISO 20121 ISO 14001 ,这是可持续最佳实践的行业标准。 如果一个场地吹嘘可持续或环保,他们需要证明他们遵循可持续管理系统。
  • 在报告和过去的托管事件报告中寻找透明度。 这些报告应符合主要报告实践,如全球报告倡议,或者可能在单一的足迹报告中很明显。
  • 看看场馆是否正在与运营策略师合作,通过与建筑经理和工程师合作来改善场馆环境影响。
  • 混合会议的场地还应关注社会责任,包括服务、社区参与和慈善事业的机会。
  • 独立的绿色认证可能会产生更多的责任。 LEED 标准或绿色钥匙等证书意味着第三方已经评估了建筑物的运营并同意它们有效运行。
  • 确定混合活动场地是否是可再生能源等可持续发展工作的一部分。 您甚至可以深入了解公司的主要利益相关者,以确定他们在不久的将来走向绿色的可能性。 如果您希望与他们建立长期业务关系,这一点尤其重要。

2. 促进“可持续性”的关注

即使您对会议场地的环境焦点控制有限,您也可以宣传活动的特定方向。 如果您的场地允许外部使用产品,请考虑重复使用以前供应商提供的家具、配件或设备,进行堆肥,并以与 2014 年格拉斯哥英联邦运动会类似的方式实现零浪费。

虽然格拉斯哥享有与奥运会组织者合作的优势,并且能够重复使用之前活动的物品,但您仍然可以考虑将该活动宣传为零浪费活动,并让更多组织参与进来提供帮助。

另一个想法是 CIBJO,它成为珠宝行业中第一个实现碳中和的活动。 CIBJO 购买了碳信用额度,以抵消与大会相关的温室气体排放量。 然后将这笔钱捐赠给风电场和甲烷捕获系统等项目,以减少未来的碳排放。 由于部分销售额贡献了此次捐赠,与会者对他们的贡献感到满意,从而促进了销售额。 您也可以为他们的购票提供税收优惠。

考虑向您的场地提出这些想法或采购外部供应商,以帮助实现这一目标。

3. 与地方倡议合作举办可持续的虚拟或混合会议

如果您的场地允许外部餐饮供应商,​​请考虑采购当地餐饮以支持当地农民并减少食品运输过程中的温室气体排放。

在举办混合会议时,您还希望与当地的社区中心合作,以促进减少剩余食物的浪费。 一些餐饮供应商或当地社区倡议有这些联系。 因此,您需要做的就是寻找这些人。

如果您的场地想要参与,请告诉他们您只对绿色食品计划或支持捐赠额外食物、可堆肥盘子、尽量减少水资源浪费、使用可堆肥、可回收或可回收餐具以及食物堆肥的计划感兴趣。 我们强烈建议与这些组织中的任何一个合作,并抵消赞助点的价格。 由于可持续性将是您营销工作的主要重点,这将为合作伙伴带来回报。

4. 在适用的地方数字化

举办虚拟会议是减少活动碳足迹的最佳方式之一。 如果你不能完全混合,那么一定要尽可能地数字化。 举办虚拟会议时,您将打印更少的注册包、门票、小册子,甚至可能减少名牌上的塑料。

所有会议的日历和摘要都可以通过您的活动托管平台在您的移动应用程序上使用。 您还可以通过在整个会议场地放置充电亭(漂亮的见面地点)来促进移动设备的使用。

5. 减少使用塑料

如果您将塑料材料用于任何营销材料,那么您需要确保这些塑料是可回收的。 如果没有,您需要为这些项目寻找不同的供应商。 查找获准通过 TerraCycle 回收的产品,或者可以致力于当地回收计划的产品。

您的活动中使用的塑料(而不是用于用餐的塑料)应作为可回收材料向您的观众宣传。 要求您的活动参加者在会议结束时将可回收物品放入垃圾箱,或在整个场地张贴回收箱或垃圾桶。

6. 将物理事件浓缩为更大的峰会

由于旅行对您的活动的影响有很大贡献,请考虑如何减少旅行。 混合或举办虚拟会议是一种方式,但正如我们前面提到的,这并不总是可行的。

考虑减少全年举办的活动,而是将重点转移到大型峰会上。 通过举办大型峰会,您可能会从大牌与会者那里获得更多兴趣,并且您可能会看到更高的投票率! 著名的峰会非常适合建立联系和建立联系。 同样,它们将为远程企业或行业提供更多时间召集。

在 2021 年举办可持续的虚拟或混合会议

考虑到大多数活动将在线或以混合形式进行,因此在 2021 年举办虚拟会议可能会更容易。 但是,如果您今年要举办面对面的会议,您可能会发现在短时间内确保可持续供应商的安全具有挑战性。

如果您希望在 2021 年举办可持续的虚拟会议,请逐步实施最佳实践,以便减轻完全绿色化的压力。

联合国可持续发展目标是考虑可持续发展的对象、内容和方式的绝佳起点。

创建混合会议时,可以实施所有 17 个目标和可操作步骤。 以下是一些需要重点关注的事项:

  • 捐赠你不用的东西
  • 减少浪费并支持当地农民
  • 避免浪费水
  • 仅使用节能电器和灯泡
  • 支持边缘化和弱势群体
  • 骑自行车、步行或使用公共交通工具
  • 回收纸、塑料、玻璃和铝
  • 关注气候行动
  • 避免使用塑料袋以保持海洋清洁
  • 种一棵树,帮助保护环境
  • 为人权挺身而出
  • 地方发展和融资大厅(伙伴关系)

并非每个活动都可以关注上面和联合国制定的所有目标或可操作的项目; 然而,它们可以在活动中以可行的方式实施,以促进这些可持续目标。

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