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選擇混合活動場地時應考慮的事項

特色圖片 - 選擇混合活動場地時應考慮的因素

混合活動預計將成為 2021 年最受歡迎的活動類型。隨著過去一年向數字活動的轉變以及支持混合會議的數字技術的興起,活動營銷人員和活動策劃者應該預計混合活動將在近期佔據優先地位未來。

一個成功的混合活動,就像任何其他類型的活動一樣,可以成就或破壞活動的成功。 這就是為什麼您的活動場地必須準備好容納計劃好的數字組件。

您可能認為任何場所都適合數字化,但請再想一想。 場地需要為數字化做好準備。 在選擇混合活動場地時,需要注意以下幾點:

選擇場地:混合活動有何不同?

有很多東西 選擇合適的場地. 根據您活動的規模、持續時間和您期望的觀眾類型,活動組織者必須考慮現場活動場地的許多元素以確保其有效。

活動組織者主要考慮:

  • 場地費用
  • 活動規模
  • 餐飲
  • 停車處
  • Accommodation
  • 場地可用性
  • 以及與其他活動團隊的協調

时间 切換到混合格式,這些因素仍然很重要。 但是,您可能會以不同的方式看待它們。 例如,您可能出於某種原因想要限制面對面活動的規模。 這將幫助您保持較低的參加人數,並且您可以使用“更小”或更多的精品活動場地。

但是,有一些權衡。 僅僅因為您可以縮小規模並不意味著場地的成本也會更小或更實惠。 混合活動需要一些其他因素,例如強大而強大的互聯網連接以及連接和集成 AV 設備的能力。

雖然大多數活動場地已經更新了他們的技術,但您可能需要為提前進入場地以測試設備或所需的額外電源支付更多費用。

無論如何,混合場地的規劃與標準的現場場地略有不同。 以下是一些需要考慮的首要事項:

互聯網連接

您的活動參與者將需要互聯網連接,但您的團隊還需要高質量的流,以便在線會話流不會中斷。 您將前往的場地需要其活動互聯網服務提供商 (ISP) 能夠處理高互聯網帶寬並保持連接安全。

請務必考慮以下有關活動 Wifi 的事項:

  • 安全可靠,尤其是在高密度環境中。
  • 由可靠的現場網絡工程團隊提供支持,以防出現中斷。
  • 選擇高專用帶寬,以限制 ISP 在一個月內可能遇到的停機時間。
  • 如果場地無法獲得專用​​帶寬,那麼他們可能沒有安裝光纖電纜。
  • 尋找至少 10GB 的低延遲流媒體速度。
  • 商業場所通常具有 2.4 GHz 頻率,因此請務必找到提供 Wifi 雙頻段(為某些用戶提供 2.4 和 5 GHz)的場所。
  • 您將需要可以限制特定用戶使用的 Wifi。 例如,如果您提供訪客訪問,請注意大約 10% 的用戶將同時訪問 Internet。 在公司活動、混合會議或混合會議中,此金額可能更大。 考慮 Wifi 流量。
  • 對於高使用人群,每 10 個用戶 100MB 是可以的; 對於使用率低的人群或較小的活動,每 2 個用戶 100MB 是可以的。
  • 您的實時流將需要更高的流質量、更高的帶寬,並且需要更多的電源。
  • 測試或 ping 速度應運行大約 30 毫秒或更短,並且每 2 個用戶的速率為 100MB。

瀏覽您的混合活動在互聯網連接方面的需求可能會很棘手。 幸運的是,許多活動場地已經在此之上。 因此,您需要做的就是將您的需求告知場地。 您可能需要選擇更大的流媒體包(因為這可能是一個可擴展的選項)。

空間和設備

您的活動空間應該準備好:

  • 相機 (有一系列選項,包括高清、多攝像頭、三腳架和攝像頭支架、直播攝像頭以及支持各種屏幕尺寸的攝像頭)。
  • 可以連接到視頻流的高質量麥克風。
  • AV 操作員,可以控制音頻連接何時切換麥克風以避免反饋並允許在問答環節中聽到觀眾的聲音。
  • 一個視頻操作員來控制視頻選項,確保視頻一直在錄製,並且視頻源正在為在線直播流進行適當的切換。
  • 能夠測試設備以確保虛擬觀眾能夠正確地聽到和看到; 您還需要通過您的在線活動平台審查在線流媒體功能,以便您了解流媒體使用的瀏覽器和/或操作系統。
  • 技術支持,不僅針對 Wifi,還針對 AV 設備,因為該設備可能會出現故障。

內部支持

如前所述,您所在的場地應提供內部支持來管理音頻、視頻、技術設備(應提供)和 無線網絡連接.

如果他們不提供這些,您應該與潛在的活動場地合同協商定價,因為您必須自己採購技術。 考慮到您將不得不聘請 AV 團隊將他們自己的設備帶到您的活動中多天,這將佔用您預算的很大一部分。

詢問場地是否為流媒體、網絡工程師、充電站、演示者的以太網連接和高壓電源提供 IT 支持。

如果場地不能提供所有這些因素,那麼您可能不得不為它們外包(或選擇不同的場地)。 有人監控音頻、視頻、互聯網和技術至關重要,這樣您的活動對於面對面的和遠程的與會者來說都可以完美地進行。

可用性和訪問

對於任何技術,您都需要能夠連接自己的計算機和/或軟件並進行測試以確保一切正常運行。 如果您有一些團隊與內部技術支持協同工作,那麼他們應該仔細閱讀規範,以便您團隊的每個成員都知道事情是如何工作的以及如何連接到 AV 設備、現場計算機、互聯網網絡、高架投影儀等。

如果您的混合場地在您想要的時間段內可用,請確保您的活動組織者和團隊可以儘早訪問該站點以檢查這些測試參數並設置您的設備。 您可能還希望提前幾周到達現場,以便確認您的操作系統和其他技術已設置並與場地技術兼容。

如果可以,請與測試在線觀眾成員和在線演示者協調這段時間,以便您可以審查技術和 虛擬事件平台.

充足的電源

一些較舊的場所可能仍在使用過時的電源。 過時或較小的電源意味著您的活動技術可能會在活動進行中短路或出現故障。 您需要足夠強大的活動電源來處理多個與會者、工作人員和技術需求。

如果您擁有高質量的計算機,那麼您將需要一個與之匹配的電源。 場地應該有可用的商用電源,但它可以適當擴展嗎? 場地可能能夠容納 500-1,000 名與會者。 儘管如此,您仍需要確認他們是否可以處理 AV 設備(例如面向現場觀眾的麥克風和揚聲器)、連接到交換機、編碼器和塔式計算機,並通過您的虛擬平台實時上傳視頻/音頻。

活動可以舉辦的人數越多,您就越有可能需要更多的設備、技術和電力。 在您選擇“簡單”的大型活動場地之前,請考慮這些方面。

對於大多數品牌來說,轉向混合活動是有意義的。 但是,如果沒有適當的準備,您就有可能選擇不合時宜的活動場地。 強烈考慮該活動場地提供無縫混合活動託管的能力。 檢查以確保他們過去曾舉辦過混合活動,並將您的技術問題放在首位。

 

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