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每個活動策劃者都應該知道的 8 個活動預算技巧

活動預算可能很麻煩。 堅持預算可能具有挑戰性,但其他人似乎不可能製定出切合實際的預算。 

时间 策劃一個活動 預算,活動策劃者必須考慮很多事情。 除了場地費用和活動人員等必需品外,您還需要考慮意外開支、應急資金和突然出現的隱藏費用。 

為了幫助您 加速事件 制定了由專業活動策劃者提供的八項活動預算技巧。 使用這些技巧可以幫助您為未知的預算做準備,利用您的活動投資回報率,並使您的活動走上正確的軌道。 

1. 確定您的活動預算目標和主要 KPI

在開始計算您的活動預算之前,請知道您不能在不了解活動目標和 KPI(關鍵績效指標)的情況下開始。 您的預算流程 會議 或事件通常會在您確定主要目標之後但在您為規劃過程奠定基礎之前發生。 這是因為您無法在不知道可以花多少錢的情況下計劃任何活動。 

活動預算目標

因此,您應該正確地將事件目標與 KPI 保持一致。 例如,如果主要目標是通過票務收入進行銷售,請確定您需要多少、理想情況下需要多少以及最佳需要多少的銷售數字。 從那裡,回到您的活動計劃並估計您希望您的活動有多大以及您認為您可以管理多大。 

當然,您的門票價格將歸結為場地成本、活動工作人員發票和餐飲成本。 但是,隨著您的進行,您可以看到需要收取多少費用或需要進行多少門票銷售才能達到特定的管理費用。 

2. 使用過去的數據(來自您過去的事件或類似事件)進行初始估計

最好的預算技巧之一是離開經驗,當 活動定價 和活動預算。 如果您過去舉辦過類似的活動,那麼您就會對費用比率和趨勢有所了解。 如果您在過去兩年舉辦活動並且每年都超出預算,那麼您可能每次都傾向於超出預算。 您可以嘗試考慮應急資金的差異,或者在計算估計的投資回報率時期望這一點。 

在任何一種情況下,嘗試使用來自您的事件或類似事件的過去事件數據,以便您可以查看項目的實際成本以及哪些費用比其他費用更重要。 您需要考慮事件的類型(是面對面的、在線的還是 混合 )、活動地點、活動規模、推廣的品牌以及活動的實際預算。 在這些領域中的每一個領域都應該相對相似; 否則,轉換該預算的某些方面以匹配您的預算可能會很棘手。

從這裡,你可以拉出一個大概的數字並開始完善這個數字。 

3. 研究活動預算費用

您的活動費用可能是預算中最重要的方面。 以下是要考慮的費用的活動預算模板:

場地費用:

  • 場地本身的成本
  • 現場工作人員和活動團隊
  • 食品和飲料; 餐飲
  • 事件技術,如音頻/視頻(混合事件的成本會更高)
  • 揚聲器和其他形式的娛樂,如 MC
  • 活動場地附近或周邊的住宿和交通
  • 家居保安
  • 其他現場人員,如網絡工程師、攝像師、技術大師、活動策劃者和活動協調員
  • 贓物和其他現場講義
  • 實物打印件、海報和橫幅

市場營銷和活動推廣:

  • 付費內容營銷和付費廣告
  • 活動營銷
  • 附屬或影響者費用
  • 社交媒體廣告
  • 印刷的營銷材料
  • 活動品牌或徽標的圖形設計
  • 網站設計和/或託管(如果您的活動管理技術中未包含)

事件管理技術:

  • 活動平台費用
  • 預訂和票務費用
  • 活動網站託管
  • 移動活動應用
  • 潛在客戶捕獲工具
  • 現場簽到和登記
  • 虛擬事件流或集成
  • 數據與分析

由於這些成本中的許多很容易累加,因此重要的是 削減開支 你可以在哪裡(我們將在下面介紹)。 但是,我們想強調的是,選擇正確的活動平台可以大大減少費用或意外開支。 例如,一個 Accelevents 等虛擬活動託管平台 可用於現場活動舉辦,如票務和活動註冊。 其高級功能可以支持潛在客戶捕獲、流媒體、數據和分析、預訂、舉辦活動網站、營銷和集成。 

4. 獲得多個供應商報價

您的活動供應商將是與您的活動相關的最重要的成本之一。 所以一定要貨比三家,以獲得最好的報價。 獲取多個供應商報價並通知供應商您正在搜索有競爭力的報價以獲得最佳價格。 

在某些情況下,您可以協商試圖在活動策劃者不知情的情況下添加額外內容的合同。 例如,您無需為事件管理技術付費,因為您可以提供它的這一方面。 但是,您需要審查技術成本,以了解引入您的活動技術團隊比通過場地租用是否更有利。 

5. 創建收入與支出的估計資產負債表

一旦您很好地了解了您希望為此活動花費多少,您就可以重新審視您的門票銷售情況以及該活動將如何為您賺錢。 投資一個 事件模板,這可以幫助您更好地了解您的開支。 假設您估算了所有費用,並發現您需要以每張 2,000 美元的價格出售 1,000 張門票才能實現收支平衡。 在這種情況下,您可能需要評估

a) 你是否能以那個價格賣出那麼多票,

b) 這樣做是否值得,以及

c) 您可以削減成本以提供更實惠的票價(如果這是您目標的一部分)。 

開始繪製不同的銷售估算,以便您可以規劃您的銷售策略。 如果您需要保持高票率,您可能會有適合這一點的直接營銷活動。 您的開支也不應該迫使您收支平衡,除非您決心使用長期營銷策略。 

6. 重新評估您的活動預算目標,以確定省錢的領域

通常情況下,如果您沒有固定的預算,或者這是您的第一次活動,您可能會發現自己在計劃活動費用方面過於熱心。 然而,一些活動策劃者恰恰相反,不給自己或他們的團隊任何喘息的空間。 

嘗試為您的團隊找到完美的平衡點。 您不能也不應該在嚴格的預算下運作,這會在活動期間引起重大關注。 無論如何,您都應該尋找省錢的方法,因為這總是會增加您的投資回報率或利潤。 選擇易於擴展的事件技術平台 讓您清楚地了解您可以從每張門票銷售中獲得什麼。 

評估活動預算目標

考慮活動場地可以削減成本的方式。 考慮要求您的律師審查合同,以便您的品牌不對活動中發生的任何損害或事故負責。 您還可以找到一些漏洞,在這些漏洞中您可以削減與場地、餐飲、活動用品、營銷等相關的成本。 

如果你不能削減成本,那麼考慮這個活動可以讓你賺錢的其他方式,包括贊助收入和 籌款

7. 始終考慮意外或緊急情況

即使是計劃最完美的活動也會產生一些意想不到的費用。 從需要最後一刻的營銷材料到活動技術的重大問題,肯定會出現一些問題。 您可能會發現揚聲器無法再出現,您可能需要通過其他更昂貴的方式來彌補。 

有一個可以在現場訪問的未雨綢繆的基金,可以解決此類問題。 考慮額外預算 10-20% 的活動預算以備不時之需。 您甚至可以通過部分門票銷售來獲取部分現金。 任何未使用的金額將返回利潤。 

手頭有這筆額外的現金,您將為遇到的任何問題做好充分準備。 

8. 記錄您的活動預算計劃並組織費用

當您完成活動預算時,請務必保留所有收據,記錄定期進入的費用以及稍後進入的任何已知的大額費用。 您稍後需要報告這些費用以用於稅務和會計目的,現在組織這些數據將使您取得成功。 

保留一份包含每月開支的電子表格,以了解您在活動開始前每個月的需求。 您可能需要儘早支付某些費用以抵消臨近活動的主要費用。 這也將使您的團隊在計劃時保持組織。 

 

為任何規模的活動制定預算可能很棘手。 但是,作為活動組織者,您必須密切關注預算,以便您的活動能夠最大限度地提高利潤並取得成功。 考慮與會計師或財務規劃師合作,以便您可以正確預算。

需要幫助來了解最適合您的活動預算的正確工具和軟件嗎? 立即取得聯繫 我們的活動專家可以向您展示可以對您的活動預算目標產生重大影響的簡單方法。 

 

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