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混合與會者在您的下一個混合活動中需要知道的事情

特色圖片 - 混合與會者在下一次混合活動中需要知道的事情

老實說,對於許多人來說,參加混合活動是一件令人興奮的新鮮事! 加載實時流並登錄實時聊天不像在會議上露面那樣熟悉,渴望收集禮物袋和交流。 

由於我們親自參加了越來越多的實體會議、會議或社交活動,因此我們已經熟悉了他們的標準流程。 諸如去哪裡、做什麼以及如何表現等事情或多或少都被標準化了。 在混合會議、混合會議或 混合網絡事件 不一定是一個新概念,它們對許多人來說是新的,當涉及到它們時,人們仍然了解自己的方向。 

最重要的是,您想讓您的活動參加者(無論是面對面的還是在線的)盡可能感到舒適。 尤其是在 COVID-19 以及社交距離措施和額外預防措施的興起的情況下,為您的與會者提供盡可能多的關於該做什麼的信息是值得讚賞和幾乎預期的。 

積極主動地為您的面對面和虛擬混合與會者準備以下項目和 清楚地呈現信息 給他們。 保持簡單,並嘗試及時進行教育,以便在他們需要時將信息傳遞給他們。 

清楚 COVID-19 協議

特色圖片 - 清楚了解 COVID-19 協議

對於在 COVID-19 大流行期間有現場觀眾的任何現場活動,每個活動組織者都需要確保 COVID-19協議 到位。 考慮到所需的本地協議可能會在一秒鐘內發生變化,活動專業人士需要考慮多種選擇。 

出於這些原因,除其他外,活動組織者必須向現場來賓清楚地傳達可能出現的情況。 這可能涉及:

  • 傳達與會者應該期望的一組基線協議。 這將包括社交距離、戴口罩和可重複使用的物品等。 
  • 明確標識不可協商。 如果與會者隨後出現並且不遵守不可協商的規定,則他們已經意識到後果。 
  • 如果要求現場參加者進行自我隔離或進行測試,請清楚地傳達應該如何進行以及您的活動已具備的任何支持機制來支持這一點。 
  • 通知您的未來參加者您的活動將讓他們了解情況的方式。 
  • 傳達與會者如何了解變化; 與會者必須負責及時了解活動的具體要求,並應定期查看活動網站。

無論您決定如何傳達 COVID-19 協議,請確保方向明確並且您了解人們的困惑。 您可以指定一個客戶服務部門來嚴格回答與 COVID-19 協議相關的問題。 

交流與會者可以與虛擬和麵對面組件進行交互的方式

關注虛擬和麵對面的關係很重要,這樣您就可以正確地與每個小組溝通互動將如何發生,以便他們在混合事件發生時做好準備。 

例如,如果您正在主持一個混合會議並且您將有現場觀眾,請務必通知您的虛擬觀眾這正在發生。 您甚至可以填寫一些細節。 當他們得知 10 分鐘的問答實際上分為在線觀眾和麵對面觀眾時,您不希望他們感到驚訝。 

最有可能的是,您的現場與會者將需要在混合活動期間的某個時間點與某些虛擬組件進行交互。 他們可能需要 網上報名 並在他們到達會場時通過移動應用程序登錄。 時間表也可能在線以節省紙張或限制共享產品的數量。 

在任何情況下,提前讓他們知道,為面對面和虛擬與會者做好充分準備。 提前發送一封電子郵件,要求他們下載活動應用程序,以便他們可以要求提前參加某些會議、提供人口統計信息並設置他們的虛擬組件。 

引導混合與會者完成登錄過程

特色圖片 - 讓混合與會者完成登錄過程

對於虛擬參加者,重要的是他們熟悉虛擬“參加”活動所涉及的過程。 取決於 虛擬事件軟件 使用,您的虛擬觀眾可能需要:

  • 下載程序
  • 在他們的計算機上安裝程序
  • 註冊一個帳戶,授予他們訪問該程序的權限
  • 登錄程序
  • 註冊並註冊一個帳戶

發送一封電子郵件,分解他們需要做的事情。 如果他們需要將程序下載到他們的計算機上,請確保他們知道如何訪問該程序以及硬件和軟件要求是什麼。 

如果親自參加活動的人也需要訪問虛擬組件,他們還需要有關登錄、下載和安裝以及活動開始後進行設置的指導。 

通知在線與會者有關虛擬出席要求 

讓您的虛擬與會者實際參加數字活動可能很棘手。 這通常是因為與會者忘記了活動正在發生,對如何“參加”活動感到困惑,並且不確定流程。 


確保他們知道如何參加活動。 例如,如果活動鏈接將通過電子郵件發送給活動參加者,則通知他們將在活動前一小時通過電子郵件發送出去,以及他們是否可以在活動開始前點擊鏈接。 

一些混合會議要求與會者至少參加一個會議或演示者才能獲得某種類型的好處(如免費電子書或錄製的內容)。 提前與您的遠程觀眾清楚地傳達這一點,以便您在活動結束後不會有心懷不滿的與會者。 

了解實時聊天功能和指南

特色圖片 - 了解實時聊天功能和指南

在線活動軟件將具有實時聊天功能,允許在線參與者實時發布問題、回复民意調查或與其他遠程參與者進行一般性交談。 實時聊天功能非常有用 與會者參與 會議主持人可以使用它與在線觀眾互動、提供匯總信息、接收反饋以及向在線觀眾學習。 

實時聊天功能可以有效地用於觀眾參與,但也可能被流氓與會者濫用。 當在線與會者首次註冊時,他們需要了解實時聊天的規則。 

這可以像聊天機器人一樣簡單,它會在每個在線參與者的聊天窗口中彈出,並通知他們對實時聊天功能的簡化說明。 它可以參考一項政策,該政策可以在設置或活動資源部分找到,或者只是要求與會者保持熱情。 

如果主持人正在參與實時聊天,而該活動不是模擬現場直播,請確保主持人清楚實時聊天功能以及他們希望觀眾參與的方式。 

通知現場參加者有關活動的設置和組織

對於面對面的和虛擬的與會者,與會者都希望了解一些結構性項目。 例如,實體活動場地的所有區域都開放嗎? 接近某個房間時是否需要洗手? 

即使您認為您已經在《規定》中完全涵蓋了這些信息,也請確保向您的實際參加者提供任何其他信息。 COVID-19協議. 請確保此信息符合活動行業的當前標準。 

事實上,一些與會者可能想熟悉該地區,包括地理位置、停車設置和場地的物理佈局。 向他們提供所有這些信息,就像在採取 COVID-19 預防措施之前所做的那樣。 您還可以指定屬於活動場地的空間以及不受您控制的空間。 如果有幫助,請向與會者提供活動場地的平面圖。

為虛擬與會者提供活動策劃軟件的概述

雖然並非所有遠程參與者都需要,但概述瞭如何導航事件技術、每個虛擬組件以及 活動策劃軟件 可以使新的或緊張的虛擬參與者受益。 一些參與者喜歡在活動之前做好準備,如果他們願意,他們可能會查看在線資源以熟悉該計劃。 

您可以將此概覽提供為虛擬平台演練(使用 360 度技術)或錄製的演練和畫外音。 確保每個虛擬元素都突出顯示且清晰,並且與會者了解每個部分的目的。 

此外,如果虛擬活動平台帶有移動活動應用程序,那麼您可能還想了解此功能及其使用的任何不確定性。

通過提供虛擬展廳、供應商展位以及如何通過網絡研討會平台與每位演示者互動的演練,在線觀眾更有可能獲得更積極的虛擬體驗。  

傳達社交媒體和營銷政策

面對面和虛擬參與者需要同意在營銷和社交媒體材料上使用個人圖像。 

配合你的 事件營銷人員 確定推廣內容的途徑。 然後確保您在活動之前獲得此同意,以便您確定可在社交媒體帖子中使用的媒體類型以及用於未來活動的活動營銷。 

混合活動對許多人來說是一種全新的體驗。 作為活動組織者、主持人或策劃者,您可以做的越多,讓與會者和參與者有賓至如歸的感覺就越好。 通過仔細傳達上述要點,混合參與者將知道在混合活動過程中對您的期望以及您對他們的期望。 

 

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