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如何管理與會者對虛擬活動的期望

特色圖片 - 如何管理與會者對虛擬活動的期望

舉辦虛擬活動是與觀眾建立聯繫並以令人興奮的新方式宣傳您的品牌的好方法。 因此,當需要舉辦在線活動時,您希望為幾乎所有事情做好準備。

作為活動組織者,我們花費大量時間準備內容、營銷虛擬活動和策劃參與者體驗。 在所有的忙碌中,我們忽略了虛擬活動的一個非常重要的方面,那就是 與會者的期望.

參加者可能會從多個角度、期望和生活方式來參加您的虛擬活動。 控制所有這些方面不是您的工作,但您應該將它們考慮在內。 管理與會者的期望可以提高觀眾的參與度並增加 成功的虛擬活動. 繼續閱讀以了解如何!

了解潛在的虛擬與會者期望

十多年來,虛擬事件一直在增加,並且由於 COVID-19 大流行而得到推動,提出了一系列與面對面事件截然不同的挑戰。 與會者選擇參加虛擬活動的原因有很多,自從 COVID-19 興起以來,這些原因已經發生了變化。

一般來說,虛擬觀眾(不受 COVDI-19 影響)帶著以下期望來參加在線活動:

  • 他們是為了方便而參加數字活動
  • 由於日程安排、成本或地點的原因,他們可能無法參加實體活動
  • 他們正在尋求某些信息,而不是某個主題的一般知識
  • 他們可能對共享的品牌、產品或信息有所了解,但情況並非總是如此
  • 他們不太可能全神貫注於虛擬會議、虛擬貿易展或虛擬會議
  • 網絡並不總是一個更高的優先級,因為網絡實際上不像面對面網絡那麼舒服
  • 他們有興趣將此事件作為背景噪音

在 COVID-19 興起之前,我們看到了虛擬活動的參與者,甚至 混合事件,作為正在尋求有關特定主題的更多知識並在該行業中獲得優勢的與會者。

雖然這些期望並非總是如此,但虛擬活動策劃者可能會認識到只有少數在線參與者會高度參與內容。 其他在線觀眾可能會在忙碌的一天中作為另一項任務來參加虛擬會議、虛擬會議或虛擬活動。

現在,隨著 COVID-19 大流行的興起,我們已經看到我們所有的活動都切換到了虛擬形式,即使這種活動製作方式對品牌沒有意義。 因此,所有參與者(如果可能的話,他們中的許多人本可以親自參加活動)都被迫在線參加。 虛擬活動空間競爭激烈,管理觀眾期望可以提升您的品牌 接受度和成功.

映射虛擬受眾

由於這種變化,活動策劃者看到參加在線活動的不同類型的觀眾也就不足為奇了。 通過這種方式,活動策劃者不應該考慮所有在線受眾類型。 活動策劃者需要解決所有這些不同類型的觀眾及其期望,以確保活動順利進行。

在滿足與會者的期望時,請務必確定您的不同受眾、受眾目標和客戶角色。 這對於管理至關重要 與會者期望 因為您需要了解與會者參加您的虛擬活動的原因。

嘗試識別:

  • 觀眾在參加您的活動時希望建立的特定知識、資源或聯繫
  • 觀眾正在尋找的關鍵要點
  • 虛擬與會者參加活動的原因(如果有機會,他們是否會親自參加您的活動)
  • 按痛點劃分的受眾類型

提供清晰的溝通

一旦您對在線觀眾角色有了清晰的了解,您就可以開始與這些觀眾交流,以便他們以明確的期望來參加活動。

在與聽眾交流時,一定要找到他們可能使用的途徑。 這可能與您的活動營銷渠道重合。 在事件發生之前提供他們可以理解的清晰且可操作的項目。 它們應該根據您主持的活動類型(即會議、會議、社交活動)或在您的單個活動中是否有許多較小的活動類型或會議來準備。

活動時間表和主持人是給定的。 會議詳細信息,例如演講者、他們的背景以及他們將要談論的內容的簡要概述,將使聽眾有機會找到他們需要的信息,並且僅在他們需要時才參加。

在線觀眾還需要為虛擬活動平台做好準備。 雖然這不應該是主要的溝通來源,但它很重要,應該以清晰的語言、易於獲取的分銷渠道和明確的指導方針發送出去。

設計在線與會者體驗

您的在線觀眾體驗包括從早期活動營銷電子郵件到活動註冊和視頻質量的所有內容。 作為活動組織者,您需要了解與會者參加活動所需的確切流程。 消息是否清晰易懂? 如果不是,則需要重新設計虛擬體驗。

創建與會者體驗建議或演練記錄普通與會者將經歷的步驟。 從體驗第一批營銷材料到註冊活動、登錄活動技術、為演示者添加書籤等。

通過深入了解與會者對事物的體驗,您將更好地了解與會者到達您的活動時的心情和情緒,並提高與會者的參與度。

事件技術演練

與設計整體與會者體驗類似,請務必在活動之前測試您的活動技術。 像 Accelevents 這樣的智能事件技術為用戶提供了清晰的演練,但您仍然應該配置軟件以適合您的品牌。 如果您沒有使用網絡選項卡,則不要為您的用戶提供這些選項。

向在線觀眾提供“需要知道”的信息,例如他們是否需要在活動開始前在平台上註冊。 軟件中的導航按鈕應該易於使用,不會分散注意力,並且具有清晰的標籤。

把自己放在他們的鞋子裡。 他們會理解活動平台的符號、標籤和區域嗎? 如果不清楚,請介紹解釋這些標籤的材料。

創建活動常見問題解答

活動常見問題解答是對虛擬活動的基本方面進行清晰教育的最簡單方法之一。 常見問題解答鼓勵更多客戶報名參加活動,並使未來的在線與會者遠離客戶支持服務。 清晰的活動常見問題解答可以讓活動組織者為某些在電子郵件群發中太煩人的問題和答案提供空間。

保持 FAQ 簡短而甜蜜,帶有清晰的可搜索點和交互式組件以節省空間。 請注意常見問題頁面上的 SEO,因為您會希望此頁面在 SEO 上很重要,以便潛在的與會者和註冊的與會者可以找到該頁面。

虛擬活動常見問題解答將提高觀眾參與度,因為如果他們沒有重大遺留問題和疑慮,他們更有可能接受活動並與其他與會者互動。

培訓網絡研討會

虛擬活動策劃還可以包括培訓網絡研討會,非常適合虛擬活動主持人和與會者。 關於如何使用平台、在線演示的最佳實踐等方面的培訓網絡研討會可以幫助演示者和虛擬觀眾在虛擬環境中感覺更舒適。

如果您無法開發培訓網絡研討會,請嘗試尋找可靠的網絡研討會。 網絡研討會是可以長期幫助與會者的認證,因為這些技能可以應用於未來的虛擬和混合活動。

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管理您的與會者期望不僅會改善您的與會者的體驗,而且還將提供更順暢的虛擬活動體驗的機會。 與會者和演示者都將獲得更積極的體驗,這將對品牌產生積極的影響。

考慮使用 加速事件 作為您的活動技術,這是一種智能且可擴展的活動技術,可以改善與會者體驗。

 

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