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為確保混合活動安全,您必須考慮的 5 大因素

活動安全

 

對於許多活動專業人士來說,已經很長時間沒有計劃或舉辦現場活動了。 但是,事件行業並沒有讓 COVID-19 使世界陷入停頓,而是找到了一種調整方法。 通過採用虛擬活動,組織者已經能夠向熱切的觀眾提供內容。 

虛擬社交活動 現在很常見。 這些事件在讓我們保持聯繫方面做得很好。 然而,虛擬活動永遠不會取代現場活動和與他人互動的樂趣。 

隨著疫苗變得更容易獲得,精明的活動組織者正在展望未來。 主要的新興趨勢之一是 混合事件. 混合事件具有虛擬組件和麵對面組件。 但是,您如何才能與面對面的與會者一起舉辦活動,同時讓他們免受仍然存在的大流行風險的影響?

如果您希望舉辦一場成功的混合活動,您需要優先考慮與會者的健康和安全。 為了幫助您駕馭這個棘手的局面,我們整理了這份混合事件安全提示列表!

確保下一次混合活動安全的 5 大行之有效的方法

在計劃任何類型的活動時,都需要考慮很多。 在全球大流行期間計劃活動只會增加更多的複雜性。 這是您在考慮混合事件安全性時需要開始的地方。

1.選擇合適的場地

 

確保合適的場地對任何活動都很重要。 但是現在,您需要考慮場地如何適應 COVID-19 協議。 

在評估場地適宜性時,請考慮以下因素:

  • 場地大小 

是否有足夠的空間讓混合活動參加者四處走動並遵守社交距離? 超越會議室,看看大堂、休息室和走廊空間。 

  • 場地最大容量 

您不太可能被允許將場地填滿至最大容量。 但是您應該根據 CDC 的建議了解場地是否有新的容量。 使用此數字來評估場地的適用性。 它還可以通知您的活動計劃和 事件營銷策略.

  • 場地合同

請務必仔細閱讀您的場地合同。 查找與 COVID 責任、延期和/或取消相關的任何條款。 如果有不可抗力條款,請詢問涵蓋哪些 COVID 情況。 如果 COVID 不在承保範圍內,請詢問是否有其他條款可以提供相同的承保範圍。 

全球生物風險諮詢委員會 (GBAC) 幫助組織克服 COVID-19 等生物危害風險。 GBAC STAR 授予已製定適當清潔和消毒程序的設施。 這些措施將減少 COVID 等污染物的傳播。 

2. 確保值機安全

 

活動註冊和簽到通常是現場活動中最擁擠的地方。 這使他們成為您的混合活動中風險最大的活動之一。 採取措施簡化事件登記,減少等待時間,並限制聚集在一個區域的人數。 

  • 盡可能提前做 

用一個 活動報名平台活動註冊網站 可以免去現場簽到。 鼓勵與會者儘早註冊。 通過郵件發送所有徽章和身份證明。 這將消除到達時排隊或聚集的需要。 

  • 錯開到達 

通過在線簽到,與會者可以選擇他們的到達時間。 這可以防止大量人群同時到達。 考慮讓與會者識別任何社交/工作泡沫。 如果與來自同一辦公室的團隊一起主持會議,您可以將他們分組。 這意味著他們將同時到達,限制他們與其他社交泡沫的接觸。 

  • 佔用更多空間 

如果一定要現場報名,盡量使用大空間。 您擁有的空間越大,您就越能鼓勵和加強社交距離。 雖然您的混合活動的參加者可能較少,但您需要使用兩倍的空間進行活動簽到。 

  • 創建流量 

控制活動空間中的運動的一種方法是創建清晰明確的交通流。 您將需要創建專用的入口和出口。 標記您希望人們進入活動場地後採取的方向。 讓場地或活動工作人員在場,以幫助執行和促進這一流程。

  • 溝通清楚 

重要的是讓觀眾了解對他們的期望。 他們需要知道並了解在活動場所時的行為舉止。 但他們也應該了解已實施的任何健康和安全檢查。 如果您要求客人提供陰性的 COVID-19 測試,他們需要提前知道。 你想給他們足夠的時間來得到一個。 

3. 安全設計

 

在線辦理登機手續並建立定向交通流很棒。 但是你可以做更多獨特和有創意的事情! 創建將促進混合活動安全的活動裝飾。 而其中許多 活動裝飾元素 可以在不影響與會者體驗的情況下實施。 

需要考慮的一些設計方面是:

  • 活動品牌 PPE
  • 作為房間隔板的大型植物和花卉佈置
  • 活動品牌枕頭上寫著“為了遵守社交距離,請不要坐在這裡”之類的信息。 這是一種在休息室等公共空間強制保持距離的方法
  • 有機玻璃桌隔板
  • 創建桌椅組合以保持距離
  • 事件或 贊助商品牌 洗手液站
  • 外帶餐飲選擇

4. 向與會者傳達規則和期望

 

在規劃和營銷您的混合活動時,一定要突出您的安全工作。 對於某些人來說,這可能是他們購買決定的關鍵。 

在您的 活動網站,詳細說明您為確保場地安全所採取的步驟。 詳細說明您為與會者制定的任何規則。 

註冊後,向客人發送詳細指南或規則和期望列表。 如果您必須更改或更新規則,請將這些更新通過電子郵件發送給註冊人。 通常,您會希望避免向與會者發送過多電子郵件。 但是,這些遠非平常,澄清實際上可能是受歡迎的。 

您可以向與會者提供的信息越多,他們就越有信心參加您的活動。 

5. 及時了解 CDC 建議

 

大流行的格局一直在變化。 重要的是您要了解最新的建議 疾病控制中心(CDC)

造訪 CDC網站 在規劃過程中定期進行。 他們的指導方針可以幫助您制定自己的規則和指導方針。 

隨著您的混合活動的日期越來越近,請務必更頻繁地查看網站。 您可能需要調整自己的計劃。 總是有其他選擇,比如如果聚會變得不可能,就轉向虛擬活動。

確保現場與會者免受 COVID-19 的侵害應該是您的首要任務。 遵循我們的建議並使用註冊和 活動管理平台 能幫忙。 該平台可以促進與與會者的溝通,並通過在線簽到減少接觸點。

想要舉辦您的下一次活動? 立即預訂演示  並詳細了解我們的混合和虛擬活動平台如何幫助您打造真正令人難以置信且安全的活動體驗!

 

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