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舉辦可持續的虛擬或混合會議時需要考慮的 6 大因素

虛擬會議和可持續性

隨著對全球變暖的關注日益增加,在舉辦虛擬或混合會議時,您希望將其宣傳為可持續和氣候友好型會議是有道理的。 創建一個可持續的會議需要大量的時間和組織,但努力減少活動行業對氣候變化的影響是非常值得的。

可持續性並不總是與環境影響有關,也可能意味著您的活動可以維持經濟、社會和政治變化。

作為活動組織者,您可能需要留出時間來採購可持續產品、制定可持續目標並製定實現這些目標的最佳實踐。 這可能需要在價格、工作流程和流程、合作夥伴關係和準備方面進行一些談判。

如果您熱衷於將您的活動變成可持續的活動,那麼您來對地方了。 無論您是舉辦虛擬活動、混合活動還是面對面的活動,您都可以採取一些措施來減少對環境的影響並提高活動的可持續性。

可持續性和舉辦虛擬或混合會議

在我們深入探討之前,必須認識到您舉辦的活動類型將決定您可以達到的可持續性水平。 如果您想實現某些可持續性目標,您需要客觀地查看您舉辦的活動數量以及這些活動中有多少將在線舉辦。

如果您計劃在一年內舉行 20 次面對面的會議,您將自動為應對氣候影響支付高額費用。 將一些事件轉換為虛擬事件格式可以提高環境影響水平。 虛擬會議 如果您擔心吸引合適的受眾,還可以為可持續性提供更多機會。 但是,有些活動以面對面的形式發展得更好,因此您必須考慮平衡。

在設定您的“綠色目標”時,請務必牢記這一考慮。 例如,如果您想實現碳中和,那麼通過將您的某些活動或活動的某些方面轉換為數字格式,可能會提高您實現該目標的機會。 儘早實現這一轉變以實現您的碳中和目標,然後利用這段時間建立碳中和,即使您將面對面和混合活動重新添加到日程表中。

通過將事件類型轉換為全部在線或部分在線,您會發現對環境的影響已經減少。 通過虛擬活動或在線參加混合活動的選項,您可能會發現參加活動的參加者越來越少。 這極大地減少了空氣中的碳含量,從而減少了活動不可估量的碳足跡。

面對面會議和活動的環境影響

您的活動對環境的影響將取決於活動的地點和規模。 然而,在大多數情況下,所有面對面的事件都會以某種方式對環境產生負面影響。 即使舉辦虛擬會議也會損害環境; 但是,金額會少得多。

據 MeetGreen 可持續發展總監 Eric Wallinger 稱,“大型會議中心的活動報告的垃圾量在 500,000-5 天內定期遠高於 6 磅。” 當我們考慮面對面活動的頻率和定期產生的活動浪費量(特別是在不考慮可持續性的活動中)時,我們可以看到活動行業的破壞性。

查看以下數字,我們可以看到事件的影響力有多大:

  • 典型的參會者每天產生 1.89 公斤廢棄垃圾,其中 1.16 公斤是垃圾填埋場,每天排放 176.67 公斤二氧化碳當量。
  • 活動中大約 41% 的典型廢物是垃圾填埋場。 只有 35% 可以回收。 3% 是捐贈的,21% 是有機的。
  • 迄今為止,航空旅行在活動參加的任何方面貢獻的碳足跡最多(70%)。

為了支持這些數字,2000 年代初期的研究認為,旅行是國際會議可能經歷的最主要的環境影響形式。 平均 1,000 面對面的活動 由於每個人使用的平均航空旅行量、能源使用量和過量食物,產生大約 530 公噸的二氧化碳當量排放量。 因此,賽事應採取措施減少在實體賽事中產生的廢物並儘量減少航空旅行。

環境影響方面的可持續性是眾所周知的,但可持續性還指活動的商業和生產價值,具有社會和經濟影響。

如何將您的虛擬或混合會議轉變為可持續的會議

可持續性主要涉及減少活動產生的廢物量。 無論這是物質形式的浪費還是碳排放等浪費,事件可以通過多種方式促進更具地球意識的方法。

舉辦虛擬會議或混合活動時可以採取的簡單步驟包括:

  • 為與會者提供虛擬或混合選項
  • 選擇參與者附近的地點以減少旅行時間(至少汽車旅行)
  • 選擇有減排計劃的場館和酒店,包括購買綠色能源
  • 為乘坐公共交通的與會者提供獎勵
  • 用適合步行的活動社區消除地面班車

此外,計算您的活動的碳足跡,以便您了解活動的潛在影響以及激勵措施如何輕鬆地將這種影響降至最低。

1. 如何為可持續的虛擬和混合會議選擇場地

更環保的能力在很大程度上取決於場地的能力。 場地選擇有限可能會使可持續性變得困難。 如果是這種情況,並且場地無法達到某些標準,您將不得不嘗試通過關注此列表中的其他一些項目來抵消這一點。

在尋找合適的場地時,需要考慮以下幾點:

  • 了解您的虛擬或混合會議供應商是否接受 的ISO 20121的ISO 14001,這是可持續最佳實踐的行業標準。 如果一個場地吹噓可持續或環保,他們需要證明他們遵循可持續管理系統。
  • 在報告和過去的託管事件報告中尋找透明度。 這些報告應符合主要報告實踐,如全球報告倡議,或者可能在單一的足跡報告中很明顯。
  • 看看場館是否正在與運營策略師合作,通過與建築經理和工程師合作來改善場館環境影響。
  • 混合會議的場地還應關注社會責任,包括服務、社區參與和慈善事業的機會。
  • 獨立的綠色認證可能會產生更多的責任。 LEED 標准或綠色鑰匙等證書意味著第三方已經評估了建築物的運營並同意它們有效運行。
  • 確定混合活動場地是否是可再生能源等可持續發展工作的一部分。 您甚至可以深入了解公司的主要利益相關者,以確定他們在不久的將來走向綠色的可能性。 如果您希望與他們建立長期業務關係,這一點尤其重要。

2. 促進“可持續性”的關注

即使您對會議場地的環境焦點控制有限,您也可以宣傳活動的特定方向。 如果您的場地允許外部使用產品,請考慮重複使用以前供應商提供的家具、配件或設備,進行堆肥,並以與 2014 年格拉斯哥英聯邦運動會類似的方式實現零浪費。

雖然格拉斯哥享有與奧運會組織者合作的優勢,並且能夠重複使用之前活動的物品,但您仍然可以考慮將該活動宣傳為零浪費活動,並讓更多組織參與進來提供幫助。

另一個想法是 CIBJO,它成為珠寶行業中第一個實現碳中和的活動。 CIBJO 購買了碳信用額度,以抵消與其大會相關的溫室氣體排放量。 然後將這筆錢捐贈給風電場和甲烷捕獲系統等項目,以減少未來的碳排放。 由於部分銷售額貢獻了此次捐贈,與會者對他們的貢獻感到滿意,從而促進了銷售額。 您也可以為他們的購票提供稅收優惠。

考慮向您的場地提出這些想法或採購外部供應商,以幫助實現這一目標。

3. 與地方倡議合作舉辦可持續的虛擬或混合會議

如果您的場地允許外部餐飲供應商,請考慮採購當地餐飲以支持當地農民並減少食品運輸過程中的溫室氣體排放。

在舉辦混合會議時,您還希望與當地的社區中心合作,以促進減少剩餘食物的浪費。 一些餐飲供應商或當地社區倡議有這些聯繫。 因此,您需要做的就是尋找這些人。

如果您的場地想要參與,請告訴他們您只對綠色食品計劃或支持捐贈額外食物、可堆肥盤子、盡量減少水資源浪費、使用可堆肥、可回收或可回收餐具以及食物堆肥的計劃感興趣。 我們強烈建議與這些組織中的任何一個合作,並抵消贊助點的價格。 由於可持續性將是您營銷工作的主要重點,這將為合作夥伴帶來回報。

4. 在適用的地方數字化

舉辦虛擬會議是減少活動碳足蹟的最佳方式之一。 如果你不能完全混合,那麼一定要盡可能地數字化。 舉辦虛擬會議時,您將打印更少的註冊包、門票、小冊子,甚至可能減少名牌上的塑料。

所有會議的日曆和摘要都可以通過您的活動託管平台在您的移動應用程序上使用。 您還可以通過在整個會議場地放置充電亭(漂亮的見面地點)來促進移動設備的使用。

5. 減少使用塑料

如果您將塑料材料用於任何營銷材料,那麼您需要確保這些塑料是可回收的。 如果沒有,您需要為這些項目尋找不同的供應商。 查找獲准通過 TerraCycle 回收的產品,或者可以致力於當地回收計劃的產品。

您的活動中使用的塑料(而不是用於用餐的塑料)應作為可回收材料向您的觀眾宣傳。 要求您的活動參加者在會議結束時將可回收物品放入垃圾箱,或在整個場地張貼回收箱或垃圾桶。

6. 將物理事件濃縮為更大的峰會

由於旅行對您的活動的影響有很大貢獻,請考慮如何減少旅行。 混合或舉辦虛擬會議是一種方式,但正如我們前面提到的,這並不總是可行的。

考慮減少全年舉辦的活動,而是將重點轉移到大型峰會上。 通過舉辦大型峰會,您可能會從大牌與會者那裡獲得更多興趣,並且您可能會看到更高的投票率! 著名的峰會非常適合建立聯繫和建立聯繫。 同樣,它們將為遠程企業或行業提供更多時間召集。

在 2021 年舉辦可持續的虛擬或混合會議

考慮到大多數活動將在線或以混合形式進行,因此在 2021 年舉辦虛擬會議可能會更容易。 但是,如果您今年要舉辦面對面的會議,您可能會發現在短時間內確保可持續供應商的安全具有挑戰性。

如果您希望在 2021 年舉辦可持續的虛擬會議,請逐步實施最佳實踐,以便減輕完全綠色化的壓力。

聯合國可持續發展目標是考慮可持續發展的對象、內容和方式的絕佳起點。

創建混合會議時,可以實施所有 17 個目標和可操作步驟。 以下是一些需要重點關注的事項:

  • 捐贈你不用的東西
  • 減少浪費並支持當地農民
  • 避免浪費水
  • 僅使用節能電器和燈泡
  • 支持邊緣化和弱勢群體
  • 騎自行車、步行或使用公共交通工具
  • 回收紙、塑料、玻璃和鋁
  • 關注氣候行動
  • 避免使用塑料袋以保持海洋清潔
  • 種一棵樹,幫助保護環境
  • 為人權挺身而出
  • 地方發展和融資大廳(夥伴關係)

並非每個活動都可以關注上面和聯合國製定的所有目標或可操作的項目; 然而,它們可以在活動中以可行的方式實施,以促進這些可持續目標。

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