Probeer gratis Bespreek 'n demo

Wat u moet oorweeg wanneer u 'n hibried-geleentheidslokaal kies

featured image - Wat om te oorweeg wanneer u 'n hibried-geleentheidsplek kies

Hybrid-gebeurtenisse word in 2021 as die gewildste tipe gebeurtenisse beskou. Met die verskuiwing na digitale gebeure die afgelope jaar en die opkoms van digitale tegnologieë wat bastervergaderings moontlik maak, moet geleentheidsbemarkers en geleentheidsbeplanners verwag dat hibriede geleenthede in die nabye voorrang sal geniet. toekoms.

'N Suksesvolle bastergeleentheid, soos enige ander soort gebeurtenis, kan die sukses van die byeenkoms maak of verbreek. Daarom moet u byeenkomslokaal voorbereid wees om die beplanning van digitale komponente aan te bied.

U mag dink dat enige plek geskik is vir digitalisering, maar dink weer. Lokale moet voorberei word om digitaal te word. Hier is 'n paar dinge om na te kyk as u 'n hibriede geleentheidslokaal kies:

Die keuse van 'n lokaal: hoe verskil hibriede gebeure?

Daar is baie wat aan die gang is kies die regte lokaal. Afhangend van die grootte van u geleentheid, die tydsduur en die soort gehoor wat u verwag, moet organiseerders van die geleentheid baie elemente van 'n lewendige geleentheidsplek oorweeg om seker te maak dat dit werk.

Organiseerders van geleenthede oorweeg meestal:

  • Die koste van die lokaal
  • Die grootte van die geleentheid
  • Catering
  • Parkering
  • Verblyf
  • Lokaal beskikbaar
  • En koördinasie met ander geleentheidspanne

Wanneer skakel oor na 'n hibriede formaat, hierdie faktore is steeds belangrik. U kan egter anders na hulle kyk. U kan byvoorbeeld om een ​​of ander rede die grootte van u persoonlike gebeurtenis wil beperk. Dit sal u help om die aantal deelnemers laag te hou, en u kan 'n "kleiner" of meer boetiekgebeurtenislokaal gebruik.

Daar is egter 'n paar kompromieë. Net omdat jy kan afskaal, beteken dit nie dat die lokaal se koste ook kleiner of goedkoper sal wees nie. 'N Baster-geleentheid het 'n paar ander faktore nodig, soos 'n sterk en robuuste internetverbinding en die vermoë om byvoorbeeld AV-toerusting aan te sluit en te integreer.

Alhoewel die meeste byeenkomslokale hul tegnologie opgedateer het, moet u dalk meer betaal vir vroeë toegang tot die lokaal om toerusting te toets of vir die ekstra kragbron wat benodig word.

Hoe dit ook al sy, die beplanning van 'n hibried-lokaal is 'n bietjie anders as 'n standaard, persoonlike persoon. Hier is 'n paar van die belangrikste dinge om te oorweeg:

Internetkonnektiwiteit

U besoekers sal 'n internetverbinding hê, maar u span sal ook 'n stroom van hoë gehalte benodig sodat die aanlyn-sessiestreaming ononderbroke is. Die plek waarheen u gaan, moet sy internetdiensverskaffer (ISP) hê om 'n hoë internetbandwydte te verwerk en die verbinding veilig te hou.

Sorg dat u die volgende oorweeg oor Wifi vir geleenthede:

  • Veilig en betroubaar, veral in hoëdigtheidsomgewings.
  • Ondersteun deur 'n betroubare netwerkingenieurswese-span in geval van onderbrekings.
  • Kies 'n hoë toegewyde bandwydte, wat die hoeveelheid stilstand wat die ISP binne 'n maand kan ervaar, beperk.
  • As die lokaal nie 'n toegewyde bandwydte kan kry nie, is daar waarskynlik nie 'n optiese veselkabel geïnstalleer nie.
  • Kyk vir 'n minimum van 10 GB stroomsnelhede met lae vertraging.
  • Kommersiële lokale het gewoonlik 'n frekwensie van 2.4 GHz, dus soek 'n lokaal met Wifi Dual Band (wat 2.4 en 5 GHz vir sekere gebruikers bied).
  • U wil Wifi hê wat tot spesifieke gebruikers beperk kan word. As u byvoorbeeld gastoegang aanbied, moet u besef dat ongeveer 10% van die gebruikers tegelyk toegang tot die internet het. Hierdie bedrag kan groter wees tydens 'n korporatiewe geleentheid, baster-konferensie of baster-vergadering. Oorweeg Wifi-verkeersvolume.
  • 10 MB per 100 gebruikers is goed vir 'n groot skare mense; 2 MB per 100 gebruikers is in orde vir skares met min gebruik of kleiner geleenthede.
  • U lewendige stroom benodig hoër stroomkwaliteit, hoë bandwydte, en dit benodig meer krag.
  • 'N Toets- of ping-snelheid moet ongeveer 30 ms of minder wees en 'n koers van 2 MB per 100 gebruikers.

Dit kan lastig wees om te navigeer wat u baster-geleentheid benodig in terme van internetverbinding. Gelukkig is daar baie byeenkomste. Al wat u hoef te doen, is om die lokaal in kennis te stel van u behoeftes. U moet dalk groter streaming pakkette kies (aangesien dit 'n skaalbare opsie kan wees).

Ruimte en toerusting

U geleentheidsruimte moet voorberei word met:

  • Camera (met 'n reeks opsies, insluitend HD, veelvuldige kameras, driepote en kamerastande, regstreekse kameras en kameras wat 'n verskeidenheid skermgroottes ondersteun).
  • Mikrofone van hoë gehalte wat aan die videostroom kan koppel.
  • 'N AV-operateur wat kan beheer wanneer die klankverbinding van mikrofone afskakel om terugvoer te vermy en die gehoor toelaatbaar te hoor tydens vrae en antwoorde.
  • 'N Video-operateur om die video-opsies te beheer, om te verseker dat die video te alle tye opgeneem word en dat die stroom toepaslik skakel vir die aanlyn live stream.
  • Die vermoë om die toerusting te toets om seker te maak dat die virtuele gehoor reg kan hoor en sien; U sal ook die aanlyn-streamingfunksies wil ondersoek via u aanlyn-geleentheidsplatform, sodat u weet met watter blaaiers en / of bedryfstelsels die stroom werk.
  • Tegniese ondersteuning, nie net vir Wifi nie, maar ook vir AV-toerusting, aangesien die kans bestaan ​​dat hierdie toerusting nie funksioneer nie.

Interne ondersteuning

Soos voorheen genoem, moet die lokaal waarmee u gaan, interne ondersteuning bied vir die bestuur van klank, video, tegniese toerusting (wat voorsien moet word), en Wifi-konneksie.

As hulle dit nie verskaf nie, moet u met potensiële byeenkomsplekke onderhandel oor pryse, aangesien u die tegnologie self sal moet kry. As u in ag neem dat u 'n AV-span sal moet huur om hul eie toerusting vir verskeie dae na u geleentheid te bring, sal dit 'n aansienlike deel van u begroting opeet.

Vra of die lokaal IT-ondersteuning bied vir streaming, netwerkingenieurs, laaistasies, Ethernet-aansluitings vir aanbieders en hoëspanningskragtoevoer.

As die lokaal nie al hierdie faktore kan verskaf nie, moet u waarskynlik daarvoor uitkontrakteer (of 'n ander plek kies). Dit is noodsaaklik dat iemand die klank, video, internet en tegnologie moet monitor sodat u geleentheid foutloos kan verloop vir persone sowel as afstandgangers.

Beskikbaarheid en toegang

Met enige tegnologie het u die vermoë om u eie rekenaars en / of sagteware aan te sluit en te toets om seker te maak dat dinge aan die gang is. As u van u span saam met die interne tegniese ondersteuning werk, moet hulle die spesifikasies deurgaan sodat elke lid van u span weet hoe dinge werk en hoe om aan te sluit op die AV-toerusting, die rekenaars op die perseel. , die internetnetwerk, oorhoofse projektors, ensovoorts.

As u basterlokaal beskikbaar is gedurende die tydperk wat u wil hê, moet u seker maak dat u organiseerder van die geleentheid en die span vroegtydig toegang tot die webwerf het om hierdie toetsparameters deur te gaan en u toerusting op te stel. U kan ook 'n paar weke vooraf ter plaatse kom, sodat u kan bevestig dat u bedryfstelsels en ander tegnologieë ingestel is en versoenbaar is met die tegnologie van die lokaal.

As u kan, koördineer u hierdie tydperk met 'n aanlyn-lid en aanlyn-aanbieder van die toets sodat u alle aspekte van die tegnologie kan veearts en platform vir virtuele geleenthede.

Voldoende kragvoorsiening

Sommige ouer plekke kan nog steeds wegkom met 'n gedateerde kragbron. 'N Gedateerde of klein kragtoevoer sal beteken dat u geleentheidstegnologie in die middel van u geleentheid kan kortsluit of misluk. U moet u kragvoorsiening hê om robuust genoeg te wees om verskeie deelnemers, werkers en tegnologiese eise te hanteer.

As u rekenaars van hoë gehalte het, benodig u 'n kragbron wat hierby pas. 'N Kommersiële kragbron moet beskikbaar wees, maar kan dit behoorlik vergroot? Die lokaal kan dalk 500-1,000 deelnemers inpas. U moet nogtans bevestig of hulle AV-toerusting (soos mikrofone en luidsprekers vir die persoonlike gehoor) kan hanteer, verbind met 'n skakelbord, kodeerder en toringrekenaar en die video / klank regstreeks op u virtuele platform kan oplaai.

Hoe meer mense die geleentheid kan aanbied, hoe groter sal u meer toerusting, tegnologie en krag benodig. Oorweeg hierdie aspekte voordat u met 'n 'eenvoudige' groot geleentheidsplek gaan.

Dit is vir die meeste handelsmerke sinvol om na baster-geleenthede oor te skakel. Sonder die behoorlike voorbereiding is daar egter die kans dat u 'n byeenkomslokaal kies wat nie goed is nie. Oorweeg die moontlikheid van die geleentheidsplek om naatlose baster-aanbiedings te bied. Maak seker dat hulle in die verlede baster-geleenthede aangebied het en dat u tegnologiese probleme die hoof sal bied.

 

Gebeure ontwikkel. Moet nooit 'n maat mis nie.

Teken in op ons nuusbrief om die nuutste nuus, strategieë, taktieke, idees, produkopdaterings en meer te ontvang.