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Dicas para planejar um evento de sucesso

Imagem de recurso de planejamento de evento de sucesso

Ninguém se propõe a planejar um evento fracassado (ou pelo menos esperamos que não), mas como a maioria dos organizadores de eventos profissionais sabe, às vezes as coisas desmoronam. Às vezes, as coisas não saem de acordo com o planejado.

Porém, existem ações que você pode realizar para mitigar o desastre e aumentar as chances de que todos os elementos do seu evento se encaixem perfeitamente.

De arrecadação de fundos para golfe para leilões silenciosos; arrecadação de fundos da escola, conferências corporativas e a eventos virtuais, essas 12 dicas para planejar um evento de sucesso o ajudaram!

Dica nº 1: defina seu propósito e objetivos

Em primeiro lugar, descubra o “porquê” do evento. Se você não sabe por que o evento está ocorrendo e o que você ou a organização espera alcançar com ele, será quase impossível tomar decisões difíceis ou planos concretos.

O evento está sendo realizado para arrecadar fundos para uma causa de caridade? O evento lançará um produto ou negócio? Você está tentando fazer com que o máximo de pessoas possível? Você está tentando aumentar a conscientização?

Depois de responder a essas perguntas, você terá a base para começar a planejar. Essas informações o ajudarão a determinar o público-alvo do evento e permitirão que você estabeleça metas mensuráveis ​​e viáveis ​​desde o início.

Dica nº 2: estabeleça um orçamento

Certificar-se de definir um orçamento (e cumpri-lo!) É uma parte essencial do planejamento de um evento de sucesso.

Nada estraga mais os planos do que ficar sem dinheiro. Se você souber quanto terá de gastar, poderá definir os detalhes do evento de acordo com o orçamento.

Os itens que você precisa considerar em seu orçamento são:

  • Local: Este custo inclui o aluguel, bem como quaisquer taxas de instalação ou seguro necessários.
  • Comida & Bebida: Pode ser necessário contratar pessoal externo de catering e serviços. Certifique-se de limitar suas vendas de ingressos ao número de pessoas que você pode alimentar dentro do seu orçamento! Em alguns casos, esse custo pode ser incluído como parte da taxa do local.
  • Entertainment: Os custos associados ao entretenimento dependerão do tipo de evento que você está planejando. As opções de entretenimento podem incluir palestrantes convidados, uma banda ou DJ, ou algo diferente e único. Certifique-se de ter fundos extras alocados para entretenimento, para que possa cobrir quaisquer taxas de viagem ou acomodações especiais que possam ser necessárias. Considere qualquer aluguel de equipamento A / V que possa ser necessário para seus artistas.
  • Decoração do local: Novamente, alguns elementos disso podem ser incluídos no aluguel do local, mas se você está planejando criar uma marca completa para o seu evento ou enfatizar um tema específico (e deveria!), Você precisará deixar espaço para isso em seu orçamento.
  • Promoção: A promoção de eventos é a chave para eventos de sucesso. Você pode fazer muitas promoções nas redes sociais gratuitamente, mas certifique-se de deixar espaço para comprar alguns anúncios em locais como o Facebook, se for o caso. Dependendo do seu público-alvo, também pode ser uma boa ideia deixar espaço para anúncios impressos em jornais locais ou publicações do setor.
  • Programas: Se você estiver usando um sistema de ingressos para eventos ou software de planejamento, certifique-se de incluir esses custos em seu orçamento. Essas ferramentas podem melhorar o registro online e check-in do evento, aumentando a satisfação do participante.
  • Fundos de emergência: Às vezes, coisas acontecem. Certifique-se de ter dinheiro extra em seu orçamento para cobrir despesas imprevistas ou alterações de última hora em seu plano original.

definir e cumprir um orçamento é crucial para um evento de sucesso

Dica nº 3: defina os detalhes do evento

Depois de definir seus objetivos e consolidar seu orçamento, você pode começar a confirmar os detalhes do evento. É hora de começar a pensar onde e quando será seu evento. Escolha uma data e comece a olhar para locais. Certifique-se de dar a si mesmo muito tempo. Se você se permitir de 4 a 6 meses, terá tempo para trabalhar os detalhes e corrigir quaisquer rugas, garantindo um evento mais bem-sucedido (e menos estressante).

Esteja ciente de quaisquer feriados religiosos ou escolares e, se possível, evite reservar seu evento ao mesmo tempo que outros grandes eventos na cidade.

Não se esqueça de verificar essas datas com os palestrantes ou artistas que deseja reservar para ter certeza de que estão disponíveis.

Com a data e o local definidos, você pode começar a trabalhar com a reserva de quaisquer fornecedores externos de que possa precisar e solidificar sua estratégia de marketing.

Dica nº 4: estabeleça funções de equipe

É sempre uma boa ideia estabelecer funções claras para sua equipe de gerenciamento de eventos. Dessa forma, todos conhecem suas responsabilidades e você, como planejador do evento, pode saber com quem falar caso tenha uma preocupação específica.

O número de funções necessárias dependerá do tipo e tamanho do evento que você está planejando. Mas, em geral, você precisará de alguém gerenciando o marketing, a venda / consulta de ingressos, os artistas, a montagem e desmontagem do local e a inscrição ou check-in no dia do evento.

Antes de atribuir essas funções, pode ser útil esboçar um documento que estabeleça claramente as tarefas e responsabilidades de cada função. Isso significa que toda a equipe pode saber o que se espera dela e com quem deve falar caso algo dê errado.

Se você vai ter voluntários trabalhando nos elementos do seu evento, certifique-se de ter um membro da equipe responsável pelos voluntários e um conjunto claro de tarefas para esses voluntários. Você não quer ninguém parado parecendo entediado.

Dica nº 5: crie uma linha do tempo

No início de seus estágios de planejamento, defina um cronograma ou lista para você e sua equipe. Inclua prazos rígidos e designe a pessoa responsável pelas tarefas específicas. Essa é a melhor forma de manter toda a equipe avançando e garantir que ninguém perca de vista as metas e objetivos traçados no início do processo de planejamento.

Esta é uma maneira simples e eficaz de garantir que todas as partes envolvidas permaneçam no caminho certo e que todas as coisas necessárias sejam feitas quando e como deveriam.

Um cronograma de planejamento de eventos também é uma boa maneira de garantir que quaisquer problemas que surjam sejam resolvidos em tempo hábil.

definir e seguir um cronograma para um evento de sucesso

Dica # 6: use uma marca clara

Branding do evento irá identificar e diferenciar o seu evento, dizendo aos participantes quem você é e o que você faz. Ele permite que você desempenhe um papel mais importante na forma como os participantes vivenciam seu evento.

Certifique-se de que a marca do seu evento esteja visível em todos os pontos de contato. Isso significa usar o logotipo e o slogan do evento o máximo possível. Quando você não puder usar o logotipo, certifique-se de usar seu esquema de cores.

Ao tornar a sua marca consistente, você cria uma associação clara para os participantes. A marca clara reduz a confusão de mensagens e adivinhações, permitindo que as pessoas simplesmente se divirtam. A satisfação do participante é uma parte central do sucesso do evento e será refletida nas respostas da pesquisa pós-evento.

Dica nº 7: encontre patrocínio

Patrocínios são necessários para o sucesso do evento, pois podem oferecer duas coisas: prova social e dinheiro.

Se você puder atraia patrocinadores para o seu evento, sejam empresas locais ou marcas nacionais de grande porte, você estará conferindo ao seu evento um certo nível de credibilidade. Como seu público provavelmente confiará nessas marcas, a parceria aumentará a probabilidade de eles confiarem em você também. Um patrocínio pode agregar legitimidade, especialmente a novos eventos, e validar seus objetivos de evento aos olhos de seus participantes.

E, é claro, a parceria com certas marcas pode ajudá-lo a conquistar um segmento específico de seu público que, de outra forma, seria difícil de alcançar.

Os patrocínios também podem fornecer fluxo de caixa que pode ajudar a expandir o orçamento do evento. O dinheiro do patrocínio pode ser o necessário para ajudá-lo a realizar os elementos maiores e mais emocionantes do seu evento.

Dica nº 8: defina uma estratégia de marketing de evento

Você não pode hospedar um evento de sucesso sem uma estratégia de marketing adequada. A aparência exata dessa estratégia dependerá do tamanho e do tipo de seu evento.

Comece estabelecendo um site do evento de marca. Use isso como seu ponto de partida. Uma vez que esta página é construída, você pode compartilhá-la em suas plataformas de mídia social e começar uma campanha de email marketing.

Em seu site, mantenha as coisas atualizadas compartilhando qualquer conteúdo relevante do blog, detalhes dos bastidores e vislumbres de vídeos, se apropriado.

Aproveite a mídia social para atingir uma porção maior de seu público-alvo. Você não só pode usar essas plataformas para envolver as pessoas, mas também pode comprar anúncios para expandir seu alcance. Considere a criação de anúncios que visam um público semelhante. Isso significa que os anúncios serão direcionados a pessoas que provavelmente estarão interessadas em seu evento porque compartilham qualidades semelhantes a seu público atual.

Uma das coisas mais eficazes que você pode fazer nas redes sociais é criar uma hashtag. Isso vai gerar buzz e dar às pessoas algo para assistir quando quiserem saber o que as pessoas estão dizendo. É também uma forma de incentivar o conteúdo gerado pelo usuário e aumentar os compartilhamentos.

Claro, as redes sociais estão na moda, mas não se esqueça de promover o seu evento através das formas tradicionais de publicidade. Cartazes / folhetos de eventos, anúncios impressos em jornais ou publicações comerciais, anúncios de rádio e / ou quadros de avisos da comunidade também podem ser uma forma eficaz de atingir seu público e divulgar a notícia.

Dica n ° 9: defina uma agenda de “dia de”

O dia do evento pode ser estressante para um gerente de eventos. Prepare-se para o sucesso fazendo um cronograma e uma lista de tarefas pendentes.

Certifique-se de que todos saibam quando devem chegar ao local do evento e que saibam exatamente o que fazer quando chegarem.

Faça uma demonstração do local bem antes da chegada dos participantes. Isso o ajudará a identificar quaisquer problemas ou itens de última hora que precisam ser resolvidos. Assim que o passo a passo for concluído, faça uma breve reunião de equipe para garantir que todos estejam na mesma página. Envie todos para suas postagens e, em seguida, percorra novamente para garantir que todos tenham o que precisam.

Não se esqueça de incluir a desmontagem e limpeza do local como parte de sua agenda / lista de verificação. Você não quer ser o único que sobrou no final do evento!

Dica # 10: tenha um plano de emergência

Às vezes, as coisas dão errado. É uma boa ideia ter um plano de backup para mitigar desastres.

Tenha fornecedores alternativos, fornecedorese até mesmo um local alternativo em mente para que você possa fazer alterações, se necessário.

Por exemplo, se você estiver hospedando um evento ao ar livre, certifique-se de ter providências para lidar com o mau tempo. Sim, os gerentes de eventos são poderosos, mas ainda não ouvimos falar de nenhum que tenha conseguido controlar a Mãe Natureza!

Neste exemplo, talvez você opte por uma barraca de evento, defina uma data de chuva ou escolha um local coberto como backup.

Seu plano de emergência terá que ser determinado pelo tipo de evento, seu tamanho e seu orçamento, mas se você deseja que seu evento seja um sucesso, esteja sempre preparado para o pior cenário possível.

esteja preparado para qualquer tipo de mudança no dia do evento

Dica nº 11: reúna avaliação e feedback pós-evento

Os eventos de sucesso muitas vezes são construídos a partir de outros eventos. Envie um pesquisa pós-evento para avaliar a experiência do participante.

A única maneira de melhorar seus eventos é descobrir o que deu certo e o que deu errado e a melhor maneira de coletar essas informações é simplesmente perguntando.
Inclua perguntas sobre:

  • Local
  • Alimentos
  • Entretenimento
  • E a experiência geral

Também é uma boa ideia enviar uma pesquisa aos voluntários e patrocinadores do evento. Novamente, isso o ajudará a identificar quaisquer lacunas em sua organização e a melhorar seu relacionamento com os patrocinadores.

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Na Accelevents, sabemos quanto trabalho é necessário para criar um evento. Para hospedar um evento de sucesso, você precisa se preparar corretamente. Seguindo essas dicas, você estará bem posicionado para hospedar um evento que se torna o assunto da cidade por todos os motivos certos!

Eventos estão evoluindo. Nunca perca uma batida.

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