Thử miễn phí Đặt một bản demo

6 yếu tố hàng đầu cần xem xét khi tổ chức hội nghị ảo hoặc kết hợp bền vững

Hội nghị ảo và tính bền vững

Với sự gia tăng mối quan tâm đến sự nóng lên toàn cầu, có nghĩa là khi tổ chức một hội nghị ảo hoặc kết hợp, bạn muốn quảng bá nó là bền vững và thân thiện với khí hậu. Việc tạo ra một hội nghị bền vững cần nhiều thời gian và tổ chức, nhưng rất đáng để nỗ lực giảm thiểu tác động của ngành tổ chức sự kiện đối với biến đổi khí hậu.

Tính bền vững không phải lúc nào cũng ảnh hưởng đến môi trường và cũng có thể có nghĩa là sự kiện của bạn có thể duy trì những thay đổi về kinh tế, xã hội và chính trị.

Là một nhà tổ chức sự kiện, bạn có thể phải dành thời gian để tìm kiếm các sản phẩm bền vững, tạo ra các mục tiêu bền vững và áp dụng các phương pháp hay nhất để đạt được các mục tiêu này. Điều này có thể đòi hỏi một số thương lượng về giá cả, quy trình làm việc và quy trình, quan hệ đối tác và sự chuẩn bị.

Nếu bạn muốn biến sự kiện của mình thành một sự kiện bền vững, thì bạn đã đến đúng chỗ. Cho dù bạn đang tổ chức một sự kiện ảo, một sự kiện kết hợp hay một sự kiện trực tiếp, bạn có thể thực hiện một số bước để giảm tác động đến môi trường và tăng tính bền vững của sự kiện.

Tính bền vững và tổ chức các hội nghị ảo hoặc kết hợp

Trước khi chúng ta đi sâu vào, điều cần thiết là phải nhận ra rằng loại sự kiện bạn tổ chức sẽ xác định mức độ bền vững mà bạn có thể đạt được. Nếu bạn muốn đạt được các mục tiêu bền vững nhất định, bạn cần phải nhìn nhận một cách khách quan về số lượng sự kiện bạn đang tổ chức và bao nhiêu sự kiện trong số đó sẽ được tổ chức trực tuyến.

Nếu bạn có kế hoạch tổ chức 20 hội nghị trực tiếp trong một năm, bạn sẽ tự động đưa ra một hóa đơn cao chống lại tác động của khí hậu. Việc chuyển một số sự kiện sang định dạng sự kiện ảo có thể cải thiện mức độ tác động đến môi trường. Hội nghị ảo cũng mang lại nhiều cơ hội bền vững hơn nếu bạn lo lắng về việc tiếp cận đúng đối tượng. Tuy nhiên, một số sự kiện phát triển tốt hơn ở định dạng trực tiếp, vì vậy bạn phải cân nhắc cân bằng.

Khi đặt 'mục tiêu xanh', hãy nhớ cân nhắc kỹ điều này. Ví dụ: nếu bạn muốn trung tính với carbon, thì nó có thể cải thiện cơ hội đạt được mục tiêu đó bằng cách chuyển một số sự kiện hoặc khía cạnh của sự kiện sang định dạng kỹ thuật số. Thực hiện trục quay đó sớm để đạt được mục tiêu trung hòa cacbon của bạn, sau đó sử dụng thời gian đó để xây dựng trở thành trung hòa cacbon ngay cả khi bạn thêm các sự kiện trực tiếp và kết hợp trở lại lịch trình.

Bằng cách chuyển loại sự kiện sang tất cả trực tuyến hoặc một phần trực tuyến, bạn sẽ thấy rằng tác động môi trường của bạn đã giảm bớt. Với các sự kiện ảo hoặc tùy chọn tham dự một sự kiện kết hợp trực tuyến, bạn có thể thấy rằng ít người tham dự bay đến sự kiện hơn. Điều này làm giảm đáng kể lượng carbon trong không khí, giảm lượng khí thải carbon đáng kể cho sự kiện của bạn.

Tác động môi trường của các cuộc họp và sự kiện trực tiếp

Tác động môi trường của sự kiện của bạn sẽ phụ thuộc vào địa điểm và quy mô của sự kiện. Tuy nhiên, phần lớn, tất cả các sự kiện trực tiếp đều tác động tiêu cực đến môi trường theo một cách nào đó. Ngay cả việc tổ chức các hội nghị ảo sẽ gây hại cho môi trường; tuy nhiên, số lượng sẽ ít hơn nhiều.

Theo Giám đốc Bền vững tại MeetGreen, Eric Wallinger, “Các sự kiện lớn tại trung tâm hội nghị đang báo cáo thường xuyên khối lượng chất thải trên 500,000 pound trong khoảng thời gian 5-6 ngày”. Khi chúng ta nghĩ về tần suất của các sự kiện trực tiếp và lượng chất thải sự kiện được tạo ra thường xuyên (đặc biệt là tại các sự kiện không xem xét tính bền vững), chúng ta có thể thấy ngành tổ chức sự kiện có thể gây tổn hại như thế nào.

Nhìn vào những con số sau, chúng ta có thể thấy mức độ ảnh hưởng của một sự kiện:

  • Những người tham dự hội nghị điển hình tạo ra 1.89 kg chất thải bị loại bỏ mỗi ngày, 1.16 kg trong số đó là bãi chôn lấp và 176.67 kg CO2e phát thải mỗi ngày.
  • Khoảng 41% chất thải điển hình tại một sự kiện là bãi chôn lấp. Chỉ 35% có thể được tái chế. 3% được quyên góp và 21% là hữu cơ.
  • Di chuyển bằng đường hàng không đóng góp nhiều nhất (70%) lượng khí thải carbon trong bất kỳ khía cạnh nào của sự kiện tham dự.

Để ủng hộ những con số này, nghiên cứu từ đầu những năm 2000 cho rằng du lịch là hình thức tác động môi trường chiếm ưu thế nhất mà một hội nghị quốc tế có thể trải qua. Trung bình 1,000 sự kiện trực tiếp tạo ra khoảng 530 tấn khí thải CO2e do lượng di chuyển bằng đường hàng không, mức sử dụng năng lượng và thực phẩm dư thừa mà mỗi người sử dụng. Do đó, các sự kiện nên thực hiện các bước để giảm thiểu chất thải tạo ra tại sự kiện vật chất và giảm thiểu việc di chuyển bằng đường hàng không.

Tính bền vững về tác động môi trường đã được nhiều người biết đến, nhưng tính bền vững còn đề cập đến giá trị thương mại và sản xuất của sự kiện, có tác động xã hội và kinh tế.

Cách chuyển Hội nghị Ảo hoặc Hội nghị Kết hợp của Bạn thành Hội nghị Bền vững

Tính bền vững chủ yếu liên quan đến việc giảm lượng chất thải mà sự kiện tạo ra. Cho dù đây là chất thải ở dạng vật chất hay chất thải như sản lượng carbon, có một số cách các sự kiện có thể góp phần vào các phương pháp có ý thức hơn về trái đất.

Các bước dễ dàng thực hiện khi tổ chức hội nghị ảo hoặc sự kiện kết hợp bao gồm:

  • Cung cấp các tùy chọn ảo hoặc kết hợp cho người tham dự
  • Chọn địa điểm gần người tham gia để giảm thời gian đi lại (ít nhất là đi ô tô)
  • Lựa chọn địa điểm và khách sạn có chương trình giảm phát thải, bao gồm cả việc mua năng lượng xanh
  • Cung cấp ưu đãi cho những người tham dự đi chuyển tuyến
  • Loại bỏ xe đưa đón trên mặt đất với khu vực tổ chức sự kiện có thể đi bộ

Ngoài ra, hãy tính toán lượng khí thải carbon của sự kiện của bạn để bạn có thể thấy tác động tiềm tàng của sự kiện của mình và các biện pháp khuyến khích dễ dàng giảm thiểu tác động này như thế nào.

1. Cách chọn địa điểm cho hội nghị ảo và kết hợp bền vững

Khả năng thân thiện hơn với môi trường sẽ phụ thuộc phần lớn vào khả năng của địa điểm. Có một sự lựa chọn hạn chế về địa điểm có thể gây khó khăn cho tính bền vững. Nếu đúng như vậy và địa điểm không thể đạt được các tiêu chuẩn nhất định, bạn sẽ phải cố gắng bù đắp điều này bằng cách tập trung vào một số mục khác trong danh sách này.

Dưới đây là một số điều cần cân nhắc khi tìm kiếm địa điểm phù hợp:

  • Tìm hiểu xem nhà cung cấp hội nghị ảo hoặc kết hợp của bạn chấp nhận ISO 20121ISO 14001, là các tiêu chuẩn công nghiệp về các phương pháp tốt nhất bền vững. Nếu một địa điểm tự hào là bền vững hoặc thân thiện với môi trường, họ cần phải chứng minh rằng họ tuân thủ các hệ thống quản lý bền vững.
  • Tìm kiếm sự minh bạch trong báo cáo và báo cáo trước đây về các sự kiện được tổ chức. Các báo cáo này phải phù hợp với các thông lệ báo cáo chính, như Sáng kiến ​​Báo cáo Toàn cầu, hoặc có thể được hiển thị rõ ràng trong một báo cáo dấu vết riêng lẻ.
  • Xem liệu địa điểm có đang làm việc với một nhà chiến lược hoạt động để cải thiện tác động môi trường của địa điểm bằng cách cộng tác với các nhà quản lý và kỹ sư của tòa nhà hay không.
  • Các địa điểm tổ chức hội nghị hỗn hợp cũng nên tập trung vào trách nhiệm xã hội, bao gồm các cơ hội phục vụ, gắn kết cộng đồng và hoạt động từ thiện.
  • Nhiều trách nhiệm hơn có thể xuất hiện với một chứng nhận độc lập về hoạt động xanh. Các chứng chỉ như tiêu chuẩn LEED hoặc Green Key có nghĩa là các bên thứ ba đã đánh giá hoạt động của tòa nhà và đồng ý rằng chúng đang hoạt động hiệu quả.
  • Xác định xem địa điểm tổ chức sự kiện hỗn hợp có nằm trong bất kỳ nỗ lực bền vững nào như năng lượng tái tạo hay không. Bạn thậm chí có thể đi xa hơn khi xem xét các bên liên quan chính của công ty để xác định khả năng họ có thể trở thành môi trường xanh trong tương lai gần. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang muốn có một mối quan hệ kinh doanh lâu dài với họ.

2. Thúc đẩy Trọng tâm 'Bền vững'

Ngay cả khi bạn có quyền kiểm soát hạn chế đối với trọng tâm về môi trường của địa điểm tổ chức hội nghị, bạn vẫn có thể thúc đẩy hướng đi cụ thể của sự kiện. Nếu địa điểm của bạn cho phép sử dụng bên ngoài các sản phẩm, hãy cân nhắc sử dụng lại đồ nội thất, phụ kiện hoặc thiết bị từ các nhà cung cấp trước đó, làm phân trộn và không gây lãng phí theo những cách tương tự như Glasgow 2014 Commonwealth Games đã làm.

Mặc dù Glasgow có được lợi ích khi được hợp tác với các nhà tổ chức Olympic và khả năng sử dụng lại các vật phẩm từ một sự kiện trước đó, bạn vẫn có thể cân nhắc việc quảng bá sự kiện này như một Sự kiện Không lãng phí và thu hút nhiều tổ chức hơn tham gia trợ giúp.

Một ý tưởng khác là CIBJO, trở thành sự kiện đầu tiên trong ngành trang sức có tính trung hòa cacbon. CIBJO đã mua các khoản tín dụng carbon để bù đắp lượng phát thải khí nhà kính liên quan đến đại hội của họ. Số tiền này sau đó được quyên góp cho các dự án như trang trại gió và hệ thống thu giữ khí mê-tan để giảm lượng khí thải carbon cho tương lai. Vì một phần doanh thu đã đóng góp vào khoản quyên góp này, những người tham dự cảm thấy hài lòng về sự đóng góp của họ, thúc đẩy doanh số bán hàng. Bạn cũng có thể cung cấp ưu đãi thuế cho việc mua vé của họ.

Cân nhắc đề xuất những ý tưởng này với địa điểm của bạn hoặc tìm nguồn cung cấp bên ngoài để giúp biến điều này thành hiện thực.

3. Hợp tác với các Sáng kiến ​​Địa phương để Tổ chức Hội nghị Ảo hoặc Kết hợp Bền vững

Nếu địa điểm của bạn cho phép các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống bên ngoài, hãy cân nhắc tìm nguồn cung cấp dịch vụ phục vụ địa phương để hỗ trợ nông dân địa phương và giảm phát thải khí nhà kính trong vận chuyển thực phẩm.

Khi tổ chức một hội nghị hỗn hợp, bạn cũng muốn hợp tác với một trung tâm cộng đồng địa phương để thúc đẩy việc giảm lãng phí thức ăn thừa. Một số nhà cung cấp dịch vụ ăn uống hoặc các sáng kiến ​​cộng đồng địa phương có sẵn những kết nối này. Do đó, tất cả những gì bạn cần làm là tìm nguồn của những cá nhân này.

Nếu địa điểm của bạn muốn tham gia, hãy nói với họ rằng bạn chỉ quan tâm đến các chương trình thực phẩm xanh hoặc các chương trình hỗ trợ quyên góp thực phẩm bổ sung, đĩa có thể phân hủy, giảm thiểu chất thải nước, sử dụng dao kéo có thể phân hủy, tái chế hoặc tái chế và ủ thực phẩm. Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên hợp tác với bất kỳ tổ chức nào trong số các tổ chức này và bù lại giá cho một điểm tài trợ. Vì tính bền vững sẽ là trọng tâm chính trong các nỗ lực tiếp thị của bạn, điều này sẽ được đền đáp cho đối tác.

4. Số hóa khi có thể áp dụng

Tổ chức hội nghị ảo là một trong những cách tốt nhất để giảm lượng khí thải carbon cho sự kiện của bạn. Nếu bạn không thể hoàn toàn kết hợp, thì hãy đảm bảo số hóa ở những nơi bạn có thể. Khi tổ chức một hội nghị ảo, bạn sẽ in ít gói đăng ký, vé, tập sách nhỏ hơn và thậm chí có thể cắt bớt nhựa trên thẻ tên.

Lịch và tóm tắt của tất cả các cuộc họp của bạn có thể có sẵn trên ứng dụng di động của bạn thông qua nền tảng tổ chức sự kiện của bạn. Bạn cũng có thể thúc đẩy việc sử dụng các thiết bị di động bằng cách đặt các ki-ốt sạc (điểm gặp gỡ và chào hỏi tiện lợi) khắp địa điểm hội nghị.

5. Cắt giảm đồ nhựa

Nếu bạn sử dụng vật liệu nhựa cho bất kỳ tài liệu tiếp thị nào của mình, thì bạn sẽ cần đảm bảo rằng những loại nhựa này có thể tái chế được. Nếu không, bạn sẽ cần tìm một nhà cung cấp khác cho những mặt hàng này. Tìm các sản phẩm được phê duyệt để tái chế với TerraCycle hoặc có thể được cam kết tham gia chương trình tái chế địa phương.

Đồ nhựa được sử dụng bởi sự kiện của bạn (và không dùng cho bữa ăn) nên được quảng cáo với khán giả là đồ có thể tái chế. Yêu cầu những người tham dự sự kiện của bạn bỏ rác tái chế vào thùng khi kết thúc hội nghị hoặc dán vỏ hoặc thùng rác tái chế khắp địa điểm.

6. Cô đọng các sự kiện thể chất thành các hội nghị lớn hơn

Vì du lịch đóng góp rất nhiều vào tác động của sự kiện của bạn, hãy xem xét cách bạn có thể giảm thiểu việc đi lại. Việc kết hợp hoặc hướng tới tổ chức một hội nghị ảo là một cách, nhưng như chúng tôi đã đề cập trước đó, điều này không phải lúc nào cũng khả thi.

Cân nhắc tổ chức ít sự kiện hơn trong năm và thay vào đó chuyển trọng tâm của bạn sang một hội nghị thượng đỉnh lớn. Bằng cách tổ chức một hội nghị thượng đỉnh lớn, bạn có thể sẽ nhận được nhiều sự quan tâm hơn từ những người tham dự tên tuổi và có thể bạn sẽ thấy tỷ lệ cử tri đi bầu tốt hơn! Các hội nghị thượng đỉnh nổi bật là nơi tuyệt vời để giao lưu và tạo kết nối. Đồng thời, chúng sẽ cho phép nhiều thời gian hơn để các doanh nghiệp hoặc ngành công nghiệp ở xa có thể triệu tập.

Tổ chức Hội nghị ảo hoặc kết hợp bền vững vào năm 2021

Tổ chức một hội nghị ảo vào năm 2021 có thể dễ dàng hơn, vì hầu hết các sự kiện sẽ diễn ra trực tuyến hoặc ở định dạng kết hợp. Tuy nhiên, nếu bạn đang tổ chức một hội nghị trực tiếp trong năm nay, bạn có thể thấy khó khăn trong việc đảm bảo các nhà cung cấp bền vững trong thời gian ngắn.

Nếu bạn đang tìm cách tổ chức một hội nghị ảo bền vững vào năm 2021, hãy triển khai từng bước các phương pháp hay nhất để bạn có thể giảm bớt sự căng thẳng khi đi hoàn toàn xanh.

Các Mục tiêu Phát triển Bền vững của Liên hợp quốc là một nơi tuyệt vời để bắt đầu khi xem xét ai, cái gì và làm thế nào xung quanh những gì có thể được tạo ra bền vững.

Tất cả 17 mục tiêu và các bước hành động có thể được thực hiện khi tạo một hội nghị hỗn hợp. Dưới đây là một số điều cần tập trung vào:

  • Quyên góp những gì bạn không sử dụng
  • Giảm thiểu chất thải và hỗ trợ nông dân địa phương
  • Tránh lãng phí nước
  • Chỉ sử dụng các thiết bị tiết kiệm năng lượng và bóng đèn
  • Hỗ trợ những người bị thiệt thòi và thiệt thòi
  • Đạp xe, đi bộ hoặc sử dụng phương tiện giao thông công cộng
  • Tái chế giấy, nhựa, thủy tinh và nhôm
  • Tập trung vào hành động khí hậu
  • Tránh dùng túi ni lông để giữ sạch đại dương
  • Trồng cây giúp bảo vệ môi trường
  • Đứng lên vì quyền con người
  • Sảnh phát triển địa phương và tài trợ (quan hệ đối tác)

Không phải mọi sự kiện đều có thể tập trung vào tất cả các mục tiêu hoặc các hạng mục hành động được nêu ở trên và của LHQ; tuy nhiên, chúng có thể được thực hiện trong một sự kiện theo những cách khả thi để thúc đẩy các mục tiêu bền vững này.

Tìm cách tổ chức hội nghị ảo hoặc kết hợp tiếp theo của bạn? Hãy liên hệ ngay hôm nay và tìm hiểu về tính năng tất cả trong một từng đoạt giải thưởng của chúng tôi nền tảng ảo giải pháp có thể giúp bạn mở rộng nỗ lực thương hiệu của mình.

 

Sự Kiện đang phát triển. Không bao giờ bỏ lỡ một nhịp.

Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để nhận tin tức, chiến lược, chiến thuật, ý tưởng, cập nhật sản phẩm và hơn thế nữa mới nhất của chúng tôi.